Practic fiecare persoană aflată într-o varietate de situații poate avea nevoie să scrie o notă explicativă în această sau în acea ocazie. În general, aceasta este o procedură simplă, care este disponibilă pentru majoritatea dvs.
Prin urmare, fiecare persoană ar trebui să știe cum să scrie corect o notă explicativă. și care cerințe trebuie să fie în mod necesar prezente în el.
Notă explicativă ca document de explicație scrisă
O notă explicativă este una dintre formele de documente de afaceri care este necesară pentru o evaluare globală a unei situații specifice. De regulă, o explicație scrisă este luată de la participanții la un incident.
De exemplu, un astfel de document trebuie prezentat în caz de încălcare a disciplinei de muncă, în cazul orelor de muncă sau orelor nepreluate, al muncii cu întârziere, al nerespectării planului, al comiterii unei alte abateri.
De asemenea, poate fi necesară o notă explicativă pentru neînvățarea lecțiilor la școală sau la orele de la institut. În unele cazuri, explicațiile ar trebui să fie transmise serviciului fiscal și altor instanțe.
Regulile generale pentru scrierea resturilor sunt următoarele:
- Documentul trebuie scris în stil de afaceri, fără prezența vocabularului zilnic sau informal.
- Informațiile trebuie prezentate pe scurt și logic.
- Notă explicativă este scrisă de la prima persoană.
- La sfârșitul documentului, trebuie să se pună semnătura și data.
Forma oficială sau formularul nu este explicată, prin urmare, este scrisă în formă liberă. Cu toate acestea, în unele întreprinderi există o notă explicativă, care este aprobată printr-un document local.
Cum să redactați o notă explicativă
La scrierea unei note explicative (la locul de muncă, institut, școală etc.) este necesar să se adere la o astfel de structură a documentului:
Volumul documentului ar trebui, de regulă, să nu fie mai mare de jumătate din foaia. Puteți să explicați pe computer sau să scrieți manual.
Prin scrierea corectă a unei note explicative, principalul lucru este acela de a vă exprima gândurile în mod consecvent, nu trebuie să intrați în prea multe detalii.
Descrieți pe scurt situația, indicați circumstanțele importante, ora și data evenimentelor, precum și componența participanților.
La sfârșitul documentului, indicați motivele care au condus la o încălcare. Dacă în această situație există vina dvs., menționați-o, dar trebuie să argumentați acțiunile.
Înregistrarea note explicative
Conform regulilor de păstrare a evidenței, acest tip de document trebuie înregistrat la întreprindere. Formele de înregistrare în organizație pot fi de trei tipuri:
- Revista este cea mai obișnuită formă. Cu toate acestea, nu poate fi numit convenabil, deoarece toate înregistrările merg în ordine cronologică. Când căutați documentul solicitat, trebuie să vă uitați de multe pagini ale jurnalului.
- Înregistrarea cardului - se creează carduri speciale de control și de înregistrare. Mai mulți angajați ai cardului pot înregistra simultan cărți.
- Formular electronic (automatizat). Datele despre document sunt introduse în computer în cardurile de înregistrare și de control. Toate informațiile despre documentele primite și de ieșire sunt stocate într-o bază de date specială. După înregistrarea documentului în baza de date, se tipărește o carte de înregistrare suplimentară.
La trimiterea unei note explicative, i se atribuie un index al documentului de ieșire. Un astfel de indice include indexul cazului în funcție de nomenclatorul cazurilor, indicele unității structurale și numărul de ordine al documentului în anul curent.
Specificul depunerii de note explicative poate fi reflectat și în instrucțiunile de lucru de birou, care sunt aprobate prin ordinul directorului.
Condiții de păstrare a note explicative
Termenul de valabilitate a notelor explicative sunt indicate în lista standard de management al documentelor de arhivă, care sunt formate în cursul activității organizațiilor (publice și private), lista este aprobată de numărul Ministerului Culturii Ordinul 558 din 25.08.10. Ordinul specifică faptul că notele explicative trebuie păstrate permanent la întreprindere. Un memorandum poate fi păstrat de la 1 la 75 de ani sau permanent.
Caracteristicile notelor explicative
În st.193 TC RF a indicat că angajatorul are autoritatea de a solicita explicații scrise din partea angajatului în cazul unei infracțiuni disciplinare.
Angajatul poate prezenta această explicație în termen de 2 zile. Dacă nu îndeplinește cererea șefului, se întocmește un act care nu prevede o notă explicativă.
Angajatul nu are obligația de a scrie o notă explicativă, dar este recomandat să nu ignorați solicitările șefului, deoarece are dreptul la mustrare fără a primi explicații. În plus, dacă vina dvs. în situație apare sau încălcarea este comisă în legătură cu circumstanțe de forță majoră, este mai bine să notați situația în detaliu.
Încălcarea disciplinară poate fi exprimată prin:
- Munca târzie.
- Mersul.
- Neîndeplinirea sau neglijența îndeplinirii sarcinilor funcționale.
- Încălcarea sanitar. regulile de incendiu sau reglementările de siguranță.
- Furt de avere.
- Încălcarea regulilor de etică etc.
De obicei, angajatorul insistă asupra faptului că nota angajatului este scrisă manual și nu este tipărită pe computer. Astfel, însuși regizorul încearcă să te protejeze, pentru că în cazul în care un angajat decide să conteste acțiunea disciplinară în instanță, se poate referi la faptul că acesta nu a prezentat o explicație, și a fost falsificat.
Dacă firma are propriul șablon pentru a scrie o notă explicativă, este permisă introducerea unui astfel de document pe computer, totuși este necesar să se facă următoarea notă: Explicația se face personal și numele complet al angajatului. Data. Semnătura.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: