Tranziția la schimbul de documente electronice (în continuare - EDI), precum și schimbarea oricărui alt proces deja stabilit în cadrul companiei, este însoțit de un anumit stres. Imaginați-vă oroarea pentru un contabil conservator care a lucrat cu hârtie de mai mulți ani, abandonându-l brusc! Și ați putea traduce toate documentele (contracte, scrisori, acte adiționale, acte, facturi, facturi etc.) într-o formă electronică? Sunt de acord, dacă dumneavoastră, contabilul sau specialistul IT trebuie să lucrați conform noilor reguli, va schimba procesele stabilite, va fi clar inconfortabil.
De aceea, așa cum spun ei, mănâncă elefantul în bucăți. Această idee este aceea de a susține proiecte cu scalare. Potrivit acestora, introducerea EDI ar trebui să înceapă cu un singur proces, treptat trecând la restul. Putem dezvolta proiectul în diferite moduri și în funcție de diferite criterii, dintre care unele vom analiza acum.
Structura organizației sau grupului de companii
Dacă există un schimb activ de documente într-o organizație cu filiale (divizii) sau într-un grup de companii, atunci este mai ușor să începeți tranziția la EDO din cadrul acesteia. De exemplu, este posibil să se identifice o persoană responsabilă care să organizeze achiziția și instalarea certificatelor de EP și CIP, înregistrarea în serviciul de schimb valutar. Astfel, toate lucrările se vor desfășura la nivel central.
De regulă, toate unitățile dintr-un grup de companii sunt conectate la un operator EDO SF, deci problema de necesitate a roaming-ului nu apare de regulă. Dacă construiți corect procesele de schimb încă de la începutul proiectului, nu vă puteți întoarce la această problemă mai târziu. În etapa următoare, toate forțele pot fi aruncate la conectarea contrapărților cu care se schimbă documentele.
Ce documente trebuie traduse în formă electronică?
Este important să determinați ce tipuri de documente sunt schimbate mai întâi. Documentele formalizate și neformalizate pot fi distinse într-un mod foarte larg. Pentru cele formalizate în momentul de față sunt documentele contabile primare:
# 9679; facturile, inclusiv cele corectate și corectate;
# 9679; foile de parcurs pentru mărfuri;
# 9679; certificatele de muncă efectuate;
# 9679; un document universal de transfer, inclusiv o ajustare.
De fapt, documentele formalizate sunt documente primare în format XML care închid tranzacțiile. Avantajul lor este că din XML puteți scoate toate datele necesare pentru încărcarea ulterioară automată a acestora în sistemul contabil sau ERMS. În plus, astfel de documente pot fi transmise în mod electronic autorităților fiscale fără probleme, în timp ce documentele electronice neformalizate pot fi depuse doar sub formă de copii pe suport de hârtie.
Pentru neformalizate se includ toate celelalte documente și există multe dintre acestea. Să ne identificăm cele mai de bază:
# 9679; acordurile, anexele la acestea și acordurile adiționale;
# 9679; acte de reconciliere;
# 9679; acționează asupra discrepanțelor stabilite;
# 9679; actele de muncă efectuate și foile de mână de marfă (în unele cazuri și ele pot fi neformalizate) etc.
Când vorbim despre EDO intercorporală, merită să începeți din procese, deci trebuie să combinați tipurile de documente după cum urmează:
Documente contabile primare:
# 9679; facturi de bunuri, certificate de muncă;
# 9679; documente universale de transfer;
# 9679; acționează asupra discrepanțelor stabilite.
# 9679; anexe la tratate;
# 9679; acorduri suplimentare.
Cu ce să începem? Din acele documente, care petrec mai mult timp și efort în procesare, și efectul transferării acestora în forma electronică, veți simți cel mai rapid. De regulă, acestea sunt documente contabile primare.
Desigur, puteți folosi o altă logică - începeți cu una simplă. De exemplu, traduceți în contracte și scrisori electronice. Cu ei este mai ușor, deoarece: nu există un format care să se poată schimba; nu va exista o tranziție bruscă de la hârtie la un document electronic; pentru a lucra cu formatul XML, de regulă, trebuie, de asemenea, să configurați integrarea cu sistemul contabil. Linia de jos nu este să începeți să schimbați toate documentele dintr-o dată, deoarece în acest caz trebuie să configurați și să controlați mai multe procese în același timp. Este mai bine să alegeți aceste documente, traducerea acestora într-o formă electronică pentru dvs. este relevantă chiar acum.
Numărul și calitatea contrapartidelor
Acesta este unul dintre cele mai dificile subiecte, deoarece nu toți antreprenorii vor să schimbe ceva. Cea mai simplă cale sunt companiile care au un impact direct asupra contrapărților lor și le pot dicta condițiile. În orice caz, pentru a vă conecta eficient, trebuie să compilați o listă comună a contrapărților dvs. și să o sortați în funcție de anumite criterii pentru transferul convenabil pas cu pas către schimbul electronic. Pot fi companii mari, mici și mijlocii care sunt loiale și nu sunt foarte active deja cu niciun operator EDO SF sau nu, contrapărți pentru activități de bază și pentru afaceri.
1. Pentru a rezolva contrapartidele în funcție de criteriile de care aveți nevoie, este mai bine să aflați mai întâi unele informații. De exemplu, verificați contrapartidele pentru loialitate. Pentru a face acest lucru, puteți face buletine de știri cu o ofertă de schimb sau puteți apela contrapărțile. Ca urmare a muncii depuse, veți avea suficiente informații. Apropo, este posibil să clarificați cu operatorul dvs. EDO SF, dacă acesta oferă asistență în legătură. Dacă un astfel de serviciu este disponibil, nu trebuie să faceți prea mult pe cont propriu.
3. Apoi, puteți începe să se conecteze masa contrapartidelor rămase și, probabil, operatorul ECD SF tu va ajuta în acest: pregăti textul de discuții, va efectua apeluri telefonice, tren noi utilizatori, va da toate consultările necesare. Un angajat responsabil va gestiona acest proces. În Synerdocs, de exemplu, există o întreagă echipă de oameni special instruiți care supraveghează proiecte de conectivitate. Puteți adăuga, de asemenea, informații pe site-ul dvs., sau să facă o pagină de marcă separată cu informații despre modul de conectare.
Integrarea cu sistemele de contabilitate, facturare și alte sisteme
Integrarea într-un proces existent poate avea loc fie foarte simplu, fie într-un întreg proiect.
Cei mai activi operatori EDO SF au deja soluții de integrare gata cu cele mai comune sisteme (de exemplu, 1C, SAP, DIRECTUM). Dacă dezvoltatorul serviciului dvs. de schimb are deja o astfel de integrare cu sistemul dvs., va trebui doar să faceți setările. Un alt lucru este atunci când nu există o integrare gata.
Prima cale este de a renunța la toate eforturile de a dezvolta și de a lăsa problemele rămase pentru mai târziu, însă proiectul însuși va fi întins timp îndelungat. Acest lucru nu este foarte bun, deoarece munca este continuată, resursele sunt cheltuite, dar nu există niciun rezultat.
A doua modalitate este de a lua în considerare opțiunile alternative, iar în timp ce se va desfășura activitatea de creare a soluției de integrare, aceasta începe deja să se conecteze și să facă schimb. În primul rând, puteți să faceți schimb de documente electronice în web-clientul operatorului EDO-SF - un instrument simplu, care nu necesită o pregătire specială. În al doilea rând, un operator EDO SF poate avea o soluție avansată, cum ar fi, de exemplu, un serviciu universal de integrare. care va salva utilizatorii de la introducerea manuală a documentelor în sistemul de schimb. În momentul în care o soluție completă este gata, veți avea deja omologi reali, documente electronice și experiență cu ei și, prin urmare, beneficiul de la schimb.
În loc să încheiem
Opțiunile de mai sus pentru o tranziție treptată la schimbul electronic pot fi utilizate atât separat, cât și într-un complex. Totul depinde de caracteristicile companiei și contrapărților. Principala regulă - nu apucați imediat pentru tot, deoarece calitatea implementării și a conexiunii depinde de cât de plăcută și eficientă este să faceți schimb de documente electronice pentru dvs. și contrapartidele dvs. Aproximativ, un plan bun va ușura stomacul supărat atunci când mănâncă un elefant.
Trimiteți-le prietenilor: