Tema 6. Baza generală a corespondenței de afaceri.
Scopul studiului: studiul specificului compilării și prelucrării documentelor oficiale; familiarizarea cu particularitățile limbii și stilului documentelor oficiale.
Întrebări pentru studiu:
1. Corespondența de serviciu la întreprindere.
2. Discursul de afaceri și trăsăturile sale gramaticale.
3. Construirea logică a documentelor.
Corespondența de serviciu la întreprindere.
Corespondența de serviciu a organizației este purtătorul de anumite informații și este un document legal.
O scrisoare este un nume generalizat pentru documente care diferă în conținut, trimise prin poștă, prin curier, prin fax, prin e-mail etc. recomandată.
Pregătirea scrisorii include următoarele etape:
- studierea substanței subiectului;
- colectarea informațiilor necesare, inclusiv din corespondența anterioară;
- pregătirea proiectului de scrisoare;
- coordonarea proiectului (dacă este necesar);
- semnarea de către cap.
Scrisoarea trebuie să aibă următoarele cerințe:
În scris, numele tipului de document nu este indicat, cu excepția scrisorii de garanție.
Textul scrisorii trebuie să fie concis, consistent, convingător și corect. Este necesar să se adere la un ton binevoitor și politicos, utilizarea formulelor de limbă care s-au dezvoltat în practica de management. Textul scrisorii, de regulă, nu depășește o pagină. Faptele și evenimentele ar trebui să fie prezentate în mod obiectiv și toate aspectele problemei ar trebui să fie evidențiate suficient de detaliat, pe scurt și clar. În corespondență se utilizează următoarele forme de prezentare:
- de la prima persoană singular (vă rugăm);
- de la prima persoană plural (vă rugăm);
- de la o persoană terță singulară (cereri de organizație);
- de la a treia persoană a persoanei pluraliste (colectivul de muncă solicită);
O scrisoare de solicitare este o solicitare de informații privind orice date sau servicii. Scrisoarea utilizează următoarele expresii:
- Vă rugăm să furnizați ...
- Vă rugăm să reflectați următoarele întrebări ...
Propunerea conține o declarație de dorință de a coopera. Sunt utilizate următoarele expresii:
- Vă rog să vă exprimați părerea despre ...
- Te rog să dai instrucțiuni pentru a dezvolta ...
- Vă rugăm să vă exprimați sprijinul scris ...
- Sperăm la o cooperare fructuoasă ...
Scrisoarea de însoțire - informează despre trimiterea de documente sau materiale materiale atașate la această scrisoare. De obicei începe cu cuvintele:
- Trimiterea informațiilor ...
- Prezentăm spre aprobare ...
- Trimitem literatura ...
- Trimitem planul ...
O scrisoare de garanție este făcută pentru a confirma anumite promisiuni sau condiții, de regulă, este certificată de sigiliul organizației. Poate conține următoarele fraze:
- Plata este garantată ...
- Calitatea serviciilor este garantată ...
- Compania garantează ...
Se trimite o scrisoare de confirmare pentru a confirma primirea documentelor și a valorilor materiale. Dacă este necesar, este furnizată o scurtă listă de documente și valori primite. Cuvântul cheie din această literă este cuvântul "Confirmare".
Aceste scrisori încep astfel:
- Confirmați ...
- Organizația confirmă ...
- Cu recunoștință confirmăm ...
Scrisoare de notificare - raportează sau confirmă orice. De obicei, acestea sunt răspunsul și încep cu cuvintele:
- Vă informăm ...
- Vă aducem la cunoștință ...
- Vă informăm ...
- Vă rugăm să participați ...
- Vă invităm să ...
- Trimiteți un reprezentant ...
- Felicitări ...
- Vă felicităm cu sinceritate ...
Aceste scrisori pot fi făcute în orice format, folosind orice font și culoare.
Literele circulare sunt scrisori ale unei organizații superioare. De regulă, acestea sunt de natură administrativă. Scrisorile sunt emise în cel puțin 2 exemplare.
Discursul de afaceri și trăsăturile sale gramaticale.
La compilarea documentelor oficiale se folosește discursul de afaceri, care este o formă de discurs scris literar. Discursul de afaceri servește drept mijloc de certificare a drepturilor și puterilor, pentru consolidarea obligațiilor reciproce și a consecințelor care decurg din acestea.
Discursul de afaceri se distinge, în primul rând, prin claritate, acuratețe, coerență, sistematică.
Claritatea este un limbaj simplu, ușor de înțeles fără abuzul de cuvinte străine, jargon.
Brevetarea - completitudinea conținutului documentului, precum și claritatea și acuratețea prezentării sunt realizate fără cuvinte, fraze și repetiții inutile.
Succesiune sistematică - logică a prezentării documentelor.
Discursul de afaceri are terminologia adecvată, diferită pentru diferite ramuri ale economiei naționale, formând un stil oficial de afaceri. În practica comercială, termenul de stil oficial de afaceri este folosit pentru a se referi la limba oficială, în special documente organizatorice și administrative (ordine, ordine, protocoale, acte etc.). Limba documentelor comerciale, în comparație cu altele, are o reducere accentuată a gamei de mijloace utilizate: un grad înalt de repetabilitate a anumitor forme lingvistice în anumite secțiuni ale textelor documentului.
Calitățile necesare ale stilului de afaceri al documentelor oficiale sunt completitudinea și actualitatea, laconismul formularelor, reflectarea extrem de clară a informațiilor cu forță juridică.
Discursul de afaceri se formează ținând cont de cerințele eticii comunicării de afaceri (eticheta). Eticheta de afaceri impune ca documentele să fie fiabile, obiective, convingătoare. Precizia în selectarea faptelor, evaluarea situației este necesară în special în documentația care reflectă momentele de conflict din sfera relațiilor de afaceri. Dacă, de exemplu, un refuz este făcut pentru o cerere, trebuie să fie benevolent cu o explicație convingătoare, cu posibila continuare a relațiilor de afaceri.
Norma etichetei de afaceri este un ton neutru al prezentării documentelor. Momentul personal subiectiv trebuie minimizat. Prin urmare, în afara comunicării de afaceri sunt mijloace lingvistice sinonime, mai presus de toate, face cu o colorație emoțională și expresivă (substantive și adjective cu sufixele de evaluare subiective, interjecții).
În afaceri de comunicare ar trebui să ia în considerare compatibilitatea cuvintelor lexicale (scrisoare de gestiune preparat (nu în scris) sau regizat (nu a fost trimis) mustrare - mustrare a declarat - impus, salariu - set, etc.)
Vorbirea de afaceri devine stabilă din punct de vedere frazional, umplută cu formule gata făcute, șabloane, ștampile. Exemple de astfel de matrițe sunt construcții cu prepoziții denominativă, motivarea de acțiune: conform deciziei (ordine, instrucțiuni), în legătură cu începutul (poate necesitate), în scopul de a îmbunătăți (economii restricții) etc. Expresii similare (indiferent dacă vorbitorul este conștient de acest lucru sau nu) încep de multe ori să îndeplinească funcția de termeni care corespund specificului unei anumite situații administrative.
În discursul de zi cu zi și chiar și cu atât mai mult în corespondența oficială nu este recomandat să folosească cuvinte obscure ale originii slavona veche și articole de papetărie cuvinte învechite împrumutate din vocabularul birocrației vechi și practicile de afaceri private.
De exemplu: aceasta este, prin urmare, necesar să comităm astfel, care, etc .. Ar trebui să fie înlocuite cu cuvinte de stil modern - de aceea, ar trebui să fie produse, cum ar fi. O atenție deosebită trebuie acordată combinația corectă de cuvinte în propoziție, așa cum se poate întâmpla un nonsens, de exemplu: „Furtul ilegală a proprietății de stat“ - este clar că jaful juridic nu poate fi; "Schimbul de experiență existentă este organizat", desigur, că dacă nu există experiență, atunci nu există nimic de împărțit.
Utilizarea substantivelor verbale (detectarea, ne-depunerea, compilarea, etc.) ascunde sensul cuvântului. Prin urmare, substantivele verbale trebuie înlocuite cu verbe, de exemplu: "În cazul detectării unui deficit la livrare, este necesară compilarea unui certificat de primire". După înlocuirea substantivelor verbale cu verbul, obținem o expresie mai clară: "Dacă există un deficit în livrarea bunurilor, este necesar să se întocmească un act de acceptare".
Într-un discurs de afaceri, frazele exclamative și interrogatorii cu o expresie de ironie, glume și alte emoții sunt inacceptabile.
Construcția logică a documentelor.
Textul documentelor de serviciu trebuie să conțină elementele de logică necesare prezentării coerente a conținutului. Documentele disting trei elemente logice - concluzie, dovadă și introducere.
Partea de afaceri a scrisorii, care conține formularea scopului său, se numește o concluzie. Concluzia este supusă tuturor celorlalte elemente ale scrisorii, de exemplu:
În corespondența oficială este mai bine să se folosească concluzii directe active având o formă mai clară.
În dovada faptelor și a argumentelor, arătând necesitatea de a îndeplini cerințele de concluzii pot afirma, de exemplu: „Descoperirea unui deficit în numărul magazinului 3, în funcție de cap, a fost rezultatul declasificare, în opinia noastră, nu exclude posibilitatea de abuz este o nevoie urgentă de a afla cauzele reale ale deficitului ... Propun să fac un audit documentar în magazin.
Faptele, argumentele, considerațiile date în probă sunt prezentate într-o varietate de moduri, în funcție de circumstanțele cazului. În acest caz, nu ar trebui să recurgeți la argumente verbose și la raționamente incompatibile cu concluzia.
Pentru multe scrisori de afaceri, este necesară o introducere. În introducere indicați motivele documentului, uneori menționați pe scurt istoricul problemei, dacă este necesar, se referă la directivele organismelor părinte. În unele cazuri, introducerea indică relația dintre această scrisoare și cea trimisă mai devreme, de exemplu:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: