Ce este managementul evenimentelor, agent de publicitate școlară

Unde începe evenimentul?

Motivele pentru astfel de evenimente pot fi foarte diferite. În funcție de scopul și natura, se pot distinge următoarele tipuri de acțiuni: concursuri; seminarii, cursuri de perfecționare; fund-raiser (fund-raisers) - activități de strângere de fonduri în diverse scopuri; întâlniri, întâlniri, aniversări; evenimente speciale; ceremonii, felicitări, deschideri, sărbători; evenimente sportive; spectacole muzicale și concerte; festivități de masă. Principalul lucru este să folosiți corect fiecare ocazie și să organizați o vacanță cu un beneficiu maxim.

Gestionarea chiar și a măsurilor cele mai modeste în domeniul de aplicare necesită efort și costuri considerabile, atît intelectuale, cît și materiale. Pentru o pregătire eficientă, trebuie să înțelegeți în mod clar obiectivele, obiectivele și rezonanța publică dorită. După ce răspundeți la aceste întrebări, puteți începe gestionarea reală a evenimentului. Când planificați, trebuie să vă gândiți la următoarele poziții cheie:

buget
În primul rând, aflați cât costă. De exemplu, pentru un eveniment corporate de înaltă calitate pentru 100 de persoane, cheltuielile sunt planificate în intervalul de 15-20 mii dolari. Un eveniment public la scară largă - de exemplu, concertul lui Paul McCartney de la Moscova - este un nivel complet diferit de gestionare a evenimentelor. Apoi, există evenimente organizatorice suplimentare: petreceri pre-petrecute, petreceri, interviuri de presă, conferințe de presă, emisiuni TV, prânzuri de presă, bufete VIP etc. În consecință, costul unor astfel de măsuri grandioase poate ajunge astronomic, în comparație cu dimensiunile convenționale.

program
Nu mai puțin clar decât problema banilor, trebuie să rezolvați problema cu momentul evenimentului însuși și a tuturor etapelor de pregătire a acestuia.

Staffing
Câți oameni vor trebui să organizeze o vacanță? Câți artiști profesioniști, directori, experți în sunet și lumină, personalul promoțional vor lucra la eveniment? Cine va fi responsabil pentru livrarea de echipamente, pregătirea site-ului, negocierea cu contractorii? De asemenea, este necesar să răspundem la aceste întrebări înainte de intrarea în vigoare a mecanismului de pregătire.

sponsorizare
În aceeași etapă, este de dorit să se determine dacă este necesar să se sponsorizeze sponsorii și cât de mult pot fi reciproc avantajoase. Găsirea, convingerea, atragerea de sponsori vrednici nu este ușoară și foarte responsabilă.

Comunicarea și conștientizarea publicului
Trebuie amintit întotdeauna că una dintre cele mai importante sarcini ale managementului evenimentelor este obținerea rezonanței publice necesare. Prin urmare, planificați acțiunea, trebuie să reprezentați cu exactitate, de la cine, în ce volume și ce fel de răspuns la eveniment doriți să primiți.

Însuși sau agenția?

Cu această întrebare, într-un fel sau altul întâlniți orice manager de brand novice sau director de marketing. Oamenii care sunt mai experimentați preferă să aibă încredere în afaceri pentru profesioniști. Motivul este clar: o agenție de comunicare specializată va salva multe probleme, preluând întreaga povară a preocupărilor organizaționale.

Acționând "pe știință", specialiștii vor dezvolta mai întâi un concept general, adică încercând să răspundă la întrebările tradiționale "pentru cine o facem?", "De ce facem asta?" și "de ce facem asta?" și apelând la potențialul creativ, ele vor oferi o idee luminată, exprimând maxim esența și individualitatea evenimentului viitor.

Apoi, urmați eforturile pentru a selecta spațiul și echipamentul necesar (întrebarea este atât de creativă, deci comercială). Un moment foarte important și important este transformarea ideii într-un scenariu gata. Specialiștii Agenției vor găsi timp și organizarea negocierilor cu contractori, și pentru a căuta prezentatori profesionale și designeri de sunet, și zeci de alte detalii importante, care sunt atât de ușor să-și piardă din vedere în agitația pre-vacanță.

Ei și noi

Chiar și în Occident, managementul evenimentului este încă un tip de afacere relativ nou, este în puterea a douăzeci de ani. Și antreprenorii ruși au atras atenția asupra managementului evenimentelor doar la mijlocul anilor 90, când economia de piață internă a început să se înnobileze, trecând etapa "capitalismului sălbatic".

Acum, în țara noastră, managementul evenimentului este unul dintre cele mai dinamice instrumente de dezvoltare a activității agențiilor BTL pe piața comunicațiilor. Numărul agențiilor care oferă servicii de gestionare a evenimentelor este în continuă creștere, iar evenimentele de masă însuși încep să devină treptat un stil european, nu numai în capitală, ci și în marile centre regionale. Cu toate acestea, la organizarea oricărui eveniment, este necesar să se țină cont de particularitățile mentalității rusești: dacă sărbătoarea este un munte, dacă sărbătoarea este până dimineața. Această "lățime a sufletului rusesc" uneori creează dificultăți organizatorice suplimentare, dar nu afectează starea generală a afacerilor.

Ca și în întreaga industrie PR, managementul evenimentului în țara noastră are mari perspective. Cu toate acestea, este prematur să se spună că piața de gestionare a evenimentelor este în cele din urmă formată. Prezența unor mici prețuri de dumping în detrimentul calității firmelor se datorează faptului că încă nu toate societățile comerciale au format o cultură a managementului evenimentelor. Mulți oameni își amintesc sărbătorirea Anului Nou sau aniversarea societății în câteva săptămâni, fără să suspecteze că costurile unor astfel de evenimente ar trebui să fie clarificate ca o linie separată în bugetul pentru anul viitor. Și numai atunci când se schimbă atitudinea față de managementul event, va fi posibil să se constate că în Rusia a ajuns la nivelul european.

Cazul maestrului este frică

În opinia Svetlana Tsygareva, director general al agenției de comunicare Connecta, profesioniștii PR de astăzi disting mai multe domenii ale managementului evenimentelor. Prima este organizarea de evenimente corporatiste menite să consolideze spiritul de echipă. Acțiunile de masă mari, crearea ocaziilor de informare a participanților și formarea acestora, reprezintă o altă direcție mai complexă de gestionare a evenimentelor.

Dar în fiecare caz - și când vine vorba de pregătirea unei petreceri corporative și organizarea unui eveniment de masă - profesioniștii vin în primul rând din sarcina de comunicare cu care se confruntă. O viziune precisă a scopului ajută la alegerea dintr-un set bogat de instrumente, tocmai acele forme care sunt potrivite în acest caz particular. De exemplu, nu cu mult timp în urmă, unul dintre clienți, o companie farmaceutică bine cunoscută, a instruit agenția de știri Connecta să se pregătească pentru celebrarea aniversării sale de 5 ani. Astfel de festivități reprezintă, în primul rând, o mare oportunitate de a întări spiritul corporativ, pentru a le reaminti tuturor angajaților companiei că sunt o singură echipă. Și nu doar pentru a reaminti, ci și pentru a ajuta în practică să simțiți ce este umărul unui tovarăș, cât de interesant și interesant de a rezolva problemele comune. Prin urmare, forma optimă pentru vacanță a fost aleasă ca o ieșire colectivă la clubul de țară. Un excelent instrument de comunicare releu de sport din oțel și concursuri de echipă, și un punct culminant al sărbătorii - oferit tuturor posibilitatea de a vedea orașul nostru, cu o vedere panoramică dintr-un balon. Un alt client, o altă companie farmaceutică, a fost interesat să stabilească un contact direct cu reprezentanții mass-media, să se familiarizeze și să comunice cu jurnaliștii care au abordat tematica medicinei și un stil de viață sănătos. Așa sa născut și a intrat în practică ideea unui turneu de bowling, la care a expus echipa sa și compania clientului.

Desigur, pentru pregătirea calitativă a acțiunii, este nevoie de timp - aproximativ o lună. În cazul în care, pe lângă organizarea directă a evenimentului, este vorba despre atragerea de investiții, organizarea de sponsorizări (fără care rareori are loc un mare eveniment de masă), termenii sunt extinși, uneori poate dura până la 3-4 luni.

Eveniment intern

Există opinia că organizarea de evenimente corporative interne (de cele mai multe sărbători de Anul Nou sau de zile de la naștere) în ceea ce privește dimensiunea și costul eforturilor globale în agențiile specializate ar trebui să rang mai mic decât organizarea externă a show în masă. Cu toate acestea, în funcție de politica internă și suma de bani client, eveniment-companie este în curs de dezvoltare un program special pentru client, sau pentru a oferi scenariu tipic „conducte“ festival. Această din urmă opțiune este bine că alegerea locației evenimentului, designul scenei și seturi, angajarea de contractori, și actori principali BTL-compania se bucură de dovedit deja conexiuni (nu mai vorbim de lipsa costurilor de dezvoltare și punerea în aplicare a script-ul original). Apropo, pune pe fluxul de o petrecere de corporație nu este rău pentru client. La urma urmei, majoritatea clienților de astfel de evenimente nu reprezintă în mod clar ceea ce doresc, iar în acest caz alegerea din lista conceptelor generale de vacanță se poate dovedi a fi cea mai bună opțiune de cooperare.

Dar apetitul, după cum știți, vine cu mâncarea. Și dacă în etapa a companiei preferă să comande evenimente corporate, pentru a se exprima, de a se angaja mai multe contacte utile și de a atrage colegii, apoi a câștigat o anumită reputație, ei încep să fie comandate în PR-agențiile de spectacol masiv.

Firmele mari, care au o istorie proprie pe piață, preferă un serviciu constant către o anumită agenție. De regulă, prin această formă de cooperare, evenimentele la scară largă sunt oferite "la cheie", iar volumul, conceptul și bugetul fiecărui eveniment sunt prevăzute în planul anual de marketing al companiei. Aici putem vorbi despre orice: de la sărbătoarea anuală "MK" până la deschiderea unui nou restaurant "McDonald's" în zona de dormit.

Sfaturi profesionale

Pentru a sărbători vacanța cu succes și pentru a-ți atinge obiectivele, trebuie să ții minte poruncile de bază ale managerului evenimentului:

1. Începeți planificarea și pregătirea evenimentului în avans.
2. Întotdeauna începeți mici. Nu luați mai mult decât ceea ce puteți face.
3. Implicați sponsorizarea.
4. Determinați în prealabil ce vehicule vor fi utilizate. Aflați cât de mult vă va costa.
5. Pregătiți mici cadouri pentru toți participanții.
6. Când organizați o masă de tip bufet, stabiliți ce și cine vreți să oferiți. Află cine ți-ar oferi tot ce ai nevoie.
7. Nu uita de toaletele.
8. Aflați dacă aveți nevoie de permisiunea pentru eveniment.

În concluzie, aș dori să spun că evenimentul de orice grad de complexitate necesită profesionalism, flexibilitate în luarea deciziilor, capacitatea de a anticipa și de a anticipa neprevăzute și rapid se orienta la noile condiții. Cine o face mai bine, se transformă în lideri de afaceri.

Trimiteți-le prietenilor: