Lipsa acută de timp este "diagnosticul" pe care societatea contemporană îl suferă în ansamblu. Viața stabilește un ritm sălbatic, oferind o mulțime de oportunități. Întotdeauna grabind afacerea, ținând cont de listele de cazuri, un număr considerabil de oameni trăiesc cu un sentiment de lipsă constantă de timp. Planificarea competentă este cea mai bună modalitate de a petrece în mod eficient fiecare minut din timpul dvs. de lucru. De aceea, managementul timpului pentru manageri nu este mai puțin important decât planificarea sarcinilor personale.
Principii de bază
Managementul timpului înțelege tehnologia de organizare a timpului și de sporire a eficienței utilizării acestuia. Gestionarea timpului de lucru permite creșterea productivității muncii. Regula generală a "șase P" prevede: Planificarea preliminară adecvată împiedică indicatorii răi.
O altă strategie comună, sistemul japonez Kaizen. este construit pe 5 puncte principale:
Respectați aceste principii la elaborarea planului de lucru. Nu țineți liste de sarcini în capul tău - fă un plan pe hârtie sau în formă electronică, astfel încât să elimini riscul de a uita ceva important și de a controla mai bine procesul de execuție.
Abordare SMART
Începeți planificarea cu setarea obiectivului. Rețineți că fiecare obiectiv trebuie să aibă următoarele calități:
- Concretețe. Ar trebui să fie definită într-o zonă, în legătură cu un aspect și să răspundă la întrebarea: ceea ce trebuie, în final, să fie atins. În același timp, principiul nu trebuie încălcat: un obiectiv este un rezultat. Dacă scopul presupune realizarea mai multor rezultate, acesta trebuie împărțit în câteva mai înguste.
- Masurabilitate. În procesul de stabilire a obiectivelor, trebuie stabilite criterii care să vă permită să stabiliți progresul implementării, precum și nivelul sau importanța pe care o puteți considera a fi finalizată. În cazul unui indicator calitativ, trebuie definit un standard.
- Posibilitate de a obține. Acesta este implementat ținând cont de resursele și constrângerile interne și externe disponibile.
- Relevanța. Fiecare obiectiv individual ar trebui stabilit în timp util și corelat cu obiectivele strategice globale.
- Timp limitat. Pentru a atinge fiecare obiectiv, trebuie stabilite termene limită specifice.
Respectarea acestor parametri este esența abordării SMART.
Principiul Pareto
Odată ce obiectivele sunt definite, este necesar să se acorde prioritate. Principiul eficienței Pareto spune că 20% din eforturi asigură 80% din rezultat. În timp ce restul de 80% produc doar 20% la ieșire. Prin urmare, este important să se aloce 20% din sarcini, implementarea cărora va da randamentul maxim.
Matricea Eisenhower
Eisenhower a propus o matrice. permițând divizarea listei de cazuri în 4 grupe în ceea ce privește importanța și urgența:
- Important și urgent ar trebui să fie efectuate imediat.
- Pentru sarcini importante și non-urgente, este recomandabil să se stabilească un anumit interval de timp și de timp pentru implementare.
- Neimportant și urgent ar trebui delegat ori de câte ori este posibil.
- Neimportant și non-urgent ar trebui eliminat.
Important și urgent ar trebui să fie efectuate imediat.
Metoda ABHD
Legea lui Parkinson
În conformitate cu legea lui Parkinson, pentru orice lucrare este petrecut cât timp ați luat-o. Pentru a preveni deplasarea pe minut a activității minuscule, stabiliți timpul mediu necesar pentru a efectua fiecare probă, folosind calendarul: înregistrați câteva zile sau săptămâni cu o precizie de 5-10 minute, cât timp aveți o anumită activitate. Luați în considerare rezultatele obținute la planificarea orelor de lucru.
Alte principii
Efectuând un plan prea dur, riscați să vă conduceți într-un colț, plin de obiective nerealizate și stres inutil. Pentru a evita acest lucru, utilizați mai multe trucuri suplimentare:
- Metoda broasca este aceea de a face la început cel mai neplăcut lucru ("broasca"): de exemplu, pentru a se întâlni cu un client "greu". Planificând această sarcină la sfârșitul zilei, veți reduce în mod semnificativ eficacitatea tuturor celorlalte cazuri, deoarece veți fi sub jugul așteptării și nu vă veți putea concentra corespunzător asupra lucrărilor actuale.
- Metoda de tomate ia în considerare caracteristicile corpului. Omul este capabil să se concentreze cât mai mult posibil asupra sarcinii timp de o jumătate de oră, atunci activitatea creierului scade. Prin urmare, la fiecare 25 de minute de lucru ar trebui să se prevadă o pauză de 5 minute.
- Metoda de brânză elvețiană este bună pentru sarcini importante, dar nu urgente. În cazul în care cazul este voluminos, dar constant amânat la cutia de la distanță, datorită faptului că nu știți de unde să începeți, spargeți-l în bucăți. Faceți unele lucruri, de exemplu, de la mijloc - faceți o "gaură". În ziua următoare, planificați o altă parte și multe altele. Atunci când "găurile" devin prea multe, sarcina nu va mai fi prezentată ca fiind înfricoșătoare și puteți să o faceți cu ușurință.
Planificând sarcina cea mai dificilă pentru sfârșitul zilei, veți reduce semnificativ eficacitatea tuturor celorlalte cazuri.
Toate acestea vă vor ajuta să urmați cu ușurință planul fără să vă simțiți sub presiune.
Gestionarea timpului în vânzări
Potrivit guru-ului de vânzări Dan Kennedy, cea mai rapidă modalitate pentru un vânzător profesionist de a-și dubla vânzările este să dubleze cantitatea de timp pe care o cheltuiești efectiv la vânzări.
Managementul timpului în vânzări se bazează pe toate principiile cheie ale acestei tehnologii, dar are propriile sale specificități. Pentru a stabili prioritatea, se utilizează matricea de activitate a vânzătorului:
Acțiunile pe care le cere angajatorul dvs. (+)
Acțiuni pe care angajatorul dvs. nu le solicită de dvs. (-)
(întâlniri anulate, defecțiuni la echipamentele de birou, documente pierdute sau corupte)
De asemenea, principiul Pareto în vânzări dobândește un sunet diferit: 20% dintre clienți aduc 80% din venituri, 80% din clienți - 20% din venituri, ceea ce determină și necesitatea de a prioritiza. În primul rând, este necesar să lucrăm cu clienți obișnuiți și mari, care aduc cele mai mari profituri companiei, și este mai bine să refuzați din cei mai puțin profitabili, dar să luați mult timp în mod imperceptibil.
- Stabilirea contactului (salut, prezentare, semnificație a apelului, tehnica "cârligului").
- Vânzare (întrebări, ascultări active, propuneri, procesarea obiecțiilor).
- Închiderea tranzacției (închiderea tranzacției, obligațiile, următorul apel, rămas bun).
Utilizarea eficientă a managerului timpului său în multe privințe depinde de o serie de decizii ale conducerii:
- Sistemul de remunerare a muncii.
- Perspectivele pentru creștere ca o motivație suplimentară.
- Structura departamentului de vânzări și distribuirea taxelor.
- Utilizarea tehnologiilor moderne și automatizarea unor lucrări.
- Standarde corporative.
Și în cele din urmă
În concluzie, trebuie remarcat faptul că, pe lângă stabilirea obiectivelor și distribuirea cazurilor în timp, un pas important în procesul de planificare este monitorizarea realizării lor. Este un control care vă permite să ajustați planurile în timp util, astfel încât să nu-și piardă eficiența.
Astfel, gestionarea timpului vă permite să atingeți productivitatea maximă a forței de muncă în timpul programului de lucru, pentru a depăși cheltuielile inutile ale timpului. Mulțumită acestui lucru, veți începe să faceți doar ceea ce pe termen lung vă va permite să vă construiți o carieră și veți avea un efect benefic asupra afacerii dvs., iar munca va deveni mai sistematică și mai fructuoasă.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: