Înregistrarea este supusă tuturor documentelor care necesită contabilitate specială, execuție și utilizare în scop de referință, indiferent de metoda de primire.
Documentele primite doar pentru informații și care nu necesită un răspuns și performanță nu sunt înregistrate. În instituție ar trebui să existe o listă a documentelor care nu sunt înregistrate pentru a fi elaborate de serviciul de administrare a birourilor și aprobate de către șef. Acesta este, de obicei, dat ca o anexă la manualul de înregistrare al organizației, dar poate fi, de asemenea, dezvoltat ca un document independent. Dacă este necesar, această listă ar trebui actualizată.
Documentele neînregistrate includ de obicei: toate literele de reclama; felicitări și telegrame; acorduri, programe de seminarii, întâlniri și conferințe; publicații tipărite (cărți, broșuri, reviste); pachete cu numele "personal"; copii ale documentelor normative, regulamentelor și ordinelor organelor de stat; materiale informative.
Fiecare document, care se referă la numărul de persoane înregistrate, primește numărul de înregistrare. În documentele primite, acesta nu coincide (cu mult mai puțin decât acesta) cu un număr de secvență contabilă aplicat organizației în marcajul de intrare.
Documentele trebuie înregistrate o singură dată. Înregistrarea o singură dată este una dintre principalele reguli de stabilire rațională a muncii de birou. Într-o instituție mare, înregistrarea documentelor este menținută la nivel central de echipa de înregistrare din birou. Într-o mică instituție (firmă), toate documentele sunt înregistrate la nivel central de secretar. De UCH-rezhdenii având departamente, înregistrarea documentelor în mână rândul său, benzi, interior, poate fi realizată, dar grupurile descentralizate în departamentele în care acestea sunt și să facă Xia: în departamentul de contabilitate, departamentul de personal, de birou. Astfel, documentele vnut-Rennie trebuie să fie înregistrate în ziua semnării-TION sau de aprobare incluse - în ziua de primire, iskho-dyaschie - ziua de expediere.
Acceptate și documentele înregistrate, cum să se ocupe-ing în organizarea serviciilor de poștă și curier, și primite prin fax, e-mail. Prin urmare, faxul, cu-documente Niemann care vin la numele organizației, țintă-consistente instalate în apropierea angajatului la locul de muncă, înregistrarea corespondenței primite.
Pentru documentele de intrare, de ieșire și interne, se păstrează formulare separate de înregistrare cu numere de înregistrare separate.
Din documentul primit în timpul procesului de înregistrare, următoarele informații sunt de obicei scrise în formularul de înregistrare:
• un număr de intrare atribuit documentului de către instituția beneficiară;
• numărul de înregistrare al documentului care i-a fost atribuit de către instituția trimițătoare;
• titlu (despre care este vorba documentul);
• interpret (care lucrează cu el);
• progresul executării (toate transferurile de documente și rezultatul executării sunt înregistrate);
• numărul cazului (în cazul în care documentul este plasat după executare).
Formularul de înregistrare pentru document nu este complet completat la început. Înainte de transferul documentului către manager, nu există nicio rezoluție, termen limită și executor. După examinarea documentului de către manager, se completează formularul de înregistrare - această informație este introdusă în acesta.
Instituția are dreptul, în funcție de specificul acesteia, de a completa informațiile referitoare la documentul care urmează să fie înregistrat. De exemplu, numărul de foi, disponibilitatea aplicațiilor etc. sunt adesea luate în considerare.
Înregistrarea documentelor. ORGANIZAREA MUNCII CU DOCUMENTE
Înregistrarea documentelor este cea mai importantă etapă de lucru cu documentele și este definită ca "înregistrarea acreditării documentului într-o formă fixă, stabilind acest fapt.
bibliotekar.ru/biznes-60/21.htm
Controlul asupra executării documentelor. Înregistrarea documentelor.
Controlul asupra termenelor pentru executarea documentelor este păstrat de secretar sau de serviciul de suport pentru gestionarea documentelor. Termenul de control poate fi împărțit în cel curent.
bibliotekar.ru/biznes-60/22.htm
ORGANIZAREA LUCRĂRILOR CU DOCUMENTE Înregistrarea și înregistrarea documentelor
Înregistrarea și contabilizarea documentelor. Deplasarea documentelor din momentul în care sunt primite sau create până la finalizarea executării deciziilor cu privire la acestea, trimiterea sau punerea în funcțiune.
bibliotekar.ru/biznes-58/19.htm
Articole similare
-
Înregistrarea în documentele și acțiunile lui Izhevsk în 2019
-
Lista documentelor care nu fac obiectul înregistrării - stadopedia
Trimiteți-le prietenilor: