Forma unui document de management modern.
Textul documentului.
Unificarea textului documentului.
1. Formularul de document și componentele acestuia
Fiecare document constă din componente separate ale elementelor sale de informație, care se numesc rechizite (semnătură, ștampilă, text, titlu de document etc.).
Props - un element obligatoriu al unui document oficial.
Detalii piesa de informații pot fi pre-introduse în șablonul documentului (martor) a viitorului, aceasta se numește o parte permanentă. Informații suplimentare, concretizatoare, sunt introduse cu acest lucru doar când proiectați un document specific și se numește o parte variabilă.
Un set de rechizite pentru un anumit document cu definiția locației lor relative este forma sa. Atunci când se creează un sistem de documentare unificat sau un grup de documente, se elaborează, de regulă, o mostră. Șablonul de aspect este un model grafic pentru construirea mai multor documente. El stabilește dimensiunea hârtiei, margini, poziția tuturor părților (fixe și variabile), detalii caracteristice pentru acest grup de documente, și identifică zonele necesare pentru cazarea lor.
Adoptat în aspect cheie secvență de articole de acord ar trebui să reflecte opțiunea cea mai frecvent utilizată în prezența unor diferențe în documentele specifice ale setului original. Această caracteristică permite nu numai documente pentru a îmbunătăți cu succes documentarea proceselor în tradiționale tehnologii „manual“, dar, de asemenea, prin definirea principiilor generale ale arhitecturii de documente administrative, du-te la proiectarea asistată de calculator a documentelor necesare în tehnologia informatică (informații).
Aspect poate fi reprezentat ca un desen care conține detalii ale planului de plasament, precum și o descriere care indică detaliile de secvență de proiectare și dispunerea lor în limitele zonei alocate. În practica tehnologiilor tradiționale, prima variantă sau combinația celor două au devenit mai frecvente, în tehnologiile informatice este preferabilă o variantă descriptivă.
Un formular tipic pentru documentele de un anumit tip (contracte, protocoale, acte) se numește un formular standard.
Standard de stat 6.10.5-87 "Sisteme unificate de documentare. Cerințele pentru construirea formularului de eșantion ":
Dimensiunile hârtiei - de la A3 la A6 cu aranjament orizontal (peisaj) și vertical (carte) a textului;
câmp de serviciu - nu Binder câmp este mai mică de 20 mm, la stânga, de jos și din dreapta margini de 10 mm;
Grila structurală cu ochiuri egală sau aproape de etapa de scriere de scris clerical (2,6 până la 4.25 mm), care este puțin mai mică decât dimensiunea fontului TimesNewRoman14;
compoziția și regulile de înregistrare a rechizitelor, care dau forță juridică documentelor.
În mod standard, elementul constructiv în proiectarea formelor poate fi o celulă separată, de exemplu, pentru numărul foii de document și un dreptunghi de bază care conține două sau mai multe celule.
Schema de construcție, forma unică și sistemul de documentare au o anumită stabilitate, concretență. În același timp, o anumită formă a stadiului de dezvoltare istorică document poate avea, pe de o parte, caracteristicile lor specifice inerente în perioada dată, pe de altă parte, este cea mai comună schema de construire tipic epoca formă de document documentul întreg, mediu sau.
Forme de diferite tipuri de documente au evoluat de-a lungul secolelor.
2. Crearea și dezvoltarea formei tradiționale a documentului
2.1. Forma documentului de text din secolele XVI-XVII
Probleme generale de documentare
În actul juridic de stat - Codul de legi din 1550 - anumite articole afectează aspectele generale ale documentării și aspectele procedurii de elaborare a documentelor specifice.
Fig. 14. Acordul de la Novgorod cu Marele Duce Tver Yaroslav Yaroslavovich (1265)
Numărul tipurilor de documente din perioada anterioară formării statalității a fost mic.
Documentele principale ale ordonanței au fost decretele țarului și sentințele Dumei Boirale, ale căror nume sunt date în text sau care sunt determinate de cuvintele "subliniate", "condamnate".
Au fost cunoscute numai câteva tipuri de documente. În primul rând, acestea sunt scrisorile de laudă și decret. Acestea au fost emise de prinți mari și specifici, metropolitani, arhiepiscopi. În marea, carte regale și carte ukaznoy tipul de document menționat în text: în cartele -“. ca în această scrisoare sărată este scrisă "dar este dată o scrisoare"; în cartele ukaznoy - „și de ieșire ar Este le-a ordonat agricultorilor PLĂTIȚI decretăm“; în cartele monahale ukaznoy care reglementează taxele de țară, la începutul textului scris: „Aceste acreditări ukaznoy sunt în sate. “.
Termenul „carta“ este folosit pentru a se referi la acte de proprietate asupra terenurilor feudale și agricole -. Date, afaceri, spirituale, ipoteci, facturi de vânzare, Menovnoe etc. Acestea fixe de viteze, divizarea proprietății, dispoziții testamentare, cont de împrumut, proprietatea securizat, recordul de vânzare și de schimb proprietate.
Corespondența a fost formalizată prin documente precum anunțuri, basme, petiții, memorii. Scrisorile vin de obicei de la o persoană oficială - voevoda, ambasador, episcop. Numele acestui tip de document a fost dat la sfârșitul textului ("un răspuns, domnule și cărți ordonate să le dați.").
Una dintre detaliile documentului este data sa. Multe dintre documentele timpurii din secolele XII-XV, care au venit la noi, nu sunt datate. Datele lor pot fi stabilite doar printr-o indicație.
La stabilirea timpului de întocmire a documentelor înainte de secolul al XVIII-lea, trebuie avut în vedere faptul că în Rusia a fost aplicată epoca "creației lumii" sau a erei bizantine.
De obicei, semnătura ( „lipire“) a fost stabilit pe partea din spate a documentului pentru un cuvânt sau o silabă la fiecare sstave (foi de lipire la fața locului), și sa încheiat pe partea din față a foii în ultimul rând de text. Dacă coloana a fost lungă, semnătura sa repetat de mai multe ori. A fost scrisă astfel încât jumătate din litere să fie la ambele capete ale ziarului. Contemporanii s-au gândit: "Chiar dacă lipiciul nu era suficient de strâns, nimeni nu putea să-și creeze scrisori și nu putea să-i atribuie nimic altceva". Numele lui a fost scris în litere mari, cu majuscule "deacul și-a scris titlul de Mare Duce"; "Printul mare Ivan Vasilievich toate Rusia. Și prințul și marele domn dyak Yuryev Sidorov au semnat acordul.
Pe lângă semnături, documentele au fost sigilate. Sigiliul a arătat autenticitatea documentului.
În statul rus din secolele XVI-XVII s-au folosit două sigilii de stat, mari și mici. Ele diferă în mărime, imagini suplimentare și inscripție. Sigiliul mic a fost aplicat subvențiilor pentru hrănire.
Importanța caracteristicilor documentului au tărgi (rezoluție) - inscripția cu privire la natura și metoda de rezolvare a problemei ridicate în documentul: „Will o curte, și nu decontare - podpisati“ - Desigur, această diplomă perioada 1546-1559; "Rsd sa plâns că petiționarul a ordonat părăsirea ordinului" (petiția din 1676 privind eliberarea din serviciu în ordine). În cazul în care documentele nu necesită o acțiune ulterioară cu ele, atunci au fost scrise astfel de litri: "lipiți în stâlp", "luați o scrisoare de plecat", adică lipiți la eliberarea documentului, răspunsul la care a fost notificarea primită.
Aspectul ar putea fi lung: a explicat cine a auzit documentul și ce decizie a fost luată. Pe document există două cârlige, de exemplu, așternutul din ordine și cuplul său. De la mijlocul secolului al XVII-lea există ditties datate.
Lunca a fost scrisă de diacon ("așternutul diaconului") pe spatele vârfului, în cazuri rare - pe aversul din colțul din stânga jos.
Note privind documentul
Există note despre punerea în aplicare a documentului, de multe ori de autorul însuși. De exemplu, în așezarea alfabetizare 1546-1547 a scris, „încă Kobalia JE Mikita, bani, și Zanele fief pus. “.
Cu privire la documentele de ieșire, s-au făcut observații cu privire la ora plecării în scopul urmărit. În plus, există note care indicau numele grefierului, care copia documentul alb-negru. Există note despre secret: "scrise despre afacerile secrete".
Documentul secolelor XVI-XVII își distinge forma. În această perioadă, cele mai frecvente au fost două forme externe - coloane și cărți. Timpul aproximativ de apariție a coloanelor este cel de-al 14-lea. În cartea spirituală a lui Ivan Kalita (1339), coloanele sunt numite "pachetul mare".
Metoda de fabricare a coloanei este după cum urmează: o foaie mare de hârtie din Alexandria a fost tăiată în 2 sau 3 părți. În primul caz, a fost obținută o frunză cu lungimea de 45 cm, o lățime de 17 cm, în al doilea caz - de 34 cm până la 15 cm, foile de hârtie astfel obținute au fost lipite împreună. Locul lipirii a fost numit fade-out. Lungimea coloanei a fost măsurată prin numărul de ramuri. Unele coloane erau mari. Deci, coloana Catedralei din 1649 a avut 959 de lipiri și era de 309 m în lungime. Coloanele au fost stocate într-o formă colapsată.
Inconvenientele legate de utilizarea coloanelor în scopuri de referință, dificultatea stocării, au dus la căutarea altor forme de documentare. Acesta este motivul pentru care deja în ordine, împreună cu coloanele, erau niște notebook-uri.
Cărțile scrise de mână din secolul al XVII-lea au reprezentat un număr de notebook-uri încrucișate. Conform cărții formate diferă: lista completă (lista detaliată a hârtiei alexandrin), în Quarto ( „vchetverku“) și în a opta a foii ( „optimi“).
A existat și oa treia formă a documentului - o foaie extinsă de hârtie alexandrină. Pe ea au fost scrise literele regale cu diverse feluri de premii. La sfârșitul documentului a fost indicat: "este scrisă o scrisoare în coală."
2.2. Forma unui document text din secolul al XVIII-lea
Reorganizarea administrației de stat, care a început odată cu reformele lui Petru I, a influențat și documentarea activităților instituțiilor.
Fig. 15. Petiția protopopului Pavel Trukhmanov
la constelația spirituală a lui Belgorod cu privire la recuperarea datoriilor (1765)
În actele legislative, o atenție deosebită se acordă regulilor de redactare a documentelor. O atenție deosebită a fost acordată decretelor de redactare. Procedura de inițiere a chestiunilor legislative sa schimbat.
Practica de menținere a acestor documente se extinde în locuri. "Instituțiile pentru administrarea provinciilor" din 1775 stabilesc reguli detaliate pentru întocmirea unui memorandum pentru fiecare document primit (cazul), regulile pentru scrierea actelor, au dat forma unui jurnal al reuniunii, reguli pentru menținerea registrelor.
În secolul al XVIII-lea, sa dezvoltat practica elaborării documentelor pe formulare standard. Compilarea obligatorie a documentelor pe eșantioane a fost prevăzută de mai multe acte legislative. Astfel, regulamentele generale au dat "forme generale", adică eșantioane de diplome, brevete.
Textul documentelor din secolul al XVIII-lea a fost puternic influențat de reforma alfabetului, realizată în 1708: alfabetul civil simplificat considerabil alfabetul slavonic al Bisericii. În același timp, cifrele arabe au fost introduse pentru a desemna cifre. Limba documentelor oficiale sa apropiat de limbajul literar.
Modificările au apărut și în forma însăși (Figurile 15, 16).
Fig. 16. Decretul împărătesei Catherine I cu privire la înființare
Provincia Belgorod (1727)
Treptat, la începutul secolului al XVIII-lea, recuzita fiecărui document a dobândit o valoare independentă, a ocupat un loc permanent în formă, proiectarea și locația sa au fost determinate de norme de reglementare.
În secolul al XVIII-lea a apărut un număr mare de documente noi. Tipurile vechi de documente au primit nume noi. Actele legislative și administrative au fost transmise prin decrete, instrucțiuni, regulamente, protocoale, rezoluții, sentințe. Corespondența a fost formalizată prin mai multe tipuri de documente, care au fost determinate de subordonarea instituțiilor sau a persoanelor. Deci, mesajul agenției inferioare sau al oficialului superior a fost întocmit de un raport. O instituție superioară sau un oficial a trimis pretenții. Comunicarea unei instituții cu alta, fără legătură cu subordonarea, a fost numită cunoaștere.
Au existat diplomele - documentul care certifică un accesoriu al persoanei la o proprietate nobilă, brevetul - certificatul de rang, rang, rang militar sau diplomă științifică.
Petițiile au fost adesea numite petiții sau petiții ale petiționarilor până în anii 80, când Catherine II a emis un decret - "în loc de a cere să depuneți plângeri sau petiții".
Diploma a fost păstrată doar ca un document adresat statelor străine. În regulamentul general, a fost numită documentația picturală - repere sau desene de stat care conțin descrieri ale granițelor, râurilor, orașelor etc.
- Radiant Earl, Highborne
și Excelența domnului General-Anchef
și ordine diferite de cavalieri!
Piotr Ivanovici, Suveranul cel mai bun! "
Documentele indicau de obicei data compilației lor. A fost scrisă la începutul sau sfârșitul textului, adesea într-o singură linie cu acesta:
Până la mijlocul secolului al XVIII-lea, data scrierii documentului a fost separată de text și plasată sub textul din stânga: "Genvarya 19 days of 1775". Denumirea datei se găsește în notele de expediere:
Semnătura documentelor trimise împăratului a inclus formula: "Slujitorul vostru. "," Maiestatea voastră este cel mai mic sclav. “. În scrisorile adresate instituțiilor sau indivizilor de nivel superior au existat astfel de fraze:
"Excelența voastră, suveranul milostiv, servitorul cel mai arogant. "Semnătura a inclus numele și prenumele:" Petro Saltykov ", indicarea unui post sau rang:" Amiral "," Consilier Titular "," Conte "," Prinț "," Secretar al Consiliului Privat "etc.
Prin decretul lui Catherine al II-lea i sa cerut să schimbe semnătura petiției: "în loc de cel mai loial sclav să semneze pur și simplu cele mai loiale sau loiali subiecți".
Capitolul 13 din regulamentele generale a stabilit procedura de utilizare a sigiliilor. Pentru fiecare colegiu a fost prevăzut un sigiliu cu o imagine a emblemei de stat și o inscripție cu numele colegiului. Cererea de imprimare trebuie făcută în prezența a doi martori.
Rezoluția privind documentul
Alte rezoluții au fost stabilite prin acțiuni ulterioare cu documente: "notă", "caz", "raport cu un certificat".
Rezoluțiile au fost scrise pe prima parte a primei coli în următoarea linie sub semnătura sau deasupra textului.
Note privind documentul
Documentul secolului al XVIII-lea are un număr mare de mărci. O notă privind primirea documentului a fost făcută după semnarea și data de lângă câmpul din stânga:
Aproape peste toate propozițiile Senatului există note despre execuție: "Decretul, care a avut loc prin forța verdictului, a fost trimis. “.
Forma documentului sa schimbat și în secolul al XVIII-lea. O anumită influență asupra ei a fost introducerea în 1699 a hârtiei ștampilate. Au fost aprobate trei mostre de hârtie ștampilată cu valoare diferită: 20 sau 10 copeici, 2 bani sau un ban și un ban. Și pe coloane - 25 și 50 de cenți. Imaginile (emblema națională - vulturul) - "stigmatul" erau de diferite mărimi în funcție de costul hârtiei: "stigma mare", "medie" și "mai mică". Prețul hârtiei a fost indicat sub stigma. Din anul 1719, alături de prețul indicat anul eliberării hârtiei, din 1720-1723 ștampilele nu aveau o foaie de preț. Stampilarea ștampilelor într-un anumit loc a organizat textul documentului, creând caracterul definitiv al mărimii formei acestuia.
În 1700, decretele lui Petru I au desființat coloanele.
Schimbarea formei documentului a afectat organizarea gestionării tuturor înregistrărilor. În primul rând, corespondența a fost tăiată. Cu o formă de coloană, era mai ușor să creezi un document nou decât să îl găsești pe cel vechi.
2.3. Forma documentului de text
XIX - începutul secolului XX
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: