Referința istorică este făcută și semnată de șeful arhivei. În organizațiile cu un volum mic de cazuri care se formează în cursul anului, o referință istorică poate fi înlocuită cu o prefață la lista cazurilor de depozitare permanentă.
Informațiile istorice sunt formate din trei secțiuni:
1. istoria fondatorului;
2. istoricul fondului;
3. caracteristicile documentelor fondului.
Prima secțiune este istoria fondatorului, (în ordine cronologică) conține următoarele informații:
1. date, numere și titluri ale documentelor administrative privind constituirea, transformarea și lichidarea organizației;
2. termenele limită pentru organizație;
3. schimbări în numele și activitățile organizației;
4. sarcinile și funcțiile organizației și schimbările lor;
5. Domeniul de activitate al organizației și locul ei în sistemul aparatului de stat și al industriei;
6. Structura organizației și modificările acesteia (cu indicarea datelor).
A doua secțiune, istoricul fondului, conține următoarele informații:
1. numărul de cazuri din fond și termenele limită pentru fond;
2. Compoziția documentelor fondului și termenele limită ale fiecărui grup;
3. momentul primirii fondului în arhivele organizației;
4. gradul de păstrare a documentelor;
5. schimbări în componența și volumul documentelor fondului;
A treia secțiune, caracteristicile documentelor fondului, conține o listă de tipuri de aparatură științifică și de referință la fond.
În a treia secțiune, caracteristicile documentelor fondului, enumerați:
1. principalele tipuri de documente;
2. să indice specificațiile documentației în organizație;
Un certificat imprimat pe antetul organizației în general, 4 exemplare (3 exemplare sunt pentru arhivele de stat și sunt transmise împreună cu o listă de lucrări în ceea ce privește cazurile.
2.1 Sistemul aparatului științific de referință pentru documentele de arhivă
Sistemul de ajutoare pentru a găsi documente de arhivă arhiva - este un set de directoare de arhivă interdependente și complementare privind componența și conținutul documentelor de arhivă create pe baze metodologice comune pentru căutarea documentelor de arhivă și informații de arhivă, în scopul de a utiliza în mod eficient.
Capitolul 3 Clasificarea documentelor de arhivă
Problema clasificării informațiilor documentare arhivistice este problema principală a organizării moderne a spațiului informațional arhivistic. Prin urmare, se lucrează la crearea unui clasificator de industrie pentru informații documentare arhivistice.
Lucrarea de creare a unui dispozitiv științific de referință pentru documentele de arhivă reprezintă un fel de activitate științifică care vizează furnizarea de informații documentare necesare organizațiilor și indivizilor. Informațiile despre documente sunt informații, diverse date conținute într-un document.
În practica de informare, documentele de arhivă, surse primare de informare cu privire la obiectele realității obiective și ale gândirii umane, au fost numite purtători de informații documentare primare.
Diverse rapoarte despre documente, constând din descrieri, coduri și coduri speciale, numite informațiile cu privire la informațiile sau informațiile despre document secundar.
directoarele care conțin informații arhivate documente secundare, precum și documentele ca atare, care transportă informația de documente primare, în total face mediul de informații de arhivă.
Toate manualele de arhivare care descriu informațiile documentului sunt împărțite în obligații și suplimentare.
În toate arhivele de stat există agende obligatorii. Acestea includ cataloage de arhivă și arhivă, recenzii de documente și alte cărți de referință arhivă.
Principiile construirii sistemului ANS. Principiile principale ale construirii sistemului ANS sunt:
1) interdependența și complementaritatea informațiilor din diferite cărți de referință care descriu informațiile documentare retrospective inițiale la diferite niveluri;
2) nereprodutabilitatea și nereplicarea informațiilor diferitelor tipuri de directoare;
3) continuitatea arhivelor departamentale, statale și municipale ale ANS.
Două principii ar trebui respectate pentru a face căutarea mai eficientă și pentru a evita eforturile arhivistului de a duplica informații.
În cazul în care descrierea și catalogarea fondului efectuate în conformitate cu principiul de interconectare și a informațiilor privind interoperabilitatea, cercetătorul, care au familiarizat cu lista fondului și a fost externat din ea pe tema numărului interes de unități de stocare, apoi se referă la secțiunea de catalog corespunzătoare pentru mai multe căutare în profunzime. În catalog este nu numai numele unităților de stocare, dar, de asemenea, titlurile de documente și mai multe detalii cu referire la foile de o unitate de stocare în care informațiile pot fi găsite.
Al treilea principiu este foarte important pentru organizarea lucrărilor de căutare. Aceasta înseamnă că se aplică cerințe uniforme și metode comune pentru crearea tuturor tipurilor de directoare din arhivele departamentale, de stat și municipale. Astfel, înregistrările cazurilor sunt compilate în activitatea oficială a instituțiilor aflate sub controlul arhivei departamentale. Rezumatul înregistrărilor (secțiunile anuale) ale stocurilor de depozitare permanentă a unei arhive departamentale este aprobat în mod necesar de către EPC al arhivei de stat și depozitat în arhiva statului ca și copii de control înainte de transferul cazurilor pentru depozitare permanentă. Același control trebuie efectuat pentru compunerea dosarelor departamentale și a altor cărți de referință. Toate elementele descrierii, toate elementele auxiliare ale aparatului de referință pentru inventar, trebuie să fie strict conforme cu regulile de bază ale lucrărilor arhivelor departamentale și de stat.
Structura sistemului ANS. Sistemul ANS este o unitate structurală pentru niveluri verticale și orizontale. Nivelul orizontal al sistemului se bazează pe diferența funcțională dintre directoare. Conform funcțiilor, directoarele sistemului ANS sunt împărțite în:
1. privind registrele contabile;
2. manuale privind dezvăluirea conținutului documentelor (sisteme de recuperare a informațiilor).
Nivelul vertical al sistemului se bazează pe ierarhia claselor de directoare către următoarele seturi de documente de arhivă:
1. AF al Federației Ruse în ansamblu;
5. Un caz sau un document separat.
În conformitate cu această diviziune, se pot numi cele mai comune directoare și complexe de referință pentru documentele de arhivă.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: