Componente ale documentului
Recomandări în documente.
Reguli generale de înregistrare a documentelor de gestionare
În managementul cazului, există reguli și cerințe uniforme pentru executarea documentelor de management.
Aceste norme sunt stabilite prin actele de reglementare de stat ale Federației Ruse GOST 6.38-03, 6.30-03:
Cerințele sunt stabilite unificate, sunt determinate de GOST-uri, standarde, necesită utilizarea calculatorului și a altor echipamente. Aceasta asigură:
- forța juridică a documentelor,
- prompt și de înaltă calitate de design,
- Căutarea rapidă a documentelor (pentru care documentele sunt codate),
- utilizarea activă a computerelor în formarea documentelor.
Documentul conține anumite informații, numite rechizite (de exemplu, titlul, textul, semnăturile etc.).
Toate rechizitele din document sunt plasate pe formular și prelucrate în conformitate cu GOST actual. GOST a stabilit, de asemenea, o listă de rechizite obligatorii pentru fiecare tip de document. Atunci când dezvoltați propriile formulare, compania ar trebui să fie ghidată de acest document.
Figura b prezintă schema de prezentare a elementelor de pe formular în conformitate cu cerințele GOST.
Pe fiecare document necesar și important este disponibilitatea râurilor: data, semnătura, ștampila, ștampila aprobării.
Orice document este împărțit în 3 componente principale:
GOST actual definește un set de revizii în fiecare parte a documentului. Acest lucru este reflectat în "Layout of requisites" (Imaginea B).
Emblema organizației. Imagine grafică (simbolică). Este înregistrată la Camera Înregistrării (RP). Poate: un semn, o imagine, un semn alfanumeric.
Aranjarea emblemei pe formular: pe colțul din stânga sus, centrat - în centrul din partea de sus.
Numele organizației. În strictă conformitate cu înregistrarea în RP. Abrevieri: 000, A0, PE, 0A0. Poziție sub sigla.
Emblema de stat - este permisă pe formele acelor întreprinderi cărora le este autorizat de autoritățile administrației publice locale. Locația: deasupra numelui companiei, în loc de emblemă.
Data. Obligatoriu obligatoriu: oferă efectul juridic al documentului. Datele sunt:
§ data semnării (ordine, comandă, certificat);
§ Data aprobării (plan, program, raport);
§ data evenimentului (protocol, act, etc.);
Sunt amplasate în partea capului: acolo unde este indicat: rezoluție, viză, ștampila de aprobare). Aplicați două forme de scriere a datei:
1) metoda digitală HH-MM-YY, de exemplu: 2-22-99,
În corespondența cu firmele străine, se utilizează forma alfanumerică.
Indicele și numărul de înregistrare al documentului. Acesta este un simbol al documentului și un număr de înregistrare în serie în jurnalul de evidență a documentelor. Numărul de serie este menținut de la începutul anului, ascendent (protocoale, ordine, ordine, contracte etc.) pentru fiecare grup de documente separat: intrare, ieșire, internă.
La întocmirea contractelor de muncă cu alte organizații, se indică numărul dublu de înregistrare: x / Y, unde:
x - numărul de înregistrare din organizația dvs.,
y - numărul de înregistrare al contrapărții.
Indicele documentului este o recuzită compusă. De exemplu: 57/01 - 04. unde
57 - numărul de înregistrare al jurnalului (intrare, ieșire),
01 - cifrul unității structurale, care se referă la document,
04 - numărul cazului din această subdiviziune în care este anexat documentul.
Ca răspuns la o scrisoare № 1304 / 01-03 din 18.09.99.
Sentimentul de restricționare a accesului la document (clasificarea secretului).
Este indicat pe acele documente care reprezintă informații clasificate și confidențiale. Aplicați una dintre următoarele forme de scriere a tablei: CONFIDENȚIAL
SECRETUL COMERCIAL (CT)
SECRET sau PERFECT - SECRET.
În structurile comerciale, una dintre primele două forme este utilizată, în structurile de stat - a treia formă de desemnare a secretului.
Sub ștampila secretului se indică numărul instanței de document. De exemplu:
CT sau CONFIDENTIAL
Setul maxim de elemente de recuzită (elemente constitutive ale elementelor de recuzită) constă din următoarele părți:
a) numele societății în cazul nominativ,
b) numele structurii unității în cazul nominativ,
Semnătura declarației. (planuri, rapoarte, instrucțiuni, reguli sunt aprobate)
spune șeful companiei. Elemente de elemente de susținere:
a) cuvântul APROBAT (fără ghilimele);
b) numele postului persoanei care a aprobat documentul,
c) semnătura + decodarea (numele complet).
Dacă documentul este aprobat prin ordin, decizie, protocol, atunci ștampila de aprobare trebuie să fie formată din cuvântul "Aprobați", apoi numele documentului (numărul cazului) data și numărul.
Ordinul directorului SA
40 de caractere de la marginea din stânga, din colțul din dreapta sus.
a) documentelor primite și interne, care sunt considerate de către manager
b) colțul din stânga sus.
2. Cu privire la scrisori, faxuri -
b) pe prima foaie a documentului.
1) instrucțiuni privind executarea documentului
2) atitudinea conducătorului față de acele probleme care sunt sfințite în document.
Recuzările ar trebui să includă:
I. Numele interpretului (căruia îi este încredințată)
III. data scadentă
IV. semnătura personală a capului
V. data semnării rezoluției.
Dacă există mai mulți interpreți, atunci responsabilul 1, restul - co-executorii.
Uneori rezoluția nu este plasată pe documentul în sine, ci pe o "foaie" separată atașată documentului, numită "instrucțiune de coli".
Dar acest lucru este nedorit: este posibil să-l pierdeți.
Exemple: 1) Vasilieva O.V.
trimiteți un fax până la 11.12.99
pentru execuție până la 12.12.99
Titlu. Acesta este un rezumat al semnificației principale a textului, documentul care este compilat.
a) compatibil gramatic cu numele tipului de document.
b) răspundeți la întrebarea "CE?" sau "CE?".
1) ordinul de angajare (despre ce?)
2) Protocolul reuniunii comitetului sindical (ce?)
3) registrul de documente (ce?).
Antetul este localizat după detaliile "date" și "index document" de la marginea marginii din stânga.
I. Dimensiunea antetului: nu> 2 linii
II. Pe forme tipografice pentru recuzită, există semne restrictive.
Nevoia de recuzită: elimină citirea documentului atunci când este înregistrat.
Este permis să nu se indice titlul pe formularele A5.
Marcajul de control.
Litera K din marginea din stânga a documentului, la nivelul antetului, este tipărită manual, utilizând un pix roșu sau un ștampilă specială. Este indicat pe acele documente care sunt supravegheate de către managerul însuși sau în numele acestuia.
O notă despre disponibilitatea aplicațiilor.
Este specificat după text înainte de semnătura de la limita marginea din stânga (numai pe acele documente care au aplicații).
1) dacă numele complet al anexei la document este menționat în text, nota privind disponibilitatea aplicației se face într-o formă scurtă: de exemplu: aplicație: 3 litri. în 2 exemplare.
2) în cazul în care textul nu trebuie să aibă o aplicație, atunci această marcă ar trebui să se facă prin acordarea numelui complet al tuturor documentelor incluse în cerere, specificând numărul de copii și numărul de foi: astfel încât: acțiunea: 1. proiectul de ordin privind 2n. în 3 exemplare; 2. lista furnizorilor pentru 1L. în 3 exemplare.
3) dacă aplicația este un document care conține și aplicațiile sale, atunci nota despre prezența aplicației conține numele tipului de document, mențiunea aplicației sale și numărul total de coli: astfel:
Anexa: Contractul de închiriere din 21.05.98 № 7 și anexa la acesta, toate pe 15l.
4) dacă cererea este dată în 1 copie, atunci numărul de exemplare poate fi omis.
5) dacă aplicațiile sunt cusute, nu este indicat numărul de coli. Faceți acest lucru: aplicație: directorul "Weil" în 1 copie.
a) tipul de document
e) în apendicele din colțul din dreapta sus se marchează semnul care indică legătura sa cu documentul principal:
astfel: Anexa №1
la ordinul directorului SA "ERA"
Semnătura - obligatorie pe orice document, în afaceri și pe persoană.
a) numele postului persoanei care a semnat documentul
b) semnătura personală
c) decriptarea semnăturii (numele complet)
2) dacă documentul nu este emis pe un antet, postul este indicat în întregime: Directorul SA "Primăria SA" A. Smirnov.
3) dacă formularul este proprietate, postul este indicat în formă prescurtată: Directorul semnătura A. V. Smirnov.
4) dacă documentul este semnat de mai mulți funcționari, părțile componente ale recuzitelor "semnăturii" sunt aranjate consecutiv una în cealaltă, în funcție de poziția deținută. Deci: Semnătura directorului Numele complet
șef contabil.
5) dacă documentul este semnat de mai multe persoane egale în funcție de către persoane, semnătura lor se află la același nivel, după cum urmează:
Director al SA "DPK" Director al SA "GEK"
Semnătura AF Lan signature S.F. Lohr
6) dacă nu există lider care să semneze documentul, documentul poate fi semnat de ZAM sau de o persoană care își îndeplinește atribuțiile. În acest caz, trebuie să indicați poziția actuală și numele persoanei care a semnat documentul. Din mână sau pe mașină de scris efectuați corecții:
7) în documentele întocmite de comisie, nu posturi, ci se indică repartizarea responsabilităților în cadrul comisiei (PREȘEDINTELE, MEMBRII COMISIEI).
8) se semnează documentele organului colegial (consiliul fondatorilor, adunarea generală a membrilor SA) după cum urmează:
a) președintele acestui organism
b) secretarul acestui organism.
a) după cereri "text", "aplicație"
b) poziția este indicată de la marginea câmpului din stânga
c) decodarea numelui complet - 48kol. de la limita câmpului din stânga.
Vize - aprobarea documentului intern:
Scopul acestui lucru este: să verificați dacă este oportun sau în timp util să compilați acest document de către specialiștii companiei.
Props-urile sunt compuse din:
a) poziția
b) semnătura personală
d) data vizitei
a) sub recuzita
1) dacă vizierul are observații și completări la proiectul de document, el le trage pe o foaie separată.
2) pe documentele de ieșire, viza este plasată pe a doua copie, care rămâne în firmă.
3) pe documentele interne ale companiei (ordine, ordine), viza poate fi ștampilată pe primul exemplar.
Imprimarea - este pusă pe documente.
a) drepturile credibile ale firmei sau ale funcționarilor care fixează cheltuielile de numerar și materiale
b) prevăzute de actele juridice de stat.
Sigiliul este certificat prin semnătura persoanei responsabile.
a) sigiliul trebuie să captureze o parte din titlul persoanei care a semnat documentul și o parte din semnătura sa personală
(b) Impresia sigiliului trebuie să fie clară, clar lizibilă.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: