Gestionarea documentelor

Acest articol din standard afișează documentația care trebuie inclusă în SMC. Să încercăm să enumerăm aceste tipuri de documentație într-un mod mai ușor de înțeles:







  1. Cele mai importante documente sunt: ​​Politica privind calitatea (a se vedea 5.3); Obiective în domeniul calității (a se vedea clauza 5.4.1); Manualul de calitate (a se vedea clauza 4.2.2).
  2. Așa-numitele "proceduri obligatorii" - 6 proceduri și "înregistrări obligatorii" - 18 tipuri. Puteți să-l numiți în același mod. S-au documentat șase tipuri de activități (gestionarea documentelor, gestionarea înregistrărilor, gestionarea neconformă a produselor, gestionarea auditului intern, acțiunile corective, acțiunile preventive). Modul de documentare poate fi diferit - toate aceste subiecte pot fi scrise în Manualul Calității (RC) - și asta e de ajuns. Dar mai des, fiecare dintre aceste proceduri este "dezasamblat în părți" și pune fragmentele necesare în diverse documente interne ale întreprinderii. De asemenea, este necesar să se înregistreze sub formă de înregistrări informații care au loc în 18 cazuri.
  3. Documente și înregistrări care nu sunt cerute de Standard, dar sunt necesare pentru gestionarea cu succes a întreprinderii și fabricarea produselor.

Un document foarte util este "Lista de Documente". În acesta puteți specifica numele documentelor, codul lor scurt (unde este), care fiecare document dezvoltă, coordonează, aprobă, unde este stocat originalul. Eu numesc acest document "Cheia sistemului".

4.2.2 Manual de calitate

Manualul de calitate (RK) este un document foarte important, care este metodologic corect după crearea întregului QMS sau după crearea anumitor elemente ale QMS. RK reflectă modul în care directorul de calitate sau managerul de calitate înțelege esența sistemului de management.

Opțiuni pentru prezentarea documentului "Manual de calitate" ("Manualul calității")

  • Un document a cărui structură este legată de structura standardului. Fiecare capitol descrie modul în care sunt îndeplinite cerințele specifice ale standardului în unitățile organizaționale ale Organizației
  • Un document, a cărui structură este legată de lanțul tehnologic de producție. Fiecare capitol descrie care sunt cerințele Standardului care acordă o atenție deosebită diferitelor etape ale dezvoltării produsului.
  • Două documente cu grade diferite de detaliere și mod de acces. Una este pentru accesul general al clienților și a tuturor persoanelor interesate, cealaltă este foarte detaliată, până la restricționarea accesului.
  • Poate include Politica de Calitate (în secțiunea relevantă sau în anexă), alte proceduri, dar mai des nu include Politica.

4.2.3 Gestiunea documentelor

Acest subiect este scris foarte mult. Și totuși, în timpul auditurilor, cele mai multe ori se întâlnesc neconcordanțe legate de gestionarea documentelor.

Din experiența mea pentru întreprinderile mijlocii și mari este convenabil să creez următoarele proceduri documentate pentru gestionarea documentelor:

  1. Procedura "Acasă" "Gestionarea documentelor". Ar fi bine să aducă un tabel care să includă toate tipurile de documente care se găsesc în întreprindere și linkuri către scheme și alte documente care descriu gestionarea acestor tipuri de documente. În aceeași procedură, este convenabil să combinați regulile de gestionare pentru următoarele tipuri de documente:





    1. • Documente de origine externă pe hârtie și mijloace electronice: legile Federației Ruse și țările contrapărților, GOST, TU, SNiPy, RD etc.
    2. • Documente interne ale întreprinderii - reglementări, proceduri, proceduri, instrucțiuni de lucru etc.
    Lăsați managerul calității să prescrie această procedură.
  • Procedura de gestionare a contractelor privind activitățile economice. În primul rând, suntem interesați de contracte de furnizare, tk. este în ele să ne specificăm obligațiile față de clienți. Dacă întreprinderea preia servicii, atunci este necesar să se aplice contractul sub forma unei oferte publice și să se stabilească regulile pentru gestionarea acestui contract. În același timp, puteți prescrie regulile de lucru cu contractele de achiziții publice. Această procedură ar trebui să fie făcută de un avocat sau de un șef al serviciului în care sunt ținute contractele sau unul care este considerat ideologul de a lucra cu contracte. Normele de gestionare a contractelor de muncă pot fi plasate în blocul de reguli care reglementează activitatea cu personalul.
  • Procedura de gestionare a estimărilor de proiectare și proiectare, inclusiv a procedurilor de arhivare. Această procedură este mai convenabilă pentru a scrie șefilor departamentelor relevante.
  • Există, de asemenea, un grup de documente, de la elaborarea unor reguli de gestionare care sunt adesea respinse. Dar în zadar. Este vorba de tot felul de planuri care se nasc în adâncurile diferitelor servicii. Fiecare plan conține cerințe, deci acesta este un document. Regulile de gestionare a planului sunt cele mai convenabil descrise în acele proceduri documentate de producție unde se naște.

    • Mai jos este o listă cu posibilitățile de documentare a regulilor de gestionare a documentelor.

    • Procedura de gestionare a tuturor tipurilor de documente (sau specificate) din Manualul calității.
    • Procedura de gestionare a documentelor (documente și înregistrări).
    • Procedura de gestionare a tuturor tipurilor de documente ca document unic.
    • Proceduri separate pentru gestionarea anumitor tipuri de documente: contracte, CD, TD, PSD, instrucțiuni tehnologice, instrucțiuni privind protecția muncii etc.
    • Instrucțiuni privind utilizarea software-ului specializat pentru gestionarea documentelor.
    • Procedura de gestionare a planurilor face parte din procedurile de producție documentate.
    • Lista documentelor înregistrate în sistem
    • Lista instrucțiunilor de lucru pentru unități

    4.2.4 Managementul înregistrărilor

    Organizația trebuie să documenteze într-unul sau mai multe documente toate regulile privind gestionarea tuturor tipurilor de înregistrări create în cadrul Organizației. Mai jos este o listă cu posibilele opțiuni pentru documentarea regulilor de gestionare a înregistrărilor.

    • Procedura de gestionare a tuturor tipurilor de înregistrări din Manualul calității
    • Procedura de gestionare a documentelor (documente și înregistrări)
    • Procedura de gestionare a tuturor tipurilor de înregistrări ca un singur document
    • Instrucțiuni privind utilizarea software-ului specializat (software) pentru gestionarea documentelor.
    • Instrucțiuni privind păstrarea documentelor, circulația documentelor (de obicei se referă la documentele care servesc și se referă la activitățile administrative)
    • Nomenclatorul cazurilor.
    • Pașaportul procesului (în forma de tabelă conține informații despre parametrii stabili ai gestionării înregistrărilor create în acest proces).
    • Album de formulare pentru intrări
    • Anexele la procedurile care conțin formularele eșantion.
    • Dispoziții privind divizările, divizările (conțin adesea descrierea și structura documentației de raportare).

    ANEXE și legături utile

    Dragi oaspeți ai site-ului! Vreau să vă recomand o sursă foarte interesantă de Internet www.gramma.ru. Această resursă se numește "Cultura discursului scris". Pe pagina principală din partea dreaptă sus se află un buton discret "Întrebare la biroul de ajutor". Acesta este un serviciu absolut uimitor, care, conform observațiilor mele, funcționează în permanență. Puteți pune o întrebare despre aplicarea regulilor din limba rusă și vi se va da un răspuns scris într-un timp foarte scurt - uneori în termen de 10 minute (!). Folosesc această ocazie pentru a-mi exprima admirația și recunoștința față de acest serviciu orientat spre client!







    Articole similare

    Pagina anterioară

    Pagina următoare

    Trimiteți-le prietenilor: