Biroul de reglementare și metodologică de bază - este un set de cerințe, reguli, regulamente și recomandări privind pregătirea documentelor și lucrul cu reglementările, standardele stabilite, instrucțiuni și manuale.
Componentele bazei de reglementare a înregistrării sunt:
- actelor legislative și juridice ale Federației Ruse;
- statul și standardele industriale;
- clasificatorii de stat și sector;
- Sistemul de stat al sprijinului pentru managementul documentar (GOSNO);
- instrucțiuni privind evidența contabilă a întreprinderii concrete.
Actele legislative și legale în domeniul informării și documentării includ:
- legi ale Federației Ruse;
- decretele și ordinele președintelui;
- Hotărâri și ordine ale Guvernului;
- actele juridice ale organelor executive federale (ministere, comitete, servicii, agenții și altele) - atât publice, cât și departamentale;
- actele juridice ale guvernului și ale autorităților executive ale subiecților Federației Ruse și ale entităților teritoriale ale acestora, care reglementează aspectele legate de păstrarea documentelor; - acte juridice de natură normativă și instructivă.
Aceste documente au cea mai mare prioritate și importanță federală. Să luăm în considerare exemplele acestor documente.
Un pachet de documente normative și metodice ar trebui să fie întotdeauna la îndemână pentru secretar, pentru a clarifica în orice moment cât de corect este făcut acest lucru sau acea lucrare.
Documentele normative și metodologice naționale pe care organizația trebuie să le achiziționeze includ;
· Reguli de bază pentru activitatea arhivelor departamentale;
· Lista documentelor care indică termenii de depozitare (tipic sau departamental);
· Reglementări standard privind ținerea evidențelor privind propunerile, cererile și plângerile cetățenilor în agențiile guvernamentale, întreprinderi, instituții și organizații (pentru instituții care se ocupă cu tot felul de cetățeni).
Standardul se aplică documentelor care înregistrează deciziile legate de aspectele administrative și organizaționale, precum și gestionarea, interacțiunea, furnizarea și reglementarea activităților:
· Organele federale ale puterii de stat, autoritățile de stat ale subiecților din Federația Rusă, inclusiv subiecții din Federația Rusă care au, împreună cu limba rusă, limba națională a organelor administrației publice locale;
· Regulamentul privind contabilitatea și contabilitatea în Federația Rusă.
În cazul în care secretarul păstrează documentația personalului, atunci are nevoie de Instrucțiunea privind procedura de efectuare a cărților de lucru la întreprinderi, instituții și organizații.
Pachetul acestor documente trebuie să fie actualizat în permanență, deoarece se înlocuiesc noi instrumente normative și metodice.
Dar, pe lângă faptul că secretarul ar trebui să știe să facă un anumit loc de muncă, trebuie să aibă o idee despre normele de timp sau să lucreze pentru aceste tipuri de muncă.
Activitatea secretarului este diversă, complexă și interesantă. Se compune din operațiuni creative, logice și tehnice. La secretarul asistent, secretarul asistent, partea creativă și logică a operei sale este mult mai mare decât cea a secretarului tehnic, ocupă cea mai mare parte a timpului său de lucru. Dar secretarul-referent, ca orice director, are multe operațiuni tehnice, inclusiv lucrul cu documente. De exemplu, realizarea unei copii, selectarea exemplarelor, stivuirea documentelor, punerea în ordine a locului de muncă etc.
Adesea secretarul este supraîncărcat peste măsură. Pentru a justifica în mod corect supraîncărcarea, pentru a arăta că volumul de muncă depășește ziua lucrătoare și a calcula numărul de lucrători necesari, trebuie să cunoașteți cel puțin aproximativ normele de timp pentru tipurile de muncă efectuate de secretar.
Există un număr suficient de mare de documente normative care conțin norme de timp pentru activitatea desfășurată de angajații aparatului administrativ. Toate acestea sunt elaborate de Biroul Central al Standardelor de Muncă. Secretarul poate folosi următoarele acte:
- Orientările integrate pentru un timp record păstrarea la lucrările de întreținere (aprobate de Comitetul de Stat URSS și Secretariatului toate pe 20 mai, 1987 №327 / 17-42) .- M. 1988;
Ultimul document normativ este necesar în cazul în care secretarul biroului companiei este, de asemenea, responsabil pentru executarea documentației de personal.
Toate aceste standarde sunt recomandate pentru utilizarea în aparatul administrativ al instituțiilor, organizațiilor, întreprinderilor, firmelor, indiferent de forma de proprietate.
În "Normele uniforme de timp (de lucru) pentru opere tipărite" există trei tipuri de dimensiuni de interval care sunt valabile astăzi la imprimarea unui document: 1 interval; Intervale de 1,5; 2 intervale. Pentru unitatea de măsură pentru opere tipografiate, a fost adoptată o pagină de format A4 - 210x297 mm, tipărită pe o parte.
În mod obișnuit, este o pagină în care sunt plasate 29-31 rânduri de text (1860 de caractere) când se imprimă prin două intervale; 38-41 linii (2450 de caractere) - după 1,5 intervale sau 58-61 linii (3630 de caractere) - după 1 interval, ținând seama de faptul că fiecare linie include 60-64 caractere tipărite.
Toate aceste norme sunt folosite în toate cazurile când se lucrează la producerea documentelor.
Termenele limită de lucru pentru suportul de gestionare a documentelor sunt date atât pentru tehnologiile tradiționale (manuale), cât și pentru cele automatizate. Acest lucru face posibilă o evidențiere deosebit de clară a câștigului temporar în automatizarea muncii manageriale.
Deși numele acestor limite de timp enumerate mai sus se reflectă, în primul rând tuturor documentelor legate de muncă, „alocații de timp pentru lucru pe tehnologiile de arhivare automate și gestionarea documentelor“ includ o astfel de important, pentru Secretarul secțiuni ca „munca de secretariat-referentskie“, care prezintă și vederi lucrează la întreținerea fără hârtie:
· Apelați abonatul la manager;
· Organizarea comunicării conducătorului cu persoanele necesare;
· Primirea informațiilor la solicitarea managerului cu privire la persoana interesată;
· Transmiterea orală (comunicare) la capul informațiilor necesare;
În plus față de normele de timp pentru principalele tipuri de muncă, colecțiile menționate mai sus acoperă întotdeauna aspecte legate de organizarea muncii, modul de lucru și de odihnă, echipamentul rațional al locurilor de muncă și normele sanitare.
Secretarul poate găsi în aceste acte normative multe sfaturi utile pentru el însuși.
Cunoașterea normelor de timp pentru tipurile de muncă efectuate vă permite să planificați în mod corect ziua de lucru și în timp pentru a îndeplini toate sarcinile managerului.
Astfel, baza normativă și metodologică pentru gestionarea documentelor reglementează crearea și circulația documentelor, descrie structura și funcțiile serviciilor de gestionare a înregistrărilor.
Articole similare
-
Pedagogia stării de activitate a teatrului, problemele, perspectivele, experiența domestică
-
Tipuri de stimă de sine și factori de formare a stimei de sine - activitate teatrală ca mod de a
Trimiteți-le prietenilor: