Reglementarea activității serviciului Dow se realizează într-un număr de documente de reglementare locale:
- regulamentele privind serviciul PED,
- fișele de serviciu ale angajaților acestui serviciu,
- instrucțiuni privind păstrarea înregistrărilor,
- documente de documente,
- forme de albume de documente.
Regulamentele privind activitatea de birou a unei anumite organizații (firmă) determină sarcinile, funcțiile, drepturile și responsabilitățile sale.
Forma poziției și structura textului sunt unificate în aplicația USORD. STDU conține o prevedere aproximativă privind serviciul de documentație de management al serviciilor. Structura textului situației constă în secțiuni. Textul fiecărei secțiuni este stabilit pe elementele numerotate în cifre arabe, în fiecare secțiune.
Secțiunea 1 „Dispoziții generale“, a stabilit numele exact, structura de locuri de muncă, serviciul de flux de lucru prezentarea, locul în structura organizației, gradul de autonomie de serviciu, având în vedere o listă de documente legale, de reglementare, juridice, metodologice și de reglementare de bază că serviciul de birou este ghidat în activitatea sa ( documente legislative și de orientare de reglementare și standardele tehnice naționale, organizatorice și administrative și organizația mamă); dacă biroul are propriul sigiliu, este prezentată descrierea, condițiile de depozitare și utilizare.
Secțiunea 2 "Obiective și obiective" formulează obiectivele și sarcinile principale ale activității de birou.
Secțiunea 3 "Funcții" este cea principală și include o descriere detaliată a tuturor funcțiilor efectuate de serviciul de gestionare a înregistrărilor, inclusiv cele specifice organizației.
- Secțiunea 4 "Drepturi și responsabilități" enumeră drepturile care sunt atribuite serviciului în ansamblu pentru îndeplinirea sarcinilor și funcțiilor care îi sunt atribuite.
Secțiunea 5 „Ghidul“ conține informații despre numele postului de șef al serviciilor preșcolare, cerințele pentru calificarea lor (educație, experiență de muncă practică), ordinul de numire și revocare, precum și informații privind managerii se confruntă poziția de înlocuire în absența capului (concediu, boala).
Secțiunea 6 "Relațiile cu alte diviziuni structurale" indică existența și natura relațiilor dintre munca de birou și alte diviziuni structurale care apar în cursul îndeplinirii sarcinilor și funcțiilor sale. De regulă, această secțiune stabilește relațiile cu departamentul de personal, secretariatul corpului colegial, diviziile structurale funcționale, departamentul juridic, structurile economice, centrele de informare (computere).
Situația este elaborată și semnată de șeful serviciului Dow, aprobat de șeful organizației. Regulamentul este elaborat pe baza formei comune a organizației și este coordonat cu conducătorii acelor diviziuni structurale cu care se stabilesc interdependențele.
Revizuirea dispozițiilor efectuate la o continuă schimbare de serviciu structura, subordonarea organizatiei, schimbarea structurii sale interne de organizare, introducerea unor noi forme și metode de organizare a muncii, precum și introducerea de noi tehnologii, t. Pentru a. În același timp, există o redistribuire a funcțiilor între departamente.
Documentul de organizare principal care reglementează repartizarea responsabilităților în rândul angajaților și a drepturilor, stabilirea unor relații de posturi individuale este o fisa a postului, care își îndeplinește rolul de organizare, de reglementare și de reglementare. Toți angajații pozitiile Dow, stabilite în personal, fișele de post sunt dezvoltate, al cărui principal scop - de a reglementa activitățile profesionale ale lucrătorilor individuali, pentru a evita suprapunerea de diferiți angajați ai aceleași obligații. Descrierea postului reglementează statutul organizațional și juridic al angajatului, cerințele de calificare pentru el: la educație, experiență profesională, cunoștințe profesionale etc.
La elaborarea descrierilor postului, este necesar să se ghideze de Manualul de calificare.
Prezența descrierii postului face posibilă evaluarea obiectivă a activităților fiecărui angajat al serviciului DOW și constituie, de asemenea, baza pentru aplicarea măsurilor obiective de influență administrativă.
Regulile de elaborare a descrierii postului sunt stabilite de GOSTA.
Descrierea postului unui lucrător DWU constă din următoarele secțiuni:
1. Dispoziții generale,
- sarcinile principale ale angajatului, de exemplu, sarcina principală a grefierului - primirea, înregistrarea documentelor de intrare și ieșire;
- procedura de înlocuire a funcției, adică care este numit și demis de acest angajat;
- cerințele profesionale pentru angajat (nivelul de educație, vechimea în muncă etc.);
- documentele și materialele de bază pe care angajatul trebuie să le urmeze în activitatea sa.
2. Funcții - se determină subiectul conducerii sau al locului de muncă alocat angajatului, lista tipurilor de muncă din care se compune exercitarea funcțiilor atribuite,
3. Obligații - obligațiile angajatului, legate de sarcinile și funcțiile sale principale,
4. Drepturile angajatului - determină drepturile angajatului de a-și îndeplini atribuțiile și de a-și exercita atribuțiile,
5. relațiile (biroul de comunicare). - unitățile și angajații specificate, din care executantul primește și transmite aceste informații, natura și condițiile de transfer, care este implicat în executarea anumitor documente, cu care au fost de acord, etc ei, ..
6. responsabilitatea angajatului - este stabilită răspunderea disciplinară, administrativă, eventual materială, pentru neîndeplinirea sau executarea necorespunzătoare a funcțiilor de muncă ale angajatului,
7. Evaluarea lucrărilor - criterii de liste pentru a evalua gradul de sarcinile și responsabilitățile angajaților, utilizarea drepturilor, etc. Principalele criterii sunt calitatea muncii, care este determinată în primul rând de îndeplinirea atribuțiilor menționate în fișa postului, precum și oportunitatea punerii sale în aplicare ...
Descrierile posturilor pentru angajații serviciului Dow sunt elaborate de către șeful serviciului, fiind coordonate cu serviciul juridic, aprobat de șeful organizației. Angajatul este familiarizat cu descrierea postului la primire. Viza de cunoștință se află pe ultima foaie a documentului, după semnare. Se compune din cuvintele "instruit de instruire (instrucțiuni)", semnătura personală a angajatului, inițiale, prenume și data examenului.
Instrucțiunea de păstrare a evidenței (documentația managementului) este principalul act normativ care reglementează tehnologia de lucru cu documentele din cadrul organizației. Ea stabilește regulile, metodele, procesele de creare a documentelor și modul de lucru cu ele. Instrucțiunea stabilește sistemul de fluxuri de lucru, stabilit în organizația concretă.
Scopul instruirii este de a reflecta întregul proces de lucru cu documentele, toate operațiunile tehnologice în ordinea lor logică. Instrucțiunea este un document de reglementare nu numai pentru munca de birou, ci și pentru toți angajații organizației.
Instrucțiunile sunt făcute ținând cont de specificul activității din cadrul organizației. Bazele pentru compilarea acestora sunt instrucțiunile tipice, eșantionul și documentele de reglementare și metodologie existente.
Structura textului instrucțiunii nu este reglementată. De obicei, instrucțiunile conțin prevederi generale, secțiuni tematice, aplicații și constau din următoarele secțiuni.
Secțiunea 1 "Dispoziții generale" prevede:
- scopul instrucțiunii (de exemplu, "instrucțiunea se aplică tuturor documentelor organizației", "instrucțiunea se aplică documentelor de gestionare", "instrucțiunea se aplică tuturor documentelor, altele decât documentele confidențiale" etc.);
- responsabilitatea pentru nerespectarea acesteia;
- o unitate responsabilă pentru o procedură unificată de documentare și de lucru cu documentele din cadrul organizației și în unitățile structurale;
Secțiunea 2 Reguli pentru întocmirea și prelucrarea documentelor. unde se determină:
- tipurile și tipurile de documente utilizate pentru documentarea activităților administrative, organizaționale, de informare;
- reguli generale pentru pregătirea și executarea documentelor;
- reguli pentru pregătirea anumitor tipuri de documente, inclusiv procedura de observare, aprobare, aprobare și semnare;
- procedura de producere și reproducere a documentelor;
- regulile de executare și certificare a copiilor și a cererilor;
- procedura de utilizare și depozitare a formularelor, sigiliilor, ștampilelor;
- ordinea de lucru a artiștilor interpreți sau executanți cu documente.
Secțiunea 3 "Rularea documentelor" include:
- procedura de primire, prelucrare, distribuire a documentelor primite;
- reguli pentru transportul și transferul acestora de la o unitate structurală la alta;
- principalele cazuri de mișcare a documentelor;
- procedura de pregătire și transmitere a documentelor emise;
- ordinea de contabilitate a volumului fluxului de lucru.
Secțiunea 4 "Înregistrarea documentelor" stabilește:
- procedura de înregistrare a documentelor de intrare, ieșire și interne;
- forme și metode de înregistrare;
- norme pentru indexarea documentelor.
Secțiunea 5 "Organizarea lucrărilor de referință" include:
- principiile de construire a informațiilor și a muncii de referință în cadrul organizației;
- descrierea matricelor de referință (fișierele de referință, baza de date electronică etc.);
- ordinea de clasificare și clasificare a informațiilor de referință;
- tehnologie de recuperare a informațiilor.
Secțiunea 6 "Controlul executării documentelor" stabilește:
- ordinea setării lor pentru control;
- controlul tehnologic (forma cărților de control, utilizarea mărcilor pe documente etc.);
- condiții de execuție tipice;
- procedura de sinteză a datelor privind controlul executării documentelor;
- procedura de informare a managerilor despre disciplina de performanță.
Secțiunea 7 "Stocarea online a documentelor" stabilește responsabilitatea anumitor funcționari pentru păstrarea documentelor și conține, de asemenea:
- reguli de stocare a documentelor în activitatea de birou și în unitățile structurale ale organizației;
- ordinea de dezvoltare și utilizare a nomenclatorului de cazuri;
- ordinea de ordonare și de indexare cazuri.
Secțiunea 8 "Pregătirea documentelor pentru arhivare" include:
- procedura de examinare (selectarea documentelor pentru depozitare sau distrugere);
- reguli pentru pregătirea cazurilor de depozitare;
- cerințe privind descrierea și înregistrarea cazurilor;
- ordinea de transfer a cazurilor în arhivă.
Compoziția secțiunilor tematice poate fi modificată și completată în funcție de condițiile de lucru și tehnologia adoptată. Instrucțiunile pot conține secțiuni privind rezolvarea solicitărilor cetățenilor, documente cu domeniu de aplicare limitat, asistență tehnică pentru pregătirea documentelor (tipărire, înregistrare sonoră, stenografie, fax etc.).
Este necesar să se compună o aplicație a instrucțiunii, care să conțină un număr maxim de referințe și material ilustrativ, sistematizat în ordinea locațiilor secțiunilor. Aplicația Circuitul fluxului de informații a fost plasat, imprimeuri timbre și ștampile, probe antet, mostre de documente sub formă de umplere, exemple de proiectare a anumitor tipuri de documente, liste de documente termene, contul formei, forma acestora și în alte cazuri de nomenclatură.
Instrucțiunea este pregătită de serviciul DOW cu participarea arhivei și a serviciului juridic. Instrucțiunea este aprobată de conducătorul organizației și este pusă în aplicare prin ordinul său. În unitățile structurale, este folosit ca document normativ, pe baza căruia toți angajații organizației trebuie să elaboreze și să execute documente.
În conformitate cu STDU, dezvoltarea și menținerea unui tabel de forme unificate de documente și a unui album de formulare de documente utilizate în organizație sunt incluse în funcțiile atribuite serviciului Dow. Tabelul este o listă de documente care sunt necesare și suficiente pentru implementarea activităților de management ale unei structuri de management specifice. Raportul conține o descriere a fiecărui document, statutul său juridic și etapele de pregătire. În fișa de raportare, atât compoziția documentelor utilizate în organizație, cât și procedurile de pregătire a acestora sunt fixate în mod normativ.
Metodologia pentru elaborarea cardului de raport a fost creată de VNIIDAD. O tabelă este un tabel în care numele documentelor sunt aranjate orizontal și fiecare grafic vertical conține una sau altă caracteristică a procedurii de documentare, de exemplu:
- forma și codul formularului de document;
- denumirea actului legislativ sau normativ care stă la baza aplicării sau publicării documentului;
- numele unității structurale responsabile cu pregătirea;
- coordonarea (internă și externă), în care sunt indicate organizațiile sau unitățile structurale sau oficialitățile care participă la acest proces, semnătura (poziția persoanei care semnează documentul);
- (poziția șefului sau numele organismului care aprobă documentul);
- imprimare (necesitatea de a certifica documentul cu un sigiliu);
În plus, în cardul de rapoarte puteți introduce informații despre locul de producție al textului documentului, înregistrarea acestuia, numărul de copii create, circulația corespondenței, locul de păstrare a originalului etc.
Disponibilitatea cardului raportului permite serviciului DOW analizează toate operațiunile cu documente (interpreți de birou și manageri implicați în elaborarea, semnarea, vedere, declarația, frecvența de creare a documentelor, caracteristici, mijloacele tehnice pentru crearea, trimiterea). După aprobarea de către conducătorul organizației, carnetul de raport devine un mijloc de reglementare a compoziției și etapelor pregătirii documentelor. Întreținerea calendarului în stare de funcționare (păstrarea) este efectuată de serviciul de birou. Întreținerea prevede introducerea în timp util a modificărilor documentației în tabelul de raport - introducerea de noi formulare de către organismele federale, desființarea celor anterioare, controlul asupra ordinii de utilizare.
Utilizarea unui card de raport exclude posibilitatea creării nejustificate a unor formulare noi; vă permite să stabiliți o clasificare unificată a documentelor organizației în conformitate cu funcțiile și sarcinile de gestionare și să luați în considerare numărul de tipuri și forme de documente create în organizație.
După ce tabela de formular a documentului a fost dezvoltată, trebuie să creați un album de formulare de documente. aplicate în organizație. Compoziția lor trebuie să corespundă compoziției formularelor plasate în carnetul de raport. Fiecare formular trebuie să fie încadrat pe formularul corespunzător, să aibă o structură de text sau eșantioane din compilația sa. Prezența albumului în cadrul organizației promovează o creștere a culturii documentației, facilitează activitatea artiștilor interpreți sau executanți în pregătirea proiectelor de documente oficiale.
Albumul este semnat de șeful serviciului Dow și aprobat de șeful organizației.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: