Cum puteți crea o agendă eficientă pentru întâlniri

Cum se creează o agendă eficientă pentru reuniuni. Există mai multe site-uri web și posturi care au informații despre modul de stabilire a unei agende pentru întâlnire. Cu toate acestea, deoarece numeroasele întâlniri pot fi utilizate rapid într-un program de lucru aglomerat, asigurarea că întâlnirile gestionate la timp și atingerea tuturor subiectelor necesare sunt o sarcină critică. Studiul sugerează acest lucru.







Ce se întâlnește data planificată? Sunt de acord cu data și locația întâlnirii. Alocați o dată destul de bine în avans pentru a vă asigura că participanții pot programa o întâlnire și pot planifica în consecință. De asemenea, doriți să sfătuiți purtătorii în avans să pregătiți prezentarea. Odată ce atribuiți o dată, respectați-o. Dacă modificați data, scopul reuniunii va pierde bonitatea.

Care este timpul de începere și de încheiere planificat pentru întâlnire? Timpul de începere stabilit și ora de sfârșit, și stick la el! Urmăriți cu atenție și monitorizați fluxul întâlnirii. Am participat la întâlniri de 30 de minute care au ajuns în programul de lucru. Am participat, de asemenea, la sesiuni de 4 ore pe care nimic nu a fost atins. Amintiți-vă că participanții au îndatoriri în afara întâlnirii, așa că, dacă planificați, timpul pentru a încheia acest lucru.







Care sunt elementele dvs. de ordine de zi pentru această întâlnire? Definiți detaliile agendei dvs. în avans. Fiți introduși de la purtători, colegii, membrii echipei și participanții la întâlniri. Ordinea de zi începe de multe ori la început, analizând notele de la întâlnirile anterioare. Programați o listă de articole care urmează să fie acoperite și sperați să eliminați elementele care pot fi abordate în afara întâlnirii sau care au o relevanță redusă pentru întregul grup. În plus, dacă întâlnirea dvs. are o discuție sau "brainstorming", planificați-o pe agenda dvs. Brainstorming-ul poate fi consumator de timp și nu doriți să pierdeți punctele critice, deoarece sesiunea de discuții a funcționat prea mult timp.

Cât timp va fi alocat fiecărui articol de pe ordinea de zi? Acesta este un alt punct critic. Dacă întâlnirea este programată să dureze o oră, trebuie să se termine într-o oră. Elementele agendei trebuie să fie fixate, iar aceste limite trebuie aplicate. Din când în când, poate fi necesar să se prelungească intervalul de timp predefinit. Totuși, aceasta ar trebui să fie o excepție, nu o regulă. Din nou, veți fi surprins de cât de multe pot fi stoarse în câteva minute când se impune limita de timp.

Distribuiți agenda în avans! Trimiteți agenda dvs. și cereți participanților să o revizuiască înainte de întâlnire. Acest lucru le va permite să pregătească câteva gânduri pentru elementele de pe ordinea de zi. Participanții pot marca, de asemenea, gânduri cu puncte de discuție și vor fi de acord cu cine reprezintă ceea ce. Agendele tipărite permit, de asemenea, participanților să se considere responsabili înainte de timpul de întâlnire, ceea ce garantează performanța.







Trimiteți-le prietenilor: