ELMA: Managementul contractelor este conceput pentru a funcționa eficient și confortabil cu contracte pe tot parcursul ciclului lor de viață. Procesele automatizate de creare, reconciliere, contabilizare și recuperare a documentelor scurtează timpul de lucru cu contracte de mai multe ori.
Toate contractele din organizație pot fi împărțite în două fluxuri. Acestea sunt contracte primite, adică contracte de la contrapartide externe pentru furnizarea de servicii sau bunuri, iar contractele de ieșire sunt contractele prin care societatea livrează bunuri sau servicii.
Fiecare dintre aceste tipuri este tratat diferit, diferite scenarii sunt furnizate pentru ei în sistem.
Lucrând cu contracte de ieșire, sistemul permite rezolvarea problemei închiderii documentelor și etapelor acestora. Atunci când lucrați cu contracte primite - asigură executarea în timp util a sarcinilor contractuale și controlul acestora.
Gestionarea contractelor de ieșire
Principala problemă cu lucrul cu contractele de ieșire este controlul execuției acestora. Dificultatea constă în faptul că închiderea contractului nu se obține întotdeauna din cauza lipsei documentelor de închidere. Faptul de a încheia contractul este disponibilitatea actelor sale.
Sistemul ELMA rezolvă aceste probleme, și anume: reamintește existența sau absența actelor (etape) și notifică termenele, asigurând astfel controlul asupra îndeplinirii tuturor obligațiilor de închidere a documentului de ieșire.
Crearea și crearea unui pachet
Crearea și crearea unui pachet
De regulă, contractele de ieșire nu se formează unul câte unul, ci prin pachete.
Crearea de pachete în sistemul ELMA este foarte simplă. Dacă există contracte rapide pe mâini, trebuie doar să le încărcați în sistem, altfel - pachetul trebuie generat automat. Pentru a face acest lucru, utilizatorul este obligat să precizeze în câmpurile de formular datele care trebuie înlocuite în document, iar sistemul propriu-zis va genera un set complet de documente pe baza șablonului pe baza lor.
Documentul poate fi convenit prin apăsarea butonului "Agred". În caz de eșec, documentul de ieșire poate fi editat rapid. Este mai convenabil să adăugați o nouă versiune și să efectuați corecții în modul de editare sau să atașați note la punctele contractuale. De asemenea, puteți să salvați proiectul de contract, să reparați documentul și să atașați o nouă versiune.
Această abordare vă va permite să navigați rapid prin toate modificările și să accelerați procedura de reconciliere.
Înregistrarea și semnarea unui contract de plecare
Înregistrarea și semnarea unui contract de plecare
Înainte de a trimite un contract semnat, trebuie să îl înregistrați. Setările flexibile ale sistemului vă permit să înregistrați un document în funcție de ce norme de lucru cu contracte există în cadrul companiei.
După trimiterea contractului de plecare înregistrat la contrapartidă, el trebuie să se întoarcă deja semnat. Versiunea pe hârtie a contractului este scanată și introdusă în sistem. Aceasta va fi ultima versiune oficială a tratatului, care nu mai este supusă schimbării.
Lucrul cu pașii
Sistemul ELMA monitorizează termenele și contractele neîncheiate, prin urmare, părțile interesate vor fi întotdeauna conștiente de progresul lucrărilor cu contracte.
ELMA: Gestiunea contractelor are un număr de instrumente deja pregătite pentru controlul contractelor primite. Sistemul vă permite să marcați contractele închise prin apăsarea unui singur buton.
Pentru a controla copii pe hârtie, termenele de finalizare, actele privind contractele primite, au fost create registre. Este deosebit de important registrul contractelor futures, care conține întreaga listă de contracte cu termene limită expirate. Datorită unui astfel de registru, închiderea documentelor are loc la timp, ceea ce are un efect pozitiv asupra relației cu contrapartidele.
Configurarea lucrărilor cu contracte prin procese de afaceri
Pentru comoditatea muncii cu contracte este convenabil să folosiți procesele de afaceri. În cadrul ELMA Designer cu ajutorul aplicației ELMA: Business Process Management activă, puteți găsi două procese de afaceri de referință: "Contract de intrare" și "Contract de ieșire". Acestea sunt exemple bune pentru crearea propriilor procese de afaceri, adaptate pentru a lucra într-o anumită organizație
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: