Aveți o colecție fuzzy de "sarcini care trebuie făcute", ceea ce te distrage de munca pe care trebuie să o faci? Ați uitat vreodată să îndepliniți sarcini importante? Sau simți că îți îneci datoria? Dacă da, nu ești singur. Acesta este deja un fenomen comun în lumea modernă, că specialiștii în performanță au dezvoltat sisteme care să se ocupe de acest lucru. Una dintre cele mai populare este "Getting Things Done" (GTD). Să vedem cum funcționează acest lucru și cum îl puteți realiza în viața ta.
Cicluri deschise, problema GTD rezolvă problema
În anii 1920, un student postuniversitar din Lituania, Bluma Zeigarnik, stătea într-un restaurant, așa cum mulți absolvenți fac, gândindu-se la ce să scrie în disertația sa de doctorat. Ea a observat că chelnerii știu cum să memoreze ordine complexe. Acest lucru le-a permis să livreze mâncarea corectă la mesele potrivite și să ofere un cont după ce clienții și-au terminat mesele.
Zeigarnik a menționat, de asemenea, că, de îndată ce ordinul a fost finalizat și plătit, el părea să dispară de la apariția chelnerului. Dacă clientul sa întors cu o întrebare despre mâncarea pe care o mânca în restaurant, chelnerii se luptau să-și amintească de ea.
Din acest motiv, Zeigarnik a dezvoltat o teorie: energia mentală ajunge la sarcini incomplete. Odată ce problema este rezolvată, o eliminăm din mintea noastră. Studiile de laborator au confirmat teza lui Zeigarnik. Noțiunea că atenția noastră este redusă la sarcini incomplete a devenit cunoscută ca efectul Zeigarnik.
David Allen, creatorul sistemului GTD, numește aceste sarcini, care ne distrag atenția cu "cicluri deschise". Allen definește ciclurile deschise ca:
Ceva ne atrage atenția, care nu face parte, unde este, așa cum este.
Ciclurile deschise, spune Allen, pot fi elemente ale unei liste de sarcini, dimensiunea "încetării foamei în lume" sau la fel de mică ca "înlocuirea unui ascuțitor pentru un creion electric". Ideea este:
Chiar și cei care nu cunosc "stresul" în mod conștient vor avea întotdeauna o mare relaxare, o mai bună concentrare și o creștere a productivității, atunci când vor învăța mai eficient să controleze "ciclurile deschise" ale vieții lor.
În esență, GTD este un sistem de gestionare a buclă deschisă, astfel încât să vă puteți concentra mai bine pe sarcină. Evident, acest lucru nu vă permite să finalizați toate ciclurile deschise în viața dvs. - la urma urmei, nimeni nu a găsit încă o soluție eficientă la problema foametei din lume. Dar vă dă liniștea că într-un fel aveți de-a face cu toate ciclurile deschise. Și pentru că te face mai productiv, sfârșești să le închizi mai mult.
Când utilizați GTD, fiecare ciclu deschis din viața voastră va avea loc. De fapt, acesta este un cabinet pentru stocarea tuturor ciclurilor deschise. Unele fișiere (sau cicluri deschise) vor fi ascunse de dvs., astfel încât să le puteți reveni mai târziu, la momentul potrivit. Altele vor fi plasate în sertarul de sus, care este întotdeauna deschis și le puteți aborda cât mai curând posibil.
În plus, GTD oferă de asemenea un sistem pentru a decide ce să faceți în continuare. De aceea, în loc să fii distras de gândul "Ce trebuie să fac în continuare?", Întotdeauna știi ce să faci data viitoare.
Sunteți gata să învățați elementele de bază? Atunci să începem.
Pasul 1. Asamblați
Prima etapă a sistemului GTD este de a vă colecta ciclurile deschise. Puteți face acest lucru cu o serie de instrumente cunoscute ca coșuri pentru colecție. Coșurile dvs. pot fi:
Faza de colectare a informațiilor funcționează în conformitate cu trei principii principale:
- Fiecare ciclu deschis trebuie să fie în sistemul dvs. de colectare și din cap.
- Ar trebui să aveți cât mai puține coșuri de colecție posibil.
- Trebuie să le descărcați în mod regulat.
Păstrarea fiecărei buclă deschisă în sistemul dvs. de colectare a datelor este vitală. Nu contează cât de banală sau copleșitoare se pare că sarcina pare a fi în mintea ta, scrie-o jos. În caz contrar, vă distrage atenția. Allen scrie:
De unde știi cât mai mult trebuie să-ți iei în cap? Numai atunci când nu rămâne nimic. Dacă o parte din voi chiar își dă seama că nu aveți toate astea, nu știți exact ce procent ați colectat.
Acum, să ne uităm la cum vă puteți curăța colecțiile de îndată ce le-ați umplut.
Pasul 2: Goliți coșul de reciclare
După cum am observat în introducere, este imposibil să efectuați toate ciclurile deschise. Deci, dacă nu puteți îndeplini toate sarcinile pe care le-ați scris, cum puteți lăsa coșurile goale? Potrivit lui Allen, această parte a procesului TBG "este probabil cea mai importantă îmbunătățire pe care am făcut-o pentru aproape toți oamenii cu care am lucrat". Există mai mulți sub-pași în acest proces.
Pasul 2a: Definiți poziția
Când luați un element dintr-unul din seturile dvs. pentru al procesa, întrebați mai întâi: "Ce este?"
Acest lucru este util în special pentru articolele care provin de la alte persoane, cum ar fi scrisorile. Numai după ce aflați ce înseamnă, puteți decide ce sarcini trebuie să faceți pentru a închide o buclă deschisă sau, în general, trebuie să faceți ceva.
Pasul 2b: Întrebați-vă: "Trebuie să mă descurc?"
Dacă răspundeți la această întrebare "nu", atunci puteți face unul din cele trei lucruri pentru a procesa elementul:
- Pune-l în gunoi.
- Scrie-l ca pe "o zi / poate". (Este ceva care ar trebui să faceți în viitor, dar nu puteți sau nu doriți să faceți acum).
- Introduceți-l ca "link". Nu trebuie să faceți nicio acțiune, dar este posibil să aveți nevoie de aceste informații mai târziu. Este o idee bună să aveți un sistem organizat pentru furnizarea de linkuri.
Dacă răspunsul este "da, în viitor", apoi pentru a procesa elementul, trebuie să configurați un memento automat, de exemplu, un avertisment în calendar, când trebuie să luați măsuri.
Pentru oricare dintre rezultatele de mai sus, ați tratat acest element și acesta poate fi eliminat din sistemul dvs. de colectare.
Notă. Majoritatea articolelor din coșurile de colectare a datelor nu vor depăși acest pas. Acesta este cel mai important pas în procesul GTD, deoarece vă permite să "parcați" ciclurile deschise, mai degrabă decât să vă blocați atenția.
Dacă răspunsul este "da, cât mai curând posibil", puteți trece la pasul 2c.
Pasul 2c: Întrebați-vă: "Ce măsuri trebuie să iau în continuare?"
Ați decis că trebuie să luați măsuri. Acum trebuie să decideți ce fel de acțiune este.
Acțiunea ar trebui să fie următoarea acțiune logică pentru a închide bucla deschisă. Dacă este necesară o singură acțiune, treceți la pasul 2d.
Dacă închiderea unei bucla necesită mai multe sarcini, veți avea nevoie de două lucruri:
- Adăugați un element în lista de proiecte.
- Împărțiți elementul într-un grup de sarcini mai mici, apoi plasați aceste sarcini în colecțiile dvs.
Notă. O listă de proiecte este o listă a oricăror cicluri deschise pentru care sunt necesare mai multe sarcini. Allen recomandă păstrarea listei de proiecte ca modalitate de urmărire a ciclurilor deschise pe care încă lucrați. Odată ce toate subprogramele proiectului au fost finalizate, ele pot fi eliminate din lista proiectelor.
Pasul 2d: Acționați asupra sarcinilor mici
Această etapă este să vă întrebați: "Pot realiza această sarcină într-o singură acțiune, care durează mai puțin de două minute?"
Astfel de sarcini mici pot fi:
- Trimiterea unui e-mail cu o singură propoziție.
- Semnătura scrisorii.
- Imprimați și trimiteți un document scurt.
Dacă răspunsul la această întrebare este "da", continuați și finalizați acțiunea. Dacă nu, continuați cu pasul următor.
Pasul 2e: Delegați acolo unde este posibil
Acum, întrebați-vă: "Trebuie să fac acest lucru sau pot să deleg acest lucru altcuiva?"
Dacă puteți delega o sarcină, faceți-o. Dacă acesta este ceea ce trebuie să faceți, treceți la pasul următor.
Pasul 2f: adăugați-l la următoarea listă de acțiuni sau la calendar
Sarcina dvs. este acum adăugată la unul din cele două locuri:
- Lista dvs. cu următoarele acțiuni. Lista următoarelor acțiuni este, în esență, o listă de sarcini.
- Calendarul tău. Dacă sarcina necesită să faceți ceva la un moment dat sau într-o anumită zi, atunci programați-o în calendar.
Până acum, în acest tutorial, ați văzut următoarea listă de acțiuni și o listă de proiecte. Care sunt aceste liste în practică? Potrivit lui Allen, listele:
unele seturi de mementouri actualizabile care pot fi o listă pe hârtie pentru un notebook sau într-un program de calculator sau chiar foldere cu fișiere care conțin foi separate de hârtie pentru fiecare element.
Pasul 3. Organizarea următoarelor acțiuni.
Dacă aveți mai puțin de 30 de elemente în listă, puteți merge direct la pasul 4.
Dacă totuși (ca majoritatea persoanelor) aveți în mod semnificativ mai mult de 30 de elemente în lista de acțiuni următoare, atunci acesta este un bun indicator că ar trebui să fie mai bine organizat.
Puteți să vă organizați lista în două moduri: după context și după prioritate. Se recomandă să sortați mai întâi lista după context și apoi să organizați fiecare subconvert de context creat prin prioritate.
contextul
Pentru fiecare context potențial, creați o listă suplimentară a următoarelor acțiuni.
Organizarea prin context înseamnă că indiferent de ceea ce faceți, puteți să vă uitați la lista de acțiuni următoare și să vedeți ce trebuie să faceți.
prioritate
Allen oferă îndrumări limitate privind prioritizarea sarcinilor. El recomandă:
Având în vedere [contextul meu, timpul și energia disponibilă, ce-mi va da cea mai mare rentabilitate?
Celălalt sfat este să iei în considerare sarcinile pe care le faci în termenii obiectivelor de viață pe termen lung, mai degrabă decât să cauți în mod constant incendii pentru a le stinge. Acest lucru este similar cu abordarea Matricei Eisenhower. care vă ajută să acordați prioritate în funcție de urgența și importanța acestora.
În plus, ați putea prioritiza lista de sarcini folosind metoda Eat the Frog. care protejează îndeplinirea sarcinii pe care o faceți cel puțin. doriți să faceți mai întâi.
Sau puteți încerca versiunea finală a lui Mark Forster, unde acordați prioritate acelor sarcini pe care le considerați cele mai bune pentru dvs. și, prin urmare, aveți cea mai mare energie pentru ei.
Puteți afla mai multe despre Frog Sow și versiunea finală în pasul 3 al tutorialului Tuts.
Pasul 4: Înțelegeți lucrurile!
Acum că ați creat lista cu următoarele acțiuni și ați organizat o listă după context și prioritate, sunteți gata să începeți să lucrați.
Amintiți-vă că veți avea, de asemenea, sarcini care apar în calendarul dvs., deci acordați-le timp.
Dacă ceva vă distrage sau vă deranjează atenția, scrieți-o și adăugați-o colecțiilor. În acest fel, îl puteți procesa mai târziu.
Ultimul pas al GTD este revizuirea listelor. Trei tipuri de revizuire sunt esențiale:
În timpul examinării săptămânale, trebuie să faceți următoarele:
Asta e tot.
Acesta este sistemul GTD pe scurt. De ce nu încercați să vedeți dacă atenția dvs. și închiderea ciclurilor deschise se îmbunătățesc?
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: