Multe organizații moderne și-au mutat de mult toate arhivele în format de baze de date electronice. Cu toate acestea, depozitele de documente - aceasta este o problemă pe care mulți oameni pur și simplu nu-și pun mâna pe. Și, la urma urmei, dacă te gândești la asta, cât de mult spațiu poate fi eliberat dacă elimini toate aceste rafturi din documentația cu documentația de acum mulți ani. Și praful de hârtie nu va chinui, dacă toate aceste documente undeva pentru a curăța. Distrugerea depozitelor de documente învechite asigură îndeplinirea mai multor sarcini:
- În primul rând, va fi rezolvată problema salvării spațiului;
- În al doilea rând, problema cu economisirea timpului va fi rezolvată;
- Distrugerea documentației de hârtie și traducerea acesteia în formate digitale va face ca utilizarea lor să fie mult mai rapidă și mai convenabilă;
- Când analizați depozitele, puteți găsi documente valoroase și pierdute.
Specialiștii implicați în astfel de activități, cum ar fi scoaterea documentelor, trebuie să aibă cele mai înalte calificări și sunt conștienți de toate subtilitățile legate de contabilitate, arhivă și juridică. Întregul set de acțiuni pentru eliminarea conturilor și distrugerea documentelor vechi care au expirat perioada de păstrare include:
- Examinarea stabilirii valorii din punct de vedere științific și practic a tuturor documentelor scrise;
- Sortarea documentației în funcție de termenul de valabilitate, cu separarea documentelor învechite de masa totală;
- Întocmirea, înregistrarea și înregistrarea unui document privind separarea unei părți a documentelor de arhivă de distrugere;
- Completarea documentației care urmează a fi distrusă, în pachete și cutii separate și exportul ulterior al documentelor de pe teritoriul unei organizații. În același timp, atât exportul, cât și distrugerea documentelor trebuie efectuate în mod obligatoriu în condiții de confidențialitate strictă.
Examinarea valoroasă a documentației unei organizații implică o examinare cuprinzătoare a tuturor documentelor, ale căror rezultate determină valorile și condițiile de stocare a acestora. La determinarea acestora din urmă se iau în considerare aspecte precum specificul activităților întreprinderii și condițiile de păstrare a documentelor.
Reciclarea documentelor trebuie să fie reglementată de un document special - actul de separare de distrugere. Acest document este o listă a tuturor titlurilor care sunt oferite spre distrugere. Pentru fiecare document individual, este obligatoriu să se indice numărul articolelor și documentele legislative care dau motive pentru distrugerea anumitor valori mobiliare. Documentele corect aruncate - aceasta este garanția securității informațiilor organizației, aerul curat în birou și salvarea spațiului util al spațiilor.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: