A doua etapă este DEFINIȚIA PROBLEMEI. Tu, ca lider al grupului poate demonstra disponibilitatea de a discuta problema, punând întrebări deschise, cum ar fi „Care este opinia tuturor celor prezenți despre problema? Care sunt prioritățile trebuie să fie abordate? „După întâlnire a da definiția lor a problemei, puteți continua să conducă o discuție privind idei și propuneri foarte interesante cu ajutorul stimulentelor. Rețineți idei interesante și repetați-le cu intonarea de întrebări, care ar trebui să vă arate sprijinul.
În mod similar, puteți folosi parafrazarea pentru a clarifica propozițiile prea complexe sau confuze. Acest lucru este deosebit de important dacă există un conflict între participanți. O relatare clară a ceea ce a spus angajatul poate ajuta la depășirea sabotajului sau a ostilității în implementarea ideii.
Dacă acordați atenție comportamentului non-verbal, puteți observa participanții care au "deconectat" de la discuție. În acest moment, puteți relua ce se întâmplă la întâlnire și întrebați disidenții despre părerea lor.
Pe măsură ce se discută problema complexității, crește în mod inevitabil. Apoi este timpul pentru o generalizare, un rezumat intermediar al rezultatelor. Periodic opriți discuția și rezumați ceea ce a fost auzit, utilizați înregistrarea. Generalizarea nu înseamnă aprobarea sau acceptarea unei idei, este doar un fel de marcaj care indică stadiul la care este în discuție discuția și spunând că se poate trece la următorul punct.
La sfârșitul întâlnirii, este util să rezumăm modul în care problema este formulată. Această sinteză trebuie să conțină punctele-cheie ale definirii problemei și personalul poate face adăugări și ajustări după cum este necesar.
Următoarea, a treia etapă a întâlnirii de afaceri - este definirea obiectivelor sale. Puteți trece la această etapă imediat după formularea problemei. Acest lucru se face cel mai adesea sub forma următoarei întrebări adresate audienței: "Am identificat problema și care este scopul nostru principal în rezolvarea ei? Ce vrem să realizăm? "
Uneori, în procesul turbulent de discuție, unii participanți simt că opiniile lor nu sunt auzite. Ei stau în urmă, fără să ia parte la discuție, deși, probabil, este în mintea lor cea mai bună soluție. Este util să verificați dacă fiecare participant este implicat în discuție.
Folosind generalizarea, dați gândurile și faptele o formă mai organizată. Este util să observăm sentimentele individuale sau de grup în legătură cu faptele, mai ales dacă discuția a fost fierbinte și controversată. În rezumat, păstrați legătura cu fiecare membru al grupului. Întrebați despre reacția lor la definirea problemei și despre CV-ul dvs., sugerați adăugarea sau corectarea. Este mai bine să petreceți mai mult timp, astfel încât participanții să fie de acord cu privire la definirea problemei și a obiectivelor. Având o definire clară a problemei și a obiectivelor, este posibilă trecerea la următoarea (a patra) etapă - DEZVOLTARE ALTERNATIVĂ.
Cele mai multe întâlniri de afaceri încep chiar de la această etapă. Managerul oferă rapid definiția problemei și prezintă obiectivele. După aceea, puteți continua să dezvoltați o soluție.
După ce ați petrecut suficient timp în etapele anterioare, veți vedea că participanții la întâlnire sunt mai dispuși să-și împărtășească ideile și sunt implicați activ în discuție.
Puteți folosi din nou tehnici de reluare și ascultare pentru a merge la a patra etapă. De exemplu: "Am identificat problema ca. și am dori să o considerăm o soluție ideală a problemei. Ce oportunități avem pentru a ajunge cât mai aproape de soluția optimă a problemei? "Astfel, vă îndreptați către dezvoltarea alternativelor. Solicitând o întrebare deschisă, cereți participanților să continue discuția. Din nou, puteți aplica tehnici de încurajare, reluare, recunoaștere a sentimentelor, pentru a dezvălui părerile tuturor.
În toate etapele, structurați întâlnirea cu ajutorul recepțiilor de ascultare. Deși îndepliniți în mod clar rolul de lider, părerea dvs. cu privire la rezolvarea problemei este, pentru moment, să păstrați cu dvs.
În fiecare etapă puteți să vă exprimați gândurile. Dar urmăriți-vă îndeaproape colegii. Veți observa că de fiecare dată când vă dezvăluiți ideile, participarea lor se restrânge. Prin urmare, un lider eficient încearcă să reducă participarea la un nivel minim. În a patra etapă, este logic să vă prezentați gândurile. Dar mai întâi lăsați participanții să-și exprime ideile.
Practica convinge că este foarte util să rezumăm rezultatele fiecărei alternative și să le punem pe listă. Dacă acest lucru nu este făcut, unii dintre participanții la întâlnire își vor repeta ideea din nou și din nou până când își vor da seama că au fost observați. Sau angajatul, a cărui idee nu a fost observată, sa deconectat de la participarea ulterioară la întâlnire.
Cea de-a cincea etapă în luarea unei decizii ar trebui să fie luată în considerare pentru dezvoltarea participanților la READINȚA LA ACȚIUNE. A face o întâlnire nu înseamnă să spui tuturor ce ar trebui să facă. Dacă alternativele la posibile acțiuni sunt clare pentru toți, atunci întrebarea care se concentrează este: "Care dintre alternativele pe care le alegem să le punem în aplicare?" O astfel de întrebare va conduce grupul la o decizie comună.
Atunci când se ia decizia, pentru îndeplinirea sarcinilor specifice este necesar să se găsească voluntari sau să se distribuie instrucțiunile. Dacă în timpul întrevederii au fost dezvăluite pe deplin toate oportunitățile participanților, nu este necesar să se dea instrucțiuni - în timpul discuției problema a fost deja împărțită în sarcini ale membrilor grupului de lucru.
În concluzie, vom oferi cele mai generale recomandări privind elaborarea deciziilor privind întâlnirile de afaceri.
Ca lider, dezvoltați o structură rațională pentru discuții. Acordați atenție tuturor celor care au contact vizual sau alte metode de a asculta cu atenție opiniile.
Identificați problema și formulați în mod clar esența ei. Dați ocazia tuturor celor prezenți să vorbească. Marcați sentimentele care au apărut în jurul ideilor cheie. Faceți un CV despre problema și cum să o rezolvați, în timp ce atrageți opinia celor prezenți.
Definiți obiectivele. Pentru a face acest lucru, discutați posibilitatea unei soluții ideale la rezolvarea problemei, chiar dacă aceasta pare imposibilă. Faceți tot posibilul pentru a implica toată lumea în procesul de identificare a problemei și de stabilire a obiectivelor.
Pregătește-te pentru acțiune. Încercați să aveți pe toți o instrucțiune clară asupra acțiunilor sale personale. Asigurați-vă că toți pașii ulteriori sunt clar înțeleși și că toată lumea se va îndrepta către un obiectiv agreat de comun acord. La finalul întâlnirii, rezumați rezultatele.
Finalizarea întâlnirii de afaceri și redactarea protocolului
Întâlnirea poate fi încheiată prin însumarea rezultatelor. De obicei, această concluzie finală este încercată să fie omisă - toată lumea este obosită și grăbită. Dar, după ce ați petrecut puțin timp pe ea, veți avansa foarte mult în realizarea planurilor voastre. În ultima etapă, ideile bune sunt adesea pierdute. O reuniune eficientă ar trebui să aibă consecințe concrete.
Conducând întâlnirea când rezumăm discuția despre o anumită problemă, rezumând cele mai importante prevederi, este util să aflăm din partea celor prezenți dacă toți au înțeles corect. Chiar dacă nu aveți nevoie de consimțământul oficial, la sfârșitul întâlnirii, trebuie să adresați publicului această expresie: "Am fost de acord acum. Faceți toată lumea de acord cu acest lucru? "După aceea, trebuie să vă asigurați că reacția întâlnirii este corectă.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: