- Romanin V.V. | | Șeful Departamentului de Audit al HR al companiei de consultanță "Profitul Omului"
gestionarea corectă a documentației personalului care permite unui întreprinzător individual pe de o parte are competența legală de a construi o relație cu angajații săi, iar pe de altă parte - pentru a evita potențialele riscuri care apar în procesul de soluționare a conflictelor de muncă cu ei. În plus, documentele de personal sunt de multe ori obiectul unui control intens de către autoritățile de reglementare, care includ nu numai Inspectoratul Muncii, dar Ministerul de Interne, Fondul de pensii, etc. Unele dintre aceste documente pot fi solicitate în cursul unui audit fiscal :. Acestea sunt documentele contabile primare , care ar trebui să confirme performanța operațiunilor de afaceri asociate cu implementarea activităților antreprenoriale. De aceea, am descris în detaliu modul în care trebuie să efectuați fluxul de lucru al personalului pentru a vă proteja de pretențiile statului.
După ce antreprenorii individuali-angajatori sunt asociați în relațiile de muncă cu organizațiile, întreprinzătorii au obligația de a efectua integral documentația de personal (de a compune reglementări locale, de a înregistra registrele de lucru pentru angajați etc.).
Desigur, îndeplinirea noilor cerințe ale Codului Muncii din Federația Rusă (în continuare - RF RF) și actele normative adoptate în conformitate cu acesta (care vor fi discutate mai jos) vor necesita timp suplimentar și atenție din partea întreprinzătorului. Cu toate acestea, starea de lucruri care sa dezvoltat după adoptarea amendamentelor la el este în mare parte benefică. În primul rând, el poate construi din punct de vedere juridic relații cu personalul. În al doilea rând, antreprenorul minimizează riscurile conflictelor de muncă. În al treilea rând, documentele de personal sunt de interes pentru diverse organisme de inspecție (inspectoratul de muncă, Ministerul Afacerilor Interne, colectori de impozite). Prin urmare, este necesar să le conduceți în mod corect.
Lista obligatorie
Compoziția completă a documentației de personal, care ar trebui să fie disponibilă pentru întreprinzătorul individual, este dificil de determinat. Ca și în cazul în care angajatorul este o persoană juridică, lista finală a documentelor de personal depinde de mai mulți factori: sfera de activitate, terenul, condițiile de muncă și chiar dorința angajatorului însuși.
Documentele care trebuie să fie în mod necesar în posesia unui antreprenor includ:
- Reguli de reglementare a muncii interne.
- Contracte de muncă cu angajați.
- Programul personalului.
- Comenzi pentru principalele activități.
- Comenzi pentru personal.
- Cardurile personale ale angajaților.
- Program de sărbători.
- Foaia de timp.
- Cărți de muncă ale muncitorilor.
- Regulamentul privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților.
- Instrucțiuni pentru protecția muncii.
- Cartea de înregistrare a mișcării cărților de muncă și a inserțiilor acestora.
- Cartea contului de eliberare a formularelor de cărți de muncă.
- Jurnalul de contabilitate pentru trecerea de briefing privind protecția muncii.
- Jurnal de înregistrare a comenzilor.
- Jurnalul de înregistrare a certificatelor emise angajaților.
Dar această listă nu este exhaustivă, deoarece, în procesul de stabilire a unui raport de muncă, angajatorul-angajator poate avea obligația de a executa alte documente, de exemplu un certificat de asigurare de pensie de stat pentru angajatul care intră în muncă pentru prima dată.
Menținerea unui număr de documente de personal poate deveni obligatorie pentru întreprinzători. Aceste documente includ:
- Descrierea posturilor angajaților (în cazul în care un antreprenor individual a preferat, din anumite motive, să nu precizeze în mod clar obligațiile angajatului în contractul de muncă, însă a făcut referire la respectiva funcție).
- Acorduri privind răspunderea colectivă sau individuală integrală a angajaților (în cazul în care angajatorul utilizează angajați care sunt responsabili în mod material).
- Programarea schimburilor de lucrători (în cazul în care lucrarea are un caracter schimbabil).
- Lista posturilor angajaților cu o zi de lucru nestandardizată (dacă ziua lucrătoare a angajaților angajatorului nu este standardizată).
- Dispoziții privind bonusurile (când remunerația salariaților pentru muncă se formează nu numai din salarii, ci și din prime).
- Regulamente privind protecția secretelor comerciale (atunci când un contract de muncă specifică obligația unui angajat de a stoca un secret comercial).
înregistrare
Antreprenorii pot face documente de personal atât în conformitate cu formularele (unificate) stabilite, cât și într-o formă arbitrară, în funcție de relațiile specifice pe care aceste valori mobiliare le reglementează.
Lista completă a documentelor incluse în UTRA
Recepțiile, transferurile, concediile, călătoriile de afaceri, stimulentele materiale, concedierile din punct de vedere al contabilității sunt tranzacții economice. Ca rezultat al lor contabil comision efectuează plățile corespunzătoare, și costul acesteia, el este obligat să justifice, pe baza documentelor acceptate în scopuri contabile. Și aceste documente, în original, la rândul lor, acceptate pentru înregistrare numai în cazul în care întocmite în forma conținută în albume de forme de inregistrari primare aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse, în coordonare cu Ministerul Finanțelor și Ministerul Dezvoltării Economice unificate.
A face o comandă în orice formă, antreprenorul nu încalcă legislația muncii și a drepturilor lucrătorilor în cazul în care documentul va avea toate detaliile necesare, instrucțiunile sunt formulate în mod corect și complet, iar angajatul în timp util va fi familiarizat cu comanda (comanda). Cu toate acestea, va exista o încălcare gravă a regulilor de înregistrare a veniturilor și cheltuielilor și a elementelor impozabile. Și pentru a evita problemele cu inspecția fiscală, este mai bine să folosiți o formă unificată decât să vă inventați propria dvs.
Singura problemă cu care se confruntă (și se va confrunta) întreprinzătorii individuali, care au decis să utilizeze formularele unificate pentru prelucrarea documentației personale, este după cum urmează. Toate formele unificate sunt dezvoltate pentru organizații, adică au "numele organizației" necesare, dar niciuna nu are cerințele "Numele organizației sau antreprenor individual" sau există doar "Numele antreprenorului individual". Cu toate acestea, un antreprenor poate rafina cu ușurință aceste forme "pentru el însuși".
1. Când efectuați modificări, nu ștergeți rechizitele "natale" ale formularului care a fost luat ca bază (inclusiv codul, numărul de formular, numele documentului).
În acest caz, partea antetului fiecărui formular unificat utilizat de antreprenor va arăta astfel:
2. Faceți modificări comenzii corespunzătoare.
O comandă de eșantionare este dată în exemplul 1.
Rețineți că, în pofida numărului lor, formele unificate de documente nu acoperă pe deplin documentația a numeroase situații de personal. Multe momente importante și destul de tipice care apar în procesul de documentare a relațiilor de muncă nu au fost reflectate în USPUD. Prin urmare, în cazul în care este necesar să se emită un ordin și o formă unitară pentru el acolo, ordinul este emis în obicei, „textul“, sub forma regulilor de alt sistem de documentare unificat - un sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă (USORD) 2. Normele de elaborare a ordinelor USORD și USPUD, precum și înregistrarea tuturor celorlalte documente necesare în domeniul documentelor de personal va fi descris în următoarele aspecte ale revistei.
Responsabilitatea pentru întreținerea și siguranța documentației de personal
Experiența noastră arată că unii antreprenori subestimează importanța respectării standardelor de drept al muncii și a cerințelor pentru gestionarea fluxului de lucru. Între timp, trebuie remarcat faptul că a fost stabilită responsabilitatea pentru documentarea incorectă a relațiilor de muncă. Astfel, cei responsabili pentru încălcarea legislației muncii, inclusiv gestionarea documentelor de personal poate fi supus materialul, disciplinar, precum și civile, administrative și chiar răspunderea penală (art. 419 din LC RF).
Este inacceptabil ca lipsa documentelor de personal, care reflectă activitatea și care să confirme vechimea angajaților pentru pensia și gestionarea acesteia cu încălcarea cerințelor Codului muncii, regulamentele privind păstrarea cărților de muncă și alte legi și reglementări. Lipsa documentelor de personal obligatorii, prezența care sunt comandate direct la Codul Muncii se aplică în cazurile de încălcare a legislației muncii. Aceasta este, în cazul în care antreprenorul, de exemplu, nu încheie contracte de muncă cu angajații sau înregistrări de conducere de muncă, atunci acesta poate fi amendat până la 5000 de ruble. sau activitățile sale pot fi suspendate timp de până la nouăzeci de zile (articolul 5.27 din Codul cu privire la contravențiile administrative ale Federației Ruse).
În unele cazuri, greșelile făcute în proiectarea documentației personalului calificat poate fi, de asemenea, autoritățile de supraveghere și judiciare ca o încălcare a drepturilor lucrătorilor. Pentru acest om de afaceri va fi angajată ca responsabilitatea administrativă a articolului menționat, precum și la răspundere - în cazul în care ca urmare a unor erori comise de acestea (de exemplu, care intră în registrul de lucru incorecte sau neconforme cu legile formularea motivele concedierii), angajatul a pierdut capacitatea sa de la muncă, au un loc de muncă nou.
În cele din urmă, cei responsabili pentru încălcarea normelor privind primirea, prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal care fac obiectul răspunderea disciplinară și materială în modul prevăzut de Codul Muncii și alte legi federale, și, de asemenea, implicat în răspundere civilă, administrativă și penală în procedura stabilită de legile federale (articolul 90 din LC RF).
Corectitudinea documentației de personal, precum și respectarea legislației muncii și a altor acte normative ce conțin norme ale dreptului muncii, controlate de Arhiva de Stat a Federației Ruse și Rostrud-inspecție, care trebuie să dețină inspecții periodice programate și neprogramate. Putem spune cu încredere că, în legătură cu a spus de la bun început, astfel cum a fost modificat, introdus în Codul Muncii, în timpul apropiat pentru a verifica în mod frecvent cu vizite la întreprinderi.
Deci, să rezumăm rezultatele preliminare:
sistem unificat de documentare - un set de formulare standardizate interconectate de documente care furnizează o prezentare documentată a datelor în anumite activități, mijloacele de conduita lor, materiale normative și metodologice pentru dezvoltarea și utilizarea lor. Du-te înapoi
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: