Prelucrarea datelor în Excel

În foi de calcul, sunt disponibile instrumente de procesare a datelor, cum ar fi sortarea, filtrarea și generarea totalurilor. Utilizarea acestor instrumente necesită prezentarea unei foi de calcul ca bază de date sau a unei liste. Această secțiune arată cum să prezentați o foaie de calcul ca bază de date și să aplicați sortarea, filtrarea și sintetizarea datelor, inclusiv instrumentele de tabel pivot.







O listă este o modalitate de a organiza datele într-o foaie de lucru. Lista este creată ca un rând marcat, format din linii cu aceleași date. Datele organizate în listă în terminologia Excel se numesc o bază de date (DB). În acest caz, rândurile tabelului sunt înregistrări ale bazei de date, iar coloanele sunt câmpurile înregistrărilor bazei de date. Pentru a transforma o tabelă Excel într-o listă sau într-o bază de date, este extrem de important să alocați nume unei singure linii coloanelor care vor fi utilizate ca nume ale câmpurilor de înregistrare a bazei de date. Rețineți că numele unei coloane dintr-o singură linie pot fi alcătuite din mai multe linii de titlu care sunt plasate pe aceeași linie într-un tabel Excel.

Când creați o listă sau o bază de date într-o foaie de lucru Excel, este foarte important să urmați aceste reguli:

1. Pe o singură foaie de lucru, nu trebuie să puneți mai mult de o listă, deoarece unele operații, de exemplu Filtrarea, lucrează la un anumit punct cu o singură listă.

2. Ar trebui să separați lista de alte date din foaia de lucru cu cel puțin o coloană necompletată sau o linie necompletată. Acest lucru va ajuta Excel să selecteze automat lista când efectuează filtrarea sau când sortează date.

3. Lista poate ocupa întreaga fișă de lucru.

4. Numele coloanelor trebuie să fie în primul rând al listei. Excel utilizează aceste nume atunci când creează rapoarte, caută și sortează date.

5. Pentru numele coloanelor, utilizați fonturile, tipul de date, aliniamentul, formatul, marginea sau literele mari care sunt diferite de cele utilizate pentru datele din listă.

6. Pentru a separa numele de coloane de date, trebuie să plasați caseta din partea de jos a celulelor din rândul cu numele coloanelor. Nu este recomandat să utilizați linii goale sau linii punctate.

Pentru a sorta întreaga listă, selectați o singură celulă și selectați comanda Sortare din meniul Date. Excel selectează automat întreaga listă. În cazul în care există nume de coloane în primul rând din lista de baze de date, acestea nu vor fi incluse în sortare. Trebuie amintit că, în acest caz, linia finală a listei inițiale va fi, de asemenea, incluse în sortare, în legătură cu acest scop ?? esoobraznee zona proprie a evidenția lista inițială care urmează să fie sortate.

Sortarea se face prin caseta de dialog. În cele trei ferestre de intrare din fereastra Sortare, puteți specifica tastele prin care va fi executată.

În caseta de dialog Sortare, există un parametru mod care vă permite să setați ordinea de sortare a primei chei - regulate sau definite de utilizator ?? mânca specifica coduri de contabilitate de litere mari și mici (sensibilitate caz), precum și direcția de sortare - ordine crescătoare sau descrescătoare.

Pentru sortarea rapidă, există două butoane pe bara de instrumente Standard:

Prelucrarea datelor în Excel

Filtrarea datelor din listă. Folosind filtre, puteți afișa și vizualiza numai acele date care îndeplinesc anumite condiții.

Excel vă permite să vizualizați rapid și convenabil datele solicitate din lista de baze de date utilizând un simplu instrument - filtrul auto. Întrebările complexe ale bazei de date pot fi implementate utilizând comanda Filtru avansat.

Pentru a utiliza filtrul auto, trebuie mai întâi să selectați zona de bază de date pentru căutare, cu titlurile coloanelor. În acest caz, lista Excel cu numele coloanelor transformă în numele câmpurilor de înregistrările bazei de date.

Apoi rulați comanda AutoFilter din meniul Date.

Folosind comanda AutoFilter, Excel plasează săgețile drop-down direct pe numele coloanelor din listă. Dând clic pe săgeată, puteți afișa o listă cu toate elementele unice ale coloanei corespunzătoare. Dacă selectați un element din coloană, toate rândurile vor fi ascunse, cu excepția celor care conțin valoarea selectată.

Elementul coloanei care este selectat în caseta listă derulantă este de obicei denumit criteriul de filtrare. Puteți continua să filtrați lista utilizând un criteriu dintr-o altă coloană. Pentru a elimina criteriile de filtrare pentru o coloană individuală, trebuie să selectați opțiunea Toate din lista derulantă din coloană. Pentru a afișa toate liniile ascunse în listă, trebuie să selectați comanda Filtrare din meniul Date, apoi faceți clic pe Afișați tot.

Folosind un filtru auto, puteți specifica pentru fiecare coloană criteriile personalizate pentru selectarea înregistrărilor bazei de date, de exemplu, afișarea numai a înregistrărilor ale căror valori de câmp se află în intervalul specificat. Pentru a specifica un criteriu personalizat, selectați opțiunea Setări din lista derulantă din coloană. Apoi, introduceți criteriile necesare în caseta de dialog Filtrare automată personalizată.

Este posibilă filtrarea listelor în Excel utilizând criterii complexe utilizând comanda Filtru avansat.

Pentru a filtra lista sau baza de date pe criterii complexe, care vor fi definite mai jos ?? ene, precum și pentru o parte din lista inițială de coloane mai predeterminate în Excel uc utilizează date filtrul avansat de comandă de meniu. Diferența dintre această comandă și comanda AutoFilter este că, pe lângă capabilitățile de mai sus, înregistrările filtrate pot fi mutate într-o altă locație din foaia de lucru Excel fără a corupe lista originală.







Pentru a utiliza comanda Filtru avansat, trebuie mai întâi să creați un tabel de criterii pe care doriți să plasați; aceeași foaie de lucru ca lista originală, dar astfel încât să nu o ascundeți în timpul filtrării.

Pentru a forma un tabel de criterii, este extrem de important să copiați numele câmpurilor de înregistrare a bazei de date (numele coloanelor de listă) în partea din foaia de lucru unde va fi localizată tabela de criterii.

Numărul de rânduri din acest tabel este determinat numai de numărul de criterii de căutare. În acest caz, includerea rândurilor goale în tabelul de criterii este nevalidă, deoarece în acest caz toate înregistrările bazei de date vor fi găsite. Setarea criteriilor de căutare sub formă de constante necesită o copie exactă a numelor coloanelor din lista sursă care specifică condițiile de filtrare. În plus față de tabelul cu criterii pentru comanda Filtru avansat, trebuie să determinați tipul documentului de ieșire. Aceasta înseamnă că trebuie să copiați în spațiul liber al foii de lucru numele numai acelor coloane ale listei care determină tipul documentului de ieșire. Numărul de linii din documentul de ieșire Excel se va determina singur.

Tᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, trebuie să efectuați trei acțiuni pentru a executa comanda Filtru avansat:

a genera un tabel de criterii în spațiul liber al foii de lucru;

generați un antet al documentului de ieșire;

selectați câmpul de căutare din lista de surse.

Utilizarea criteriilor de calcul. Introducerea criteriilor de căutare calculate într-un tabel necesită următoarele reguli.

1. Formula trebuie să producă o valoare logică adevărată sau

o minciună. După efectuarea căutării, sunt afișate numai acele linii

ki, pentru care rezultatul calculării formulei este adevărat.

2. Formula trebuie să se refere la cel puțin o coloană din listă.

Utilizarea criteriului calculat impune o limitare semnificativă asupra tabelului de criterii. În acest caz, numele coloanei din tabelul cu criterii care conține valoarea criteriului calculat trebuie să fie diferit de numele unei coloane similare din lista sursă.

Formarea rezultatelor în foaia de calcul se realizează utilizând comanda Rezultate din meniul Date. Pentru ca echipa de rezultate să funcționeze, lista trebuie mai întâi să fie sortată. După sortare, puteți calcula rezultatele pe grupuri de înregistrări. Comanda Rezultate vă permite să rezumați mai mult de un câmp dintr-un grup de înregistrări și, de asemenea, să adăugați câmpuri procesate și să aplicați alte funcții pentru a calcula totalurile.

Tabelul sumar este un alt instrument pentru procesarea listelor mari de date. Întrucât, în acest caz, se rezumă imediat, sortarea și filtrarea listelor, tabela rezumativă este un instrument mai puternic de prelucrare a datelor, denumit în mod obișnuit "Master PivotTable". Este important de reținut că pentru a crea un tabel pivot este extrem de important să efectuați pașii următori:

selectați zona de listă;

În meniul Date, selectați comanda Pivot Tabel, care afișează fereastra Expert PivotTable;

Faceți clic pe butonul Următorul pentru a trece la pasul următor.

Cu mouse-ul, puteți glisa câmpurile din lista din partea dreaptă a ferestrei Expert PivotTable din rândul Rânduri, Coloane și Dată din aceeași fereastră. Astfel, se formează forma documentului de ieșire.

Ultimul pas în construirea PivotTable determină locul unde va fi plasat PivotTable. Se recomandă plasarea acestuia pe o foaie de lucru separată. Cu cea mai mare importanță, poți să titrezi o masă pivot.

Pentru a imprima o foaie de calcul, trebuie să o pregătiți în prealabil. Pentru aceasta, este extrem de important:

a rupe ET în pagini;

setați parametrii paginii;

a crea anteturile și subsolurile necesare;

creați anteturi pentru imprimare, astfel încât să apară antetul tabelului

pe fiecare foaie;

Pentru a împărți ET-ul în pagini, este extrem de important să inserați separatoare orizontale de la sfârșitul paginii în locațiile ET necesare. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți următoarele: selectați linia din care doriți să începeți o nouă pagină; În meniul Inserare, executați comanda Page Break;

Ca rezultat, Excel introduce o linie largă punctată (capătul paginii) deasupra rândului selectat.

În mod similar, puteți rupe restul ET în pagini.

Pentru a seta parametrii paginii în meniul Fișier, selectați comanda Page Setup, definind dimensiunea câmpurilor, disponibilitatea și locația anteturilor și subsolurilor, precum și titlurile tabelului și alți parametri.

Întrebări și sarcini

1. Ce este o foaie de calcul și care sunt principalele sale funcții?

2. Specificați tipurile de date utilizate în foi de calcul.

3. Ce clasă de sarcini este rezolvată folosind foi de calcul?

5. Ce este o foaie de lucru și un registru de lucru?

6. Ce caracteristici oferă Excel atunci când lucrează cu diagrame?

7. Ce mijloace are Excel pentru sortarea și eșantionarea datelor?

8. Care sunt limitele de sortare în Excel?

9. Ce este filtrarea datelor?

10. Care este diferența dintre un filtru auto și un filtru avansat?

11. Cum se sumează automat datele în rânduri și coloane?

12.Ce este formatul de master?

13.Care este diferența dintre un filtru extins și un filtru auto?

14. Ce este un PivotTable și cum să îl creați?

15. Care este legarea obiectelor în Excel? Pentru ce link-uri sunt folosite?

16.Cum se stabilește o legătură între datele din diferite foi de lucru din

un registru de lucru?

17.Cum se stabilește o legătură între datele din diferitele cărți de lucru?

18. Ce problemă vă permite să rezolvați crearea de legături între diferite tabele în Excel?

19. Este posibil să inserați un tabel creat în Excel într-un document Word?

1. Tehnologia de procesare a foilor de calcul.

2. Organizarea calculelor prin intermediul foilor de calcul.

3. Mijloace de grafică de afaceri ale foilor de calcul.

4. Instrumente de foi de calcul.

5. Prelucrarea datelor în Excel.

6. Pregătirea și tipărirea ET.

Citiți de asemenea

1. Porniți Excel. Creați o carte nouă. Umplem masa. 2. Selectați tabelul. 3. În meniul superior suntem interesați de grupul "Insert" ("Insert"). În ea ne uităm la panoul "Charts". 4. Alegeți tipul graficului viitor (de exemplu "2D Pie"). 5. După selectarea tipului de diagramă, este imediat. [citeste mai mult].

Diagrame în Excel Cum se construiește o diagramă în Excel? Microsoft Excel este un instrument foarte puternic care vă permite să procesați o cantitate mare de date și să le vizualizați convenabil. O modalitate de a vizualiza datele este o diagramă. Excel vă permite să construiți un număr mare. [citeste mai mult].

Celula A8 conține funcția statistică. = ACCOUNT (5; A1: A7) Definiți și înregistrați rezultatul executării funcției Răspuns: 4 2) un filtru extins este plasat deasupra mesei. Când instalați filtrul avansat, după selectarea elementului din meniul Date, comanda Filtru și apoi. [citeste mai mult].

TEST 1. Este R + N + RN = 2 * RN corect? În răspuns, scrieți numărul de caractere nevalide. Răspuns: 1 2. Determinați numărul de fișiere care pot fi selectate prin specificarea întregului lor identificator H: \ R1 \ R2 * .TXT Răspuns: 2 3. Fișierul W3.TXT a fost mutat în fișierul arh.arj arhivă. Determinați suma. [citeste mai mult].

Subiect 1.2. Rezolvarea problemelor în Excel Revizuirea documentelor Legături interne și externe Deplasarea prin textul unui document poate fi organizată utilizând link-uri interne și marcaje. Crearea unei legături interne este formată din două etape: 1. Lipiți. [citeste mai mult].

Calculat în ET. Formula este succitatea operanzilor, care sunt semnate de semnele de operare și de arcul circular. În formule, operațiile aritmetice și semnele sunt vopsite vidnoshen. În cazul unei forme calculabile, sabia trebuie să fie lovită de operația în arcuri rotunde, potim. [citeste mai mult].

Foaia de calcul Excel este un program destinat procesării datelor prezentate într-o formă tabelară, organizând calcule complexe și operații matematice cu datele prelucrate. Pentru a porni programul, faceți clic pe Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Office. [citeste mai mult].







Articole similare

Trimiteți-le prietenilor: