În ce scopuri poate o întreprindere să arhiveze toată corespondența în corespondența corporativă?
Monitorizarea acțiunilor angajaților
Cea mai populară funcție de arhivare a corespondenței. Având acces la copii ale întregii corespondențe a subordonaților, managerul poate, în orice moment, să restabilească istoria corespondenței cu clientul și să se asigure în ce măsură responsabilul își îndeplinește îndatoririle de serviciu. A fost un răspuns la scrisoarea clientului? A fost promptul de răspuns (copiile păstrează data și ora originale ale mesajului)? E-mailul angajatului a fost esențial și exhaustiv? În cele din urmă, el a fost simplu elementar cu contractantul / clientul?
O caracteristică deosebit de utilă de Shadow Copy este imposibilitatea de a afecta în sine angajatului care e-mailuri vor fi arhivate, și ce nu - totul este copiat, indiferent de dorințele sau acțiunile sale. Asta este, el poate elimina un mesaj de „inconfortabil“ în căsuța poștală și goliți coșul și chiar reformata hard disk-ul computerului, dar mesajul în arhivă va rămâne intactă.
Puteți monitoriza corespondența corporativă a angajaților fie personal, fie de către conducător, fie de către specialistul în securitate al companiei (dacă există) sau de către orice altă persoană responsabilă, după caz.
Posibilitatea de a restabili corespondența
Dacă accesul la poștă este prin protocolul POP3 și mesajele sunt stocate pe computerele utilizatorilor, este foarte probabil ca toată corespondența să se piardă dacă hard disk-ul nu reușește sau dacă virusul este infectat. În acest caz, recuperarea din arhivă va asigura reluarea rapidă a corespondenței de lucru, a bazei de clienți, a procesului de afaceri în ansamblul său.
Arhivarea corespondenței din punct de vedere juridic
Implementarea tehnică a corespondenței de copiere
Dacă accesul angajatului responsabil la această casetă se realizează prin intermediul protocolului IMAP, este posibilă sortarea copiilor mesajelor în foldere. De exemplu, o structură ierarhică:
În cele mai multe cazuri, acest lucru este mai mult decât suficient. Cutie de utilizare cu copii trebuie doar să se asigure că nu preaplin și nu a depășit limitele cotelor pentru volumul maxim ocupat de mesaje sau la numărul maxim al acestora.
concluzie
Controlul e-mail corporative folosind sale de rezervă (Volume Shadow Copy) - un puternic mijloc de protecție a secretelor comerciale scurgeri, un mijloc de control și evaluare a eficienței angajaților, precum și o copie de siguranță în caz de defecțiune a echipamentului sau a software-ului. Este dificil să se supraestimeze importanța corespondenței corporative în procesele de afaceri ale unei companii moderne, dar arhivarea oferă managerului un mijloc puternic de control al fluxurilor sale.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: