Lucrarea mea este legată de informații. Uneori am sentimentul că mă înec literalmente în ea, mă copleșește. Cum să facem față cu creșterea fluxului de informații și să învățăm cum să o gestionăm?
Vă oferim câteva sfaturi care vă vor ajuta să nu vă înecați în marea informațiilor. Fiecare persoană, în timpul lucrării sale, dezvoltă un stil special, propriul sistem de lucru. În multe privințe, depinde de natura sau obiceiurile unei persoane. Există oameni care sunt pedantic, își planifică cu atenție planurile și le efectuează metodic, sunt mai puțin exacți, își doresc să-și rezolve problemele cu un atac victorios. Nu le vom compara - totul determină rezultatul.
Însă, atunci când sunteți responsabil de lucrul pe termen lung și proiecte costisitoare, trebuie să fiți sigur că totul merge bine.
Contractorului i sa plătit suma pe care o datora contractului, cu condiția exactă a echipamentului specificat în contract, iar oaspeții au fost plasați exact în numerele pe care le-ați luat.
Pentru a obține acest rezultat, trebuie să învețe să lucreze cu informații, controla fluxul său, că veți obține cât mai multe informații aveți nevoie, și în „arhiva“ dvs. au fost într-adevăr documente valoroase și nu a trebuit să scoată de sub teancul de hârtii inutile . Trebuie să vă construiți sistemul de lucru cu informații și să îl urmați în mod clar.
Poate că sfatul care ajută o persoană nu se potrivește celuilalt. Dar există două reguli universale care sunt bune pentru toată lumea.
În primul rând, sistemul de lucru cu informații ar trebui să fie convenabil pentru dvs., persoana care o folosește.
Atunci când alegeți metoda optimă de lucru cu informații, amintiți-vă cerințele tehnice adoptate în organizația dvs. sau în departamentul dumneavoastră.
În al doilea rând, noua metodologie ar trebui să asigure nu numai stocarea optimă și recuperarea informațiilor. Ar trebui să includă proceduri care vă simplifică munca. Și nu este întotdeauna necesar ca acest lucru să cumpere produse software scumpe, să cumpere echipamente noi și, în general, să intre în cheltuieli. Începeți puțin. Modalități de rezolvare a problemelor de informații există adesea în soluții vechi, aparent familiare, pe care trebuie doar să le adaptați la noi sarcini.
De exemplu, în loc să începeți o nouă documentație pentru fiecare proiect, creați șabloane tipice de documente în computer, inclusiv opțiuni pentru prezentări standard, contracte hoteliere, meniuri de prânz etc.
Documentați toate procedurile. Apoi, nimic nu se va pierde și se va pierde. Dacă aveți o evidență a locului în care aceste documente sau alte documente sunt stocate și documentele sunt în ordine, atunci în absența colegului dvs. veți găsi cu ușurință informațiile de care aveți nevoie și nu vă va aminti din vacanță.
Secretarii care au o mulțime de experiență în lucrul cu informațiile, spun că este la fel de important să găsim modalități de a reduce cantitatea de informații create. Acest lucru vă va oferi posibilitatea de a gestiona cu ușurință.
Atenuat la crearea de documente. Lucrul pe un computer creează iluzia ușurinței de gestionare a documentației. În practică, acest lucru duce la creșterea necontrolată. Creați un număr infinit de versiuni electronice de scrisori, ordine etc. documente și salvați-le sub primele nume care au venit în minte. Rezultat - într-un an, nu vă puteți aminti care versiune a ordinului sau proiectului a fost ultima. Ei bine, dacă aveți un original semnat, și dacă nu?
Încercați să gestionați cu acuratețe informațiile electronice: structurați-o, este mai bine dacă structura folderelor dvs. în computer va fi aceeași cu structura organizării lucrărilor de birou în cadrul întreprinderii. Obțineți un anumit sistem de numire pentru fișiere. Nu creați mai mult de o versiune a documentului și specificați numele fișierului când a fost creată această opțiune. Țineți separat documentele aprobate.
Dacă trebuie să lucrați cu e-mailul managerului - pentru a selecta scrisorile necesare, evidențiați locurile importante din mesaje - nu este necesar să raportați de fiecare dată șefului despre acțiunile sale sau să creați un document separat. Este suficient ca în fiecare literă de deasupra titlului să se înregistreze acțiunile sale în font roșu.
Indiferent de ce vă decideți să vă organizați munca cu informații, este necesar ca acest lucru să nu fie un moment ciudat, numai atunci sistemul creat de dvs. va funcționa. În multe moduri trebuie să vă schimbați modul de viață. Faceți un stil de lucru disciplinat și ordonat obișnuit.
Tehnologia poate fi nu numai bună, ci și să devină ... durerea de cap. Mulți s-au confruntat cu problema studierii unui nou program de calculator sau a unei tehnologii complexe, cum ar fi un copiator modern de birou multifuncțional. Principala problemă este că această activitate deseori ne distrage atenția de cea principală. În loc să lucrezi, te gândești la ce înseamnă asta sau cheia. Uneori se dovedește că programul sau dispozitivul este atât de supraîncărcat cu funcții care, fără instrucțiuni, nu pot efectua nici măcar cea mai simplă operațiune. Desigur, atunci când programul este stăpânit, totul se dovedește a fi ușor - dar v-ați petrecut timpul și nervii.
Pentru a face ca tehnologia să funcționeze pentru dvs. (mai degrabă decât să lucrați chiar pe tehnologie), este important să alegeți instrumentul potrivit pentru această lucrare și să găsiți cea mai bună modalitate de a aplica tehnologii avansate pentru problema dvs. Astfel veți economisi timp (și chiar bani) în loc să-l cheltuiți pentru a învăța un nou program. În nici un caz nu trebuie să vă grăbiți să modelați și să puneți cele mai recente versiuni ale produselor software, încercați să actualizați rapid echipamentele de birou. Vă rog așteptați. Discutați cu specialiștii - aflați dacă există noi funcții în noile programe care vă vor simplifica în mod semnificativ munca și justifică timpul petrecut în studiu. Pentru a face acest lucru, încercați să vă determinați cât mai exact posibilitățile. Comunicați cu experți nu numai la locul de muncă, uitați-vă la Internet.
Identificați programele pe care le utilizați în mod constant, funcțiile pe care le utilizați cel mai des. După ce ați făcut acest lucru, încercați să creați șabloane pentru operații repetitive și organizați-le astfel încât să fie ușor de utilizat. Apoi, dacă aveți nevoie să creați documente pentru un nou proiect, deschideți pur și simplu formularele șablonului și completați-le.
Un alt mod de a economisi timp, dimpotrivă, este să-l investești într-un studiu aprofundat al aplicațiilor. Multe programe, inclusiv baze de date, cum ar fi Access sau Word, cu utilizarea lor deplină pot simplifica foarte mult munca ta.
Este posibil să găsiți funcțiile de care aveți nevoie în programe deja familiare, trebuie doar să le studiați puțin mai adânc.
De exemplu, mulți administratori profesioniști utilizează Excel nu doar pentru a lucra cu calcule, ci și ca bază de date. Acest lucru are avantajele sale - de exemplu, dacă nu ați studiat MS Access, dar știți bine Excel, ați salvat deja timpul.
Trebuie să evaluați toate avantajele programului și complexitatea procesului de învățare. Este necesar să se țină seama de caracteristicile fiecărui program
Deci, Excel este foarte bun pentru a lucra cu numere, dar nu este destul de potrivit pentru crearea unei baze de contact de lucru.
Se produc adesea următoarele situații: nu folosiți un anumit produs software în munca dvs., dar managerul vă solicită să-l ajutați să găsească ceva în acest program sau să lucreze în el.
Ia timp pentru a studia acest program. Puteți merge la cursuri speciale sau puteți aranja asistență la departamentul IT al companiei dvs. Deși, de regulă, a doua metodă este mai puțin eficientă, deoarece printre personalul unor astfel de departamente există foarte puțini pacienți care sunt gata să instruiască calm noii veniți.
În această lucrare, ne ajuta foarte mult aplicații specializate - așa-numita gestionare a înregistrărilor, care poate colecta informații, indiferent dacă este vorba de o notă făcută de mână, înregistrarea pe reportofon, un paragraf tipărit în Word. Acest tip de program OneNote, Evernote, Golden Note. Ele vă permit să colectați diverse note pe care le faceți la locul de muncă. Desigur, va trebui să vă petreceți timpul în introducerea lor în program, dar pe termen lung îl veți salva.
Într-adevăr, se întâmplă adesea că vă amintiți informații importante pe care cherkanul să rețineți, amintiți-vă, când și cui a făcut-o, dar nu-mi amintesc dacă l-ați adus în Notepad (care a rămas în țară), înregistrată „pe bucata de hârtie“ sau rostite la recorder!
Pe lângă stocarea acestor informații, aceste programe, în special OneNote, transferă informații către alte aplicații și invers. De exemplu, puteți să obțineți informații despre contactele din OneNote și să le transferați în Outlook.
Programe cum ar fi OneNote ajută la structurarea informațiilor și, mai presus de toate, pentru a evita foarte gravă problemă: stocarea datelor importante pe diferite medii și în diferite locuri. Nu este foarte convenabil dacă vi se cere să se pregătească de urgență un document cu privire la rezultatele conferinței, și vă grăbiți să colecteze bucăți de hârtie, notebook-uri, uita-te pentru casete, apoi încercați să vă amintiți ordinea în care toate înregistrate, etc. Mult mai convenabil chiar după eveniment, când este încă proaspătă în memorie, introduceți intrările în computer.
Este greu să schimbi stilul de lucru stabilit, uneori este imposibil, dar respectarea regulilor de lucru cu informațiile este la fel de necesară ca regulile de trafic! La urma urmei, ne asigură succesul în afaceri.
Anunțuri privind problemele viitoare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: