În acest articol vom lua în considerare:
- tipuri de documente organizatorice;
- principalele tipuri de documente ale secretarului;
- diferențele în gestionarea anumitor tipuri de documente.
Diferitele tipuri de documente organizaționale necesită o ordine diferită de lucru cu ei. Pentru a determina care ordine de lucru este necesară într-un anumit caz, este necesar să se facă o distincție clară între tipurile de documente.
Tipurile de documente ale organizației
Există diferite tipuri de documente organizaționale care sunt împărțite în funcție de scopul lor și de apartenența lor la unitățile organizaționale. Astfel, este prezentată diviziunea de bază a documentelor:
- documente organizatorice (lista personalului, descrierea postului etc.);
- administrative (diverse ordine);
- informații-referință (note explicative, certificate, certificate);
- documente personale (cărți de muncă, autobiografii, rezumate);
- documentele planificate (calcule planificate prin număr, salarizare, sarcini legate de personal etc.);
- documente contabile (raportare contabilă și fiscală);
- alte documente.
Citiți pe subiect în jurnalul electronic
Principalele tipuri de documente ale secretarului
Principalele tipuri de documente ale secretarului includ documentele organizaționale, documentele administrative, precum și documentele primite. De regulă, atribuțiile secretarului de șef includ lucrul cu ordinele de conducere. De exemplu, dacă șeful organizației a emis o comandă, secretarul ar trebui să-l aducă la interpret și să urmărească progresul performanței (dacă este necesar).
De asemenea, secretarul ar trebui să proceseze corespondența primită. Prelucrarea include înregistrarea documentelor primite și distribuția în funcție de scopul lor. De asemenea, este necesar să se determine necesitatea de a familiariza managerul și ceilalți angajați cu acest document.
În funcție de circumstanțe, un grup de documente poate să predomine sau să fie nesemnificativ.
Diferențe în întreținerea anumitor tipuri de documente
Diferențele în gestionarea anumitor tipuri de documente depind și de numele lor. De exemplu, ordinele de gestionare trebuie să fie transferate executorilor și apoi monitorizate în cursul implementării lor. De asemenea, este necesar să se raporteze progresul la cap.
Documentele organizaționale, după aprobarea șefului, trebuie transferate angajaților și unităților corespunzătoare. Aceasta se referă la descrierea postului și ordinea de lucru în cadrul organizației. De exemplu, atunci când emiteți o nouă instrucțiune sau un program de personal, secretarul trebuie să creeze numărul necesar de copii și să le distribuie tuturor departamentelor organizației.
În general, lucrul cu tot felul de documente poate fi reprezentat sub forma următorului lanț de acțiuni:
- primirea documentelor primite;
- considerație preliminară;
- înregistrarea documentelor;
- raportați directorului documentele primite;
- luarea deciziilor de către șef;
- trimiterea documentelor pentru executare;
- controlul executării documentelor;
- executarea documentelor;
- formarea documentelor în cauză;
- utilizarea documentelor în activitatea de referință și informare;
- determinarea termenilor de stocare a documentelor (transferul în arhivă, utilizarea ulterioară, distrugerea documentelor).
Gradul de perfecționare a sistemului tehnologic de lucru cu documentele este determinat de viteza de mișcare și execuție a documentelor și de eficacitatea furnizării managementului cu informații documentate. În documentația întreprinderii pot fi identificate trei grupe principale de documente: documentele primite (primite), documentele expediate (trimise), documentele interne. Înregistrarea poate fi efectuată pentru toate grupurile de documente, în special pentru documentele primite. Multe întreprinderi nu țin evidența documentelor interne.
Lucrările privind executarea și controlul executării documentelor se referă la documentele interne, primite și numai, în mod excepțional, la ieșire. Din etapa formării, toate grupurile de documente se supun acelorași operațiuni, cu excepția documentelor primite, care, cu excepții rare, nu sunt transferate în depozitul de arhivă. Pentru a stabili o procedură unificată pentru pregătirea documentelor și organizarea muncii cu aceștia, la întreprindere se elaborează o instrucțiune care conține eșantioane de documente și reguli elaborate corespunzător pentru a lucra cu acestea.
Fișiere atașate
- Descrierea postului de secretar (formular) .doc
- Descrierea postului secretarului șefului (formular) .doc
- Descrierea postului de secretar-referent (form) .doc
Rezervat numai pentru abonați
- Descrierea postului secretarului (eșantion) .doc
- Descrierea postului secretarului de conducere (eșantion) .doc
- Descrierea postului secretarului-referent (eșantion) .doc
Anunțuri privind problemele viitoare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: