În instituția noastră medicală sunt emise două comenzi originale asupra personalului: una este transferată departamentului contabil, iar cealaltă departamentului de personal. În departamentul de personal îi familiarizez pe angajați cu ordine și semnează doar în copia mea. Contabilul-șef solicită ca semnăturile angajaților să fie și în copia lor. Este valabil?
După luarea în considerare întrebarea dvs., vă pot spune următoarele, ordinele privind personalul pregătit pe antetul organizației într-un singur exemplar, și este declarat la angajat cu confirmare de primire.
Ie De obicei se pregătește trei exemplare - unul (originale), semnate de cap (cap semna numai într-o singură instanță), celelalte două reprezinti, departamentul de personal din ordinele privind personalul, altele (copie certificată) - la departamentul de contabilitate, a treia (copie legalizată) - pentru a o chestiune privată.
În situația dvs., este recomandabil în ordinea de lucru să organizați stocarea originalelor - pentru a determina unde este stocat originalul și la cine sunt transferate copii. Comenzile pentru personalul se referă la activitățile departamentului de personal, care este, de asemenea, confirmată de lista de stocare a documentelor, astfel încât, cu semnătura originală a angajatului trebuie să fie în departamentul de personal. În același timp, nu este scris în nici un document normativ că documentele originale ale personalului ar trebui păstrate în departamentul contabil. Deci, face 1 original, iar restul, dacă este necesar, copii
Dar dacă aveți un document care determină procedura de stocare a ordinului original, prezența în departamentul contabil sau personal a unei copii fără semnătura angajatului nu poate conduce la responsabilitatea angajatorului dacă originalul are semnătura angajatului.
Trebuie remarcat faptul că angajatul se familiarizează cu documentele referitoare la activitățile sale, însă nu există nici un indiciu că atunci când se fabrică mai multe exemplare originale, angajatul trebuie să fie familiarizat cu fiecare exemplar al ordinului inițial. Ie iar în acest caz este suficient să cunoaștem angajatul cu o singură copie a ordinului original și să avem confirmarea faptului de familiarizare (pictura angajatului pe original).
Mai multe detalii în materialele sistemului:
1. Răspuns: Cum să organizați fluxul de lucru în serviciul de personal.
Cum să lucrați cu documente
Procedura de lucru cu documente în organizație este fixată la nivel local. Baze de circulație a documentelor. de regulă, prevăzute de dispozițiile privind departamentele. Mai mult, documentați fluxul de lucru în manualul de organizare a înregistrărilor.
În acest caz, cifra de afaceri a documentelor din serviciul de personal este considerată ca o componentă a fluxului de lucru global al organizației. Procedura de lucru cu documentele este stabilită în secțiunea 3 a GOSSU, aprobată prin ordinul Glavarkhiv URSS din 25 mai 1988, nr. 33.
Tipuri de documente de personal
În practică, documentele cu care lucrează departamentul resurse umane pot fi împărțite în trei grupe:
administrative (ordine privind principala activitate și personal, ordine, instrucțiuni, decizii);
Serviciul de personal desfășoară activități de birou prin pregătirea proiectelor, coordonarea și publicarea documentelor organizatorice, administrative și de referință, înregistrarea, contabilitatea și stocarea acestora. Ca instrument pentru a îndeplini această sarcină, puteți utiliza nomenclatorul cazurilor.
Documentele organizaționale și administrative sunt documente interne ale organizației.
Documentele organizaționale includ în special:
Regulamentele și instrucțiunile (Regulamentele privind remunerarea muncii, regulamentele privind primele, descrierea posturilor);
Documentele administrative includ:
ordine și ordine, care reflectă problemele de lucru cu personalul (ordine de admitere, concediere, transfer etc.);
documentele privind personalul, care reflectă mișcarea și contabilitatea personalului (cărți personale, dosare personale).
În ordine. Șeful organizației determină (aprobă) compoziția documentelor contabile primare, a formularelor acestora, precum și a listei persoanelor autorizate să semneze aceste documente privind documentul sau un alt act local.
Este posibil ca organizația continuă să utilizeze formulare standardizate și pentru tranzacțiile care nu sunt acoperite (de exemplu, schimbarea numelui, măsuri disciplinare, și așa mai departe. D.), elaborarea și aprobarea propriile formulare.
De asemenea, este necesar să se aibă în vedere faptul că unele forme de documente utilizate ca set principal de înregistrări și autoritățile competente în conformitate cu și în baza altor legi federale care sunt necesare pentru utilizare (de exemplu, documente de numerar, și așa mai departe. P.).
Indiferent dacă organizația utilizează formulare proprii sau unificate, documentul principal trebuie să conțină toate cerințele sale obligatorii:
valoarea unei măsurători naturale sau monetare a unei operațiuni sau a unui eveniment care indică unitățile de măsură;
numele postului persoanei care a efectuat operațiunea și este responsabil de corectitudinea înregistrării sau responsabilitatea pentru corectitudinea înregistrării evenimentului;
semnături ale persoanelor responsabile, cu indicarea numelor și inițialelor acestora sau a altor elemente necesare identificării lor.
Lucrări pe documente organizatorice și administrative conform schemei: redactarea proiectului, aprobarea, finalizarea, vizionarea, semnarea (aprobarea) de către manager, transferarea spre executare către angajații responsabili. Acest lucru este menționat în clauza 3.1.1 a GDLA, aprobată prin ordinul lui Glavarkhiv al URSS din 25 mai 1988, nr. 33.
Ce ordine se referă la ordinele privind personalul și care - la ordinele privind activitatea principală
La ordinele de personal trebuie să fie încredințate ordine prin care se documentează relațiile de muncă - recepție, transfer, relocare, concediere, concediu, călătorie etc.
Cum să vizualizați documentele de personal
Viza include postul unui angajat care văd documentul, semnătura lui, semnătura semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării.
Dacă există comentarii cu privire la document, ele trebuie indicate pe o foaie separată, care este atașată documentului.
Locația exactă a vizei depinde de tipul de document. Pe documentul original, care rămâne în organizație, viza se află în partea de jos a versiunii ultimei pagini (pe un document cu mai multe pagini, aceasta este cifra de afaceri a ultimei foi). Pe o copie a documentului, originalul căruia este trimis unei alte organizații, viza este ștampilată pe partea din față, în partea din stânga jos. În documentele cu mai multe pagini de o importanță deosebită, se permite vizionarea fiecărei coli (de exemplu, contracte, protocoale). În plus, este posibilă plasarea documentelor de viză pe o foaie separată de acord.
În funcție de tipul de document, pot fi incluse diverse variante în viză pentru cunoștințe. De exemplu, în descrierea postului, adăugați fraza: "Am primit o copie în mâinile mele și mă angajez să o păstrez la locul de muncă". În cazul unei situații discutabile, instanța nu va trebui să dovedească faptul că salariatul a primit copia sa.
Legislația nu prevede care funcționari din cadrul organizației vizitează un anumit document și câte vize pot fi pe un singur document. Fiecare organizație stabilește ordinea de observare în mod independent, de exemplu, în Instrucțiunea de evidență a personalului.
În practică, următorii oficiali vizitează de obicei documentele:
șeful unității care a pregătit documentul;
executorul care a pregătit documentul;
șefii departamentelor interesate;
șeful departamentului financiar sau contabil (dacă documentul abordează chestiuni financiare);
Șef adjunct al organizației, responsabil cu această linie de activitate;
șeful organizației, în cazul în care documentul este semnat de adjunctul său;
șef al serviciului juridic sau avocat.
Această listă poate fi ajustată în funcție de structura și nevoile organizației. Șeful ordinului său (într-o formă arbitrară) desemnează persoanele responsabile pentru observarea anumitor documente.
Nina Kovyazina, director adjunct al Departamentului pentru Educație și Resurse Umane al Ministerului Sănătății din Rusia.
Cu respect și dorință pentru o muncă confortabilă, Ekaterina Zaitseva,
expert al sistemului de referință al personalului "Personalul sistemului"
Petiția din partea tuturor ofițerilor de personal din Rusia
Codul Muncii are lacune enervante, ceea ce complică activitatea ofițerilor de personal, deși nimic nu merită eliminat.
Anunțuri privind problemele viitoare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: