Uneori contabil petrece mai mult timp și efort decât pregătirea și prezentarea raportului, și de a colecta lipsesc din contrapărțile primare. Și toate pentru că angajații companiei uită să aducă documentele necesare la timp. Sfaturi cu privire la modul de a rezolva problema documentelor întârziate și convinge angajații să ia o sursă primară în perioada divizată Elena Volkova, contabil de „Evion“.
Formați o reglementare clară a fluxului de lucru
Prima, cu ce este mai bine să începeți, deci cu o întrebare: și dacă sunt stabilite în companie în termeni generali pentru livrarea de documente? La urma urmei, dacă nu există reguli, atunci nu se poate cere executarea lor.
Pentru a controla termenele de livrare a documentelor primare va contribui la reglarea fluxului de lucru. În acesta, scrieți mecanismul de circulație a documentelor în interiorul companiei și momentul în care fiecare lucrare trebuie trimisă departamentului contabil. De asemenea, este important să desemnați angajați responsabili pentru acest lucru și să pictați cum vor fi transmise documentele.
Cel mai probabil, dezvoltarea reglementărilor va trebui să aibă un timp foarte mare, deoarece este important să țineți cont de toate caracteristicile proceselor de afaceri din compania dvs. Și cu cât este mai mare organizația, cu atât mai multe proceduri trebuie să descrieți. Însă efortul va fi în cele din urmă plătit și vor exista mai puține documente. Încercați să faceți documentul cât mai simplu posibil pentru a înțelege. Ei bine, dacă distribuirea de funcții și responsabilități va fi clară pentru fiecare angajat. La urma urmei, numai atunci muncitorii vor putea să urmeze instrucțiunile.
Și pentru ca angajații să nu uite că regulamentele ar trebui respectate, să stabilească această datorie în descrierea lor de post. În plus, în acest caz, infractorul de timp poate fi tras la răspundere.
Directorul va aproba regulamentele finale prin ordinul său. Înainte de aceasta, este mai bine să o coordonezi cu șefii departamentelor care participă la schimbul de documente. Sfaturile colegilor vă vor ajuta să luați în considerare în instrucțiuni detalii importante suplimentare.
Documentele se pierd, iar angajatul asigură că a dat documentele departamentului de conturi? În cazul transferului de control primar, atunci astfel de dispute vor rămâne în trecut. Prin urmare, este mai bine să se înregistreze că departamentul de contabilitate a primit documentele de la angajații altor departamente. Puteți face acest lucru în jurnalul corespunzător. O altă opțiune este să luați o copie a documentului și să faceți o notă la primirea acestuia.
Încercați să construiți relații cu alte departamente
Înainte de elaborarea regulilor, discutați cu șefii acelor departamente ale căror angajați rețin primăria. Încercați să înțelegeți, din cauza unor eșecuri în fluxul de lucru.
Este un lucru dacă motivul întârzierii constă în faptul că angajații sunt pur și simplu atenți la documente. Apoi încercați să depășiți diferența în interesele profesionale. Explicați colegilor că depunerea în timp util a titlurilor de valoare nu este un capriciu al contabilității. Iar întârzierea documentelor are consecințele: amenzile, penalitățile și problemele fiscale suplimentare.
Dar, uneori, nu este posibil să lucrați cu documente datorită faptului că angajații pur și simplu nu au timp să renunțe la primar. De exemplu, contrapartida poate întârzia documentul. Sau muncitorii sunt prea ocupați. În primul caz, este necesar să se rezolve problema cu furnizorul și să se discute cu acesta schimbul de documente. De regulă, o conversație informală cu conturile contrapartidei și un apel de solidaritate profesională ajută la accelerarea fluxului de valori mobiliare. În plus, procedura de schimb de documente poate fi stabilită în contract. Motivul întârzierii lucrărilor în programul de lucru ocupat al unui coleg? Acceptați un termen acceptabil pentru depunerea documentelor. Mai bine să compromități și să extindeți ușor termenul astfel încât să devină confortabil pentru angajat. Atunci când este clar în prealabil că angajatul nu va fi în măsură să păstreze în termenul stabilit, nu va avea prea mult sens din astfel de reguli.
Includeți în clauza Bonus Provision privind sancțiunile pentru întârziere cu primarul
O altă modalitate care va ajuta disciplina angajații, întârzie întotdeauna cu primarul, această pedeapsă este ruble. Decideți asupra necesității de răspundere pentru hârtia de care aveți nevoie cu managementul.
Pentru a obișnui angajații cu disciplina va ajuta la articolele speciale din Regulamentul privind bonusurile. Compania poate furniza în document o reducere sau chiar neplata unei prime pentru încălcarea termenelor pentru livrarea documentelor.
Directorul a decis să facă o mustrare o mustrare sau o remarcă? Apoi, întocmește o notă, iar din partea angajatului să ia o notă explicativă. Pe baza acestor documente, șeful va elabora o ordonanță pentru acțiuni disciplinare.
Dacă angajatul din cauza problemelor cu primarul nu a primit un bonus, puteți elabora o notă de serviciu adresată directorului. Cererea explicativă și redactarea nu este necesară. La urma urmei, plata unui bonus este un drept, și nu o obligație a angajatorului. Și acest tip de pedeapsă pentru pedepsele disciplinare de la articolul 192 din LC RF nu se aplică.
Mai multe sfaturi
Memo-urile vor ajuta angajații să verifice dacă contrapartea a completat documentele
Valeria Bolshakova, contabilul "Kapkan":
- Uneori, o școală primară intră în departamentul conturilor târziu, datorită faptului că contrapartida scrie documentul cu erori. Apoi hârtia trebuie returnată contabilului contabilului pentru a fi corectată. Se întâmplă că eroarea nu poate fi corectată din prima oară, iar lucrătorul primar migrează de la un departament contabil la altul nu o dată. Apoi, probabilitatea de a pierde hârtie sau de a le obține mai târziu decât timpul necesar va crește.
Aici puteți folosi memorii pentru angajați cu eșantioane de documente completate corect. La urma urmei, atunci când colegii știu cum trebuie să fie emise un act, un conosament și o factură, acestea vor putea să le verifice imediat după primire. Și dacă documentul este un defect, corectați-l imediat în departamentul contabil al furnizorului. Pentru ca notele să funcționeze eficient, nu le încărcați cu termeni și fraze complexe care sunt ușor de înțeles doar de specialiștii în contabilitate. Mai bine oferiți personalului o mostră vizuală de documente cu explicații scurte.
Înregistrați-vă sprijinul regizorului
Valeria Molchanova, contabilul companiei Tekhno Horizont LLC:
- Rezolvarea problemei cu primarul este mai ușoară atunci când directorul companiei ia situația sub controlul său personal. Dacă în compania dvs. problema cu documente este deosebit de acută, întâlnirile regulate de raportare vor constitui o măsură de urgență de ajutor. La întâlnirile cu conducerea, angajații responsabili vor raporta situația cu primarul.
Astfel de activități vor ajuta la disciplina angajaților și le vor învăța să aibă grijă de hârtie mai bine. Directorul general al documentelor închise nu vede nimic teribil? Apoi încercați să-i explicați consecințele acestui lucru.
De exemplu, din cauza pierderii documentelor de închidere de la furnizor, compania poate plăti din surplus impozitul pe profit și TVA. În plus, datorită documentelor întârziate, este adesea necesar să se furnizeze mai multe detalii. De regulă, în companie, compania reduce cuantumul impozitului datorat. Și pe astfel de rapoarte, inspectorii acordă o atenție deosebită și solicită explicații.
Recomanda articolul colegilor:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: