Pagina 3 din 3
Aceasta este a treia și ultima parte a articolului 33 al Consiliului de gestionare a timpului (Consiliile 23-33)
Comitetul de gestionare a timpului a 23-a. În cazul în care este necesară importanța și urgența
Unul dintre cazurile, care, cred eu, trebuie să fie adus în categoria celor importante și urgente este verificarea muncii depuse. Nu contează cine a efectuat lucrarea: subordonații, partenerii sau alte organizații. Este deosebit de important să verificați imediat activitatea efectuată atunci când interacționați cu structurile guvernamentale, unde multe procese durează destul de mult timp.
Concluzia pe care am venit din această situație: verificați munca depusă aici și acum.
Un alt exemplu. Odată ce aveam nevoie pentru a obține un certificat, care se face în termen de o lună. A fost înainte de sărbătorile de Anul Nou. Când am primit certificatul, am verificat imediat corectitudinea și sa dovedit că data nașterii mele a fost scrisă incorect acolo. Organizația în care am primit certificatul a fost aproape închisă, dar am insistat să corectez tipografia. În caz contrar, dacă nu am verifica imediat lucrul, ar trebui să aștept o lună pentru certificat și încă 10 zile pentru sărbătorile de Anul Nou.
"V-ati intrebat vreodata unde au trecut ultimii cinci ani?" - Victor Pelevin Galben Arrow
Comitetul 24 de Management al Timpului. Învățând să spun NU
Și cum să spun NU altora, astfel încât să nu fie ofensați.
În afaceri, nu spunem că nu putem face acest lucru, spunem cât costă. Ie numim o astfel de geantă, pe care o persoană, cel mai probabil, nu este de acord. Dacă o persoană este de acord cu o sumă mare, pur și simplu găsim un contractor și primim răsplata noastră.
În viața de zi cu zi, dacă cineva te întreabă ceva și ești ocupat, poți spune că ești ocupat și vei putea vorbi într-o oră. Prin asta nu jignesti pe nimeni. Pe de altă parte, mediul dvs. se obișnuiește cu faptul că nu trebuie să vă distrați în timp ce lucrați, iar întrebarea cum să spuneți nu, în general, dispare.
Rețineți că o mică întrerupere poate întrerupe complet întregul flux de lucru. Amintiți-vă, ați avut astfel de idei că sunteți implicat într-un proiect important și atunci cineva vă cheamă sau vă apropie de o anumită problemă. După aceea, nu vă aduceți aminte ce faceți și aveți nevoie de ceva timp pentru a vă implica în muncă. În plus, creierul nostru este aranjat în așa fel încât este mai ușor pentru el să continue un singur lucru decât să înceapă ceva nou.
Cel de-al 25-lea consiliu de administrare a timpului. Folosim programul SKYPE
În condițiile unor blocaje de trafic și al unei mulțimi de oameni, într-un fel ne petrecem prea mult timp pe drum. Comunicarea cu clienții și angajații prin intermediul internetului economisește timp și efort.
De asemenea, mulți dintre prietenii mei folosesc Internetul pentru a învăța limba engleză cu vorbitori nativi.
Dar, în același timp, recomand să trăiască întruniri și negocieri importante.
Începeți să utilizați tehnologia modernă și lăsați-i să vă salveze timpul.
Cel de-al 26-lea consiliu de administrare a timpului. Realizăm sarcini la scară largă la început
Din propria mea experiență pot spune că dacă luați de obicei sarcini mai complexe, importante și voluminoase la început și mai mici la sfârșit, atunci aveți mult mai mult timp.
Prin urmare, atunci când planificați ziua, vă sfătuiesc să evidențiați sarcinile care necesită mai mult timp și să le efectuați mai întâi.
Al 27-lea Consiliu de Management al Timpului. Mănâncă broasca dimineața
Acest sfat este foarte simplu, dar eficace. În ciuda faptului că întotdeauna am sfătui să stabilesc astfel de obiective care să te motiveze și procesul de realizare a acestora să te perceapă cu energie și entuziasm, vei întâlni cazuri care nu aduc plăcere specială, dar trebuie să se facă.
De exemplu, mergând la medicul dentist (ca să spunem așa, o broască) nu ne aduce multă plăcere.
Mănâncă broasca dimineața - cel mai neplăcut la început. Acest lucru vă va ajuta să vă eliberați capul de gânduri inutile și toate celelalte cazuri, în comparație cu "broasca", par a fi triviale - le veți face cu ușurință și cu plăcere.
Când vă planificați ziua, scrieți "broaștele" în jurnal și le efectuați chiar la începutul zilei - veți accelera imediat în direcția atingerii scopurilor.
Cel de-al 28-lea consiliu de administrare a timpului. Cum se efectuează sarcini în vrac sau Cel mai bun mod de a mânca un elefant
Să vorbim despre elefanți. Cel mai bun mod de a mânca un elefant este să-l mâncați în bucăți mici, câte o bucată.
Dacă aveți o sarcină mare, împărțiți-o pe cele mai mici și începeți să executați. Este mult mai ușor pentru creierul nostru să se concentreze pe o sarcină mică decât să disipeze atenția o dată la câțiva. În plus, mintea conștientă se poate concentra în acest moment numai asupra unui singur lucru. Mai mult decât atât, mulțumiți-vă, sărbătoriți împlinirea fiecărei sarcini mici - aceasta vă va permite să vă bucurați de procesul chiar mai mult, ceea ce înseamnă că este mai rapid să mergeți la obiectivul dvs.
"Nu voi traduce acest proverb minunat englez, conștient, pentru a nu-și pierde frumusețea și semnificația".
Cel de-al 29-lea consiliu de administrare a timpului. Folosim diagrama Gantt
De fapt, graficul Gantt este un mod grafic de a afișa toate sarcinile unui proiect împreună cu termenii implementării, duratei și succesiunii acestora.
Pentru a înțelege cum funcționează graficul Gantt, să examinăm un exemplu simplu.
Să presupunem că ați vrut să construiți o casă. Să presupunem că acest proces include următoarele etape: stabilirea fundației, construirea zidurilor, construirea acoperișului, instalații sanitare, electrice, decorațiuni interioare.
Folosind graficul Gantt, putem vedea cât timp va dura acest proces. Pe orizontală, avem timp. Și fiecare linie arată această sarcină. Rețineți că fiecare sarcină merge într-o anumită ordine: noi, de exemplu, nu putem construi mai întâi un acoperiș și apoi să punem fundația. Pe de altă parte, mai multe procese pot avea loc simultan. De exemplu, puteți combina instalarea de electricieni și instalații sanitare.
Deci, cum mergem prin procesul de construcție. Mai întâi, în treizeci de zile construim fundația, apoi construim zidurile timp de treizeci de zile, după care petrecem 10 zile pentru a construi acoperișul, după zece zile de acoperiș plătim pentru instalații sanitare și electricieni. În continuare suntem implicați în finisarea interioară timp de 20 de zile.
Probabil ați observat că între fiecare sarcină am lăsat goluri în câteva zile. Am facut asta in cazul in care munca nu se face la timp. Întotdeauna recomand să lăsăm lacune mici între chestiuni importante, acest lucru vă va proteja împotriva congestionării și agitației.
Ce este convenabil pentru graficul Gantt?
Creierul nostru crede în imagini, așa că imaginea proiectului pe diagrama este cea mai convenabilă pentru percepție. În plus, vă scrieți obiectivele pe o foaie de hârtie atunci când construiți această diagramă, iar obiectivele înregistrate sunt obiective implementate.
De asemenea, sugerez completarea diagramei Gantt chiar de la sfârșit. Ie mai întâi marcați data la care doriți să fie executat proiectul și apoi planificați toate sarcinile astfel încât să respectați termenele limită.
Există un număr mare de programe de calculator în care puteți crea o diagramă similară, de exemplu, în programul OpenProject.
Dacă aveți un proiect sau un obiectiv mare, creați o diagramă Gantt pentru aceasta. Acest lucru vă va ajuta să obțineți rezultate mai repede și cu mai puțin efort.
Cel de-al 30-lea consiliu de administrare a timpului. Grupăm aceleași probleme de tip
Acest sfat nu înseamnă că efectuăm în același timp sarcini similare (de același tip), dar că îndeplinim sarcini similare la rând. Sarcinile similare sunt sarcini care implică utilizarea unei anumite abilități, competențe, resurse.
De exemplu, trebuie să scriem o scrisoare partenerului nostru și să facem o hartă de minte a noii noastre cărți din programul Mind Manager. Este logic faptul că este mai ușor să porniți calculatorul, să efectuați aceste două activități și apoi să îl dezactivați decât să efectuați prima sarcină, apoi să opriți calculatorul, apoi să porniți computerul și să efectuați a doua operație. Sper că acest lucru nu te-a derutat.
Creierul nostru este conceput în așa fel încât este mult mai ușor pentru el să lucreze la o schemă specifică decât să treacă la un nou model de comportament. Creierul nostru este mai ușor să continue să facă ceea ce a făcut, decât să înceapă ceva nou. De aceea, bogații devin mai bogați, iar săracii devin mai săraci. De aceea, cei care se uită la ele devin și mai sănătoși, iar cei care nu sunt, câștigă din ce în ce mai mult. De aceea, obiceiurile bune se joacă întotdeauna de partea noastră. Mai mult, uneori este nevoie de mai mult timp pentru a comuta între sarcini decât pentru a le efectua. Prin urmare, este importantă gruparea sarcinilor similare în blocuri unice. Imaginați-vă că construiți un mozaic. Este întotdeauna mai ușor să colectați o parte a imaginii din bucăți de aceeași culoare.
Efectuând sarcini similare (de același tip) într-un singur flux, rețineți că, chiar și în astfel de cazuri, este important să luați pauze pentru a lucra mai productiv și cu plăcere.
Cel de-al 31-lea consiliu de conducere. Utilizați recorderul
Aceasta este o tehnică foarte simplă, dar eficientă. În fiecare zi sute sau chiar mii de idei noi vin la noi. Adesea nu este foarte convenabil să le scrieți pe toate, deoarece durează mult timp.
În acest caz, vă recomandăm să utilizați un înregistrator de voce. Aceasta va salva rapid cantități mari de informații mentale. După aceea, puteți să întrebați secretarul sau asistentul dvs. personal pentru a traduce toate informațiile într-un format tipărit sau la un moment convenabil pentru dvs., de exemplu în transport, să ascultați din nou înregistrarea și să scrieți cel mai important lucru.
Amintiți-vă, cât de eficient vă veți folosi timpul liber, nu depinde de cantitatea materială, ci de ceea ce veți aplica în viața de astăzi.
Cel de-al 32-lea consiliu de gestionare a timpului. Folosim legea Pareto sau principiul 80/20
Legea Pareto sau principiul 80/20 este numit după sociologul și economistul Wilfredo Pareto.
Acest principiu este următorul: "20% din eforturi generează 80% din rezultat, iar restul de 80% din efort este de numai 20% din rezultat". Sau dacă aplicați acest principiu managementului timpului: 20% din timpul petrecut este responsabil pentru 80% din rezultat, iar restul de 80% din timpul petrecut - doar pentru 20% din rezultat.
Vă sugerez să luați o foaie și un pix chiar acum și să vă scrieți unul dintre obiectivele pe care le aveți. Sub aceasta, scrieți acele 20% din acțiunile care sunt responsabile pentru 80% din rezultat. Apoi scrieți 80% din acțiunile care dau 20% din rezultate.
Principiul Pareto este aplicabil în multe domenii ale vieții. Începeți să aplicați acest principiu acum și să creați 80% din rezultat datorită, doar 20% din efort.
Cel de-al 33-lea consiliu de gestionare a timpului. Fă-ți daruri și recompense
Răspundeți la întrebarea: cum doriți să primiți salarii: în fiecare lună sau la fiecare două săptămâni? Sunt sigur că majoritatea a ales a doua opțiune. Suntem aranjați astfel încât, cu atât mai des vedem roadele muncii noastre, cu atât avem mai multă motivație. Deci, de ce promitem să organizăm un cumpărături sau să facem o zi liberă numai după finalizarea proiectului?
Fă-ți cadouri și recompense pentru părți mici ale proiectului, obiectivele sau sarcinile. Acest lucru vă va ajuta să vă deplasați mai rapid spre obiectiv, să creșteți motivația și plăcerea procesului. Acest lucru poate fi aplicat nu numai dvs., ci și angajaților dvs.
Într-una dintre companiile de vânzări, angajații au venit cu următoarele: de fiecare dată după ce au făcut un alt apel, au mâncat un biscuit sau și-au sorbit cafeaua. Conform managementului, această metodă a funcționat foarte bine.
Știu că mulți suporteri ai faptului că ar trebui oferite daruri, premii și premii înainte ca lucrarea să se facă. Un exemplu este sfat. Încercați același angajat să vă sfătuim la sfârșitul serviciului și apoi să-i dați un sfat înainte de a începe serviciul. De exemplu, lăsați-l să fie chelnerul. Faceți acest lucru și veți vedea diferența în serviciu.
Șeful uneia dintre cele mai mari companii americane sa angajat în educație și a făcut-o. Înainte de începerea unui proiect responsabil, el a luat angajații companiei sale într-o stațiune plină, ca și cum ar acorda un credit angajaților lor în prealabil. Cum crezi că angajații au lucrat după asta?
Vă sugerez să alegeți acum unul dintre obiectivele globale și să prescrieți ce premii, daruri, surprize vă veți face pentru a face bucăți de țintă.
Succesul este un proces, nu o destinație. Lăsați acest proces să fie plăcut și plin de surprize, într-un sens bun al cuvântului.
Vom fi recunoscători dacă împărtășim acest articol:
Articole similare
-
Opt sfaturi eficiente cu privire la modul de a desena peisaje
-
10 Consiliile pentru femei care corespund cu bărbații străini
Trimiteți-le prietenilor: