Vă aducem la cunoștință un interviu cu Olesya Shulakova, care a făcut alegerea sa profesională și a devenit secretar, studiind la facultatea filologică a universității. Astăzi, aceasta combină două posturi: secretarul a doi lideri și șeful secretariatului. Ce a atras-o profesiei de secretar? Ce dificultăți s-au confruntat în procesul de lucru?
Profesia voastră este alegerea voastră. Ce te-a atras și te atrage încă?
- După absolvire, am intrat la Facultatea de Filologie (departamentul de corespondență cu normă întreagă) a filialei Universității de Stat Udmurt. După ce am studiat la universitate seara, am decis să-mi dedic timpul liber pentru a primi o educație secundară specială suplimentară. Am ales specialitatea "secretar-referent". Această decizie și-a determinat viitorul meu viitor - în timpul practicii pre-diplomatice la școală am realizat că profesia de secretar este interesantă pentru mine. De ce? În primul rând, funcțiile pe care le efectuez sunt foarte diverse. Fiecare zi lucrătoare nu este ca și cealaltă.
În al doilea rând, îmi place să comunic foarte mult cu oamenii, iar comunicarea este o parte integrantă a muncii mele. Cred că profesia secretarului poate fi considerată creativă. Da, da - a fost creativ.
Adesea, este necesar să se întocmească un document care să nu fie în funcție de stocul existent, ci practic de la zero: capul vorbește doar una sau două propoziții, pe baza cărora este necesar să se pregătească un întreg document. Și vă asigur că fiecare secretar va îndeplini această sarcină în felul său. Aceasta este doar o parte în care se manifestă activitatea secretarului. Și în ceea ce privește organizarea de recepții, designul biroului - aici, în general, fără o abordare creativă este indispensabil.
- În timpul studiilor la școală, am fost trimis la practică de pre-absolvire pentru una dintre cele mai mari întreprinderi din orașul nostru - OJSC "Uralorgsintez", care se ocupă de prelucrarea produselor petrochimice. La început am lucrat în departamentul de personal, unde în practică am făcut cunoștință cu înregistrarea documentelor necesare pentru admiterea la muncă și concedierea. Apoi m-am mutat în sala de primire a primilor doi deputați ai directorului general, unde am trecut cu succes practica sub îndrumarea unui secretar experimentat al companiei. Cunoștințele mele teoretice pentru a lucra în calitate de secretar nu au fost suficiente, dar mulțumită mentorului meu, am învățat multe în timpul practicării. Imediat după terminarea sa mi sa oferit un loc de secretar în sala de primire a primilor deputați ai directorului general. Cel mai greu lucru pentru mine la începutul carierei mele a fost să-i antrenam pe vizitatori la ideea că secretarul este primul asistent al șefului și, prin urmare, trebuie să ai încredere în competența sa în multe aspecte legate de activitatea managerului.
- În prezent, am combinat două posturi în OJSC "Uralorgsintez": secretarul celor doi șefi și șeful secretariatului. În rolul meu de șef al secretariatului este controlul asupra activității secretarilor conducerii întreprinderii. În timpul zilei de lucru încerc să intru în fiecare recepție sau să sun și să întreb despre progresul muncii. La sfârșitul lunii verifică păstrarea documentației de către toți secretarii organizației. Dacă personalul secretariatului are sugestii cu privire la activitatea unității noastre, atunci este discutată de întreaga echipă. Obligațiile mele includ, de asemenea, achiziționarea de materiale de birou pentru secretariat și manageri. Și acestea sunt doar punctele principale ale muncii mele.
Cum ai început? Ce a fost cel mai important pentru tine la începutul carierei tale?
Cum funcționează biroul în organizația dvs.?
- Structura serviciului Dow al OJSC "Uralorgsintez" include:
- Biroul este condus de șeful Cancelariei, care este subordonată șefului departamentului economic.
Șeful biroului efectuează livrarea corespondenței de la oficiul poștal (deoarece firma noastră se află la 16 km de oraș), înregistrează corespondența de intrare și ieșire și o trimite la unități.
- Secretariatul, condus de șeful secretariatului, care raportează directorului general adjunct pentru gestionarea personalului.
Personalul secretariatului este secretarul general al directorilor adjuncți. Ei păstrează o evidență a documentelor care le vin după examinarea de către directorul general, le aduc la conducătorii lor și apoi le transferă executorilor direcți prin birou. Una dintre îndatoririle lor principale este de a controla executarea documentelor.
- Referent al directorului general, care raportează direct directorului general și asigură activitatea recepționerului său.
- Dactilografii ale magazinelor întreprinderii - sunt subordonate șefilor magazinelor, fiecare dintre acestea fiind, la rândul său, subordonată deputaților directorului general.
Datoriile dactilografilor includ obținerea de documente în biroul trimise subdiviziunilor structurale, întocmirea documentației, executarea instrucțiunilor de la manageri.
Ce dificultăți ați întâmpinat în timp ce lucrați, cum au fost soluționate?
Relațiile dvs. la locul de muncă: șefi, colegi, cum ați reușit să stabiliți contacte? Ce este important în comunicarea cu oamenii? Ce calități aveți nevoie să dezvoltați?
- Cred că cea mai importantă calitate pentru un secretar este abilitatea de a găsi o abordare a oricărei persoane și apoi relația la locul de muncă și contactele de afaceri vor fi la cel mai înalt nivel.
Cu toate acestea, cred că secretarul ar trebui să poată răspunde la cea mai neașteptată întrebare, așa că trebuie să mă implic în mod constant în auto-educație, să recurg la ajutorul revistelor și al cărților profesionale.
Care dintre funcțiile originale au fost lăsate acum pentru tine?
- Puteți spune că aproape totul. Adevărul este că, la sediul nostru, șeful secretariatului combină funcțiile secretarului de recepție și șefului secretariatului. Și când am luat această poziție, datoria mea a crescut doar. În prezent, în competența mea există probleme organizaționale cu privire la personalul secretariatului, sunt, de asemenea, implicat în îmbunătățirea abilităților secretarilor.
De multe ori trebuie să vă ocupați de astfel de probleme, cum ar fi, de exemplu, înlocuirea unui secretar pentru concediu sau concediu medical. Aici nu pot decât să-mi laud angajații - ei întotdeauna reacționează rapid în astfel de situații.
Vă considerați o persoană realizată?
- Da, dar nu voi opri dezvoltarea. Înainte de a exista multe oportunități de auto-îmbunătățire. Unul dintre avantajele profesiei noastre este abilitatea de a învăța în mod constant ceva nou - ceva care va fi cu siguranță util în muncă, într-o viață viitoare. Perfecțiunea nu are limită!
Cum evaluați perspectivele pentru dezvoltarea departamentului dvs., organizarea fluxului de lucru în cadrul companiei?
- Pe termen lung, aș dori să introduc sisteme electronice de gestionare a documentelor și înregistrarea electronică a documentelor de intrare și ieșire la întreprinderea noastră, ceea ce va grăbi și îmbunătăți în mod semnificativ lucrul cu documentele. Din păcate, la întreprinderea noastră până în prezent documentele sunt înregistrate în revistele pentru documentele de intrare și de ieșire.
Aveți o profesie viitoare în secolul XXI?
- Desigur, da! Profesia noastră nu va dispărea niciodată. Acum există noi poziții - de exemplu, un manager de birou, un asistent manager, un referent, un asistent personal, dar toate, după părerea mea, conțin funcțiile unui secretar tradițional.
Spuneți-mi, este mai ușor sau mai greu pentru secretarii actuali?
- Mi se pare, este mult mai dificil. În prezent, secretarii combină adesea îndatoririle și funcțiile standard ale altor funcții - în consecință, ele sunt prezentate cu tot mai multe cerințe.
Mulți secretari sunt angajați în gestionarea înregistrărilor de personal, achiziționarea de bunuri de birou, uneori chiar dau salarii angajaților întreprinderii.
Trebuie să învățați și să vă îmbunătățiți tot timpul. Actualul lider vrea să vadă în sala de primire nu este doar un secretar, ci un profesionist, la care se poate baza într-o situație dificilă și care este competent în multe chestiuni. Prin urmare, pentru a obține un loc de muncă ca secretar, trebuie să îndepliniți aceste cerințe.
Ce crezi despre o carieră în viața unei femei?
- Astăzi, femeile combină cu succes cariera și familia. Mulți dintre ei sunt angajați excelenți și de neînlocuit la locul de muncă și în același timp - gospodine și soții bune. Sper că nu sunt o excepție. Dorești cititorilor noștri. Motto-ul meu: tot ce se face - este făcut în bine, dar nimic nu este imposibil! Pentru fiecare cititor doresc să am puterea și dorința de a face schimbări pozitive în viața mea.
Accidente spre portret
- Ziare de afaceri, reviste - necesitatea unei profesii. Din păcate, altă literatură pur și simplu nu are timp suficient.
- Îmi plac filmele lui Steven Spielberg și Luc Besson. Imaginile acestor regizori doresc să se uite de mai multe ori, iar eroii lor de film pot învăța multe.
- Îmi place gătitul, nu pot trăi fără ea! Chiar dacă ziua a fost dificilă, bucătăria este locul unde mă odihnesc după muncă. Îmi plac felurile de mâncare cu fructe de mare.
- Nu există preferințe speciale, cel mai important fiind faptul că îmi place.
Imbracaminte si accesorii:
- Îmi place stilul sportiv, dar la locul de muncă aderă la stilul clasic, încerc să îl "diluez" cu diverse accesorii.
- Restul este activ și trebuie să fie în compania unor prieteni buni. În fiecare an, începând cu luna mai și până la sfârșitul toamnei, prietenii mei și cu mine încercăm să ne relaxăm în natură, mergem pe malul râului Kama.
- Când este timpul liber, îmi place să îmbrățișez o cruce.
Anunțuri privind problemele viitoare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: