În foi de calcul, sunt disponibile instrumente de procesare a datelor, cum ar fi sortarea, filtrarea și generarea totalurilor. Utilizarea acestor instrumente necesită prezentarea unei foi de calcul ca bază de date sau a unei liste. Această secțiune arată cum să prezentați o foaie de calcul ca bază de date și să aplicați sortarea, filtrarea și sintetizarea datelor, inclusiv instrumentele de tabel pivot.
O listă este o modalitate de a organiza datele într-o foaie de lucru. Lista este creată ca un rând marcat, format din linii cu aceleași date. Datele organizate în listă în terminologia Excel se numesc o bază de date (DB). În acest caz, rândurile tabelului sunt înregistrări ale bazei de date, iar coloanele sunt câmpurile înregistrărilor bazei de date. Pentru a transforma o tabelă Excel într-o listă sau într-o bază de date, trebuie să atribuiți numele unei singure linii coloanelor care vor fi folosite ca nume ale câmpurilor de înregistrare a bazei de date. Rețineți că numele unei coloane dintr-o singură linie pot fi alcătuite din mai multe linii de titlu care sunt plasate pe aceeași linie într-un tabel Excel.
Când creați o listă sau o bază de date într-o foaie de lucru Excel, trebuie să urmați aceste reguli:
1. Într-o foaie de lucru, nu trebuie să puneți mai mult de o listă, deoarece unele operații, de exemplu Filtrarea, lucrează la un moment dat cu o singură listă.
2. Ar trebui să separați lista de alte date din foaia de lucru cu cel puțin o coloană necompletată sau o linie necompletată. Acest lucru va ajuta Excel să selecteze automat lista când efectuează filtrarea sau când sortează date.
3. Lista poate ocupa întreaga fișă de lucru.
4. Numele coloanelor trebuie să fie în primul rând al listei. Excel utilizează aceste nume atunci când creează rapoarte, caută și sortează date.
5. Pentru numele coloanelor, utilizați fontul, tipul de date, alinierea, formatul, cadranul sau literele mari care sunt diferite de cele utilizate pentru datele din listă.
6. Pentru a separa numele de coloane de date, trebuie să plasați caseta din partea de jos a celulelor din rândul cu numele coloanelor. Nu este recomandat să utilizați linii goale sau linii punctate.
Pentru a sorta întreaga listă, selectați o singură celulă și selectați comanda Sortare din meniul Date. Excel selectează automat întreaga listă. Dacă există nume de coloane în primul rând din lista de baze de date, acestea nu vor fi incluse în sortare. Trebuie avut în vedere faptul că în acest caz linia finală a listei sursă va fi inclusă și în sortare, deci este mai adecvată selectarea independentă a zonei din lista sursă pentru sortare.
Sortarea se face prin caseta de dialog. În cele trei ferestre de intrare din fereastra Sortare, puteți specifica tastele prin care va fi executată.
În caseta de dialog Sortare, există un parametru mod care vă permite să setați ordinea de sortare a primei chei - regulate sau definite de utilizator, setați codurile contabile de litere mari și mici (sensibilitate caz), și direcția de sortare - ordine crescătoare sau descrescătoare.
Pentru sortarea rapidă, există două butoane pe bara de instrumente Standard:
Filtrarea datelor din listă. Folosind filtre, puteți afișa și vizualiza numai date care îndeplinesc anumite condiții.
Excel vă permite să vizualizați rapid și convenabil datele solicitate din lista de baze de date utilizând un simplu instrument - filtrul auto. Întrebările complexe ale bazei de date pot fi implementate utilizând comanda Filtru avansat.
Pentru a utiliza filtrul auto, trebuie mai întâi să selectați zona de bază de date pentru căutare, cu titlurile coloanelor. În acest caz, numele coloanelor din lista Excel se convertesc la numele câmpurilor din înregistrările bazei de date.
Apoi rulați comanda AutoFilter din meniul Date.
Folosind comanda AutoFilter, Excel plasează săgețile drop-down direct pe numele coloanelor din listă. Dând clic pe săgeată, puteți afișa o listă cu toate elementele unice ale coloanei corespunzătoare. Dacă selectați un anumit element al coloanei, acesta va fi ascuns toate liniile cu excepția celor care conțin valoarea selectată.
Elementul de coloană care este evidențiat în caseta listă verticală se numește criteriul de filtrare. Puteți continua să filtrați lista utilizând un criteriu dintr-o altă coloană. Pentru a elimina criteriile de filtrare pentru o coloană individuală, trebuie să selectați opțiunea Toate din lista derulantă din coloană. Pentru a afișa toate rândurile ascunse în listă, selectați comanda Filtre din meniul Date, apoi faceți clic pe Afișați toate.
Folosind un filtru auto, puteți specifica pentru fiecare coloană criteriile personalizate pentru selectarea înregistrărilor bazei de date, de exemplu, afișarea numai a înregistrărilor ale căror valori de câmp se află în intervalul specificat. Pentru a specifica un criteriu personalizat, trebuie să selectați opțiunea Setări din lista derulantă din coloană. Apoi, introduceți criteriile necesare în caseta de dialog Filtrare automată personalizată.
Este posibilă filtrarea listelor în Excel utilizând criterii complexe utilizând comanda Filtru avansat.
Pentru a filtra lista sau baza de date utilizând un criteriu complex care va fi definit mai jos și, de asemenea, pentru a obține o parte din lista sursă pentru mai multe coloane specificate în Excel, utilizați comanda Filtru avansat din meniul Date. Spre deosebire de această comandă de la comanda AutoFilter este că puteți face în plus față de opțiunile de înregistrare filtrate enumerate mai sus în altă locație Excel foaie de lucru, fără a strica lista originală.
Pentru a utiliza comanda Filtru avansat, trebuie mai întâi să creați un tabel de criterii pe care doriți să plasați; aceeași foaie de lucru ca lista originală, dar astfel încât să nu o ascundeți în timpul filtrării.
Pentru a genera un tabel de criterii, trebuie să copiați numele câmpurilor de înregistrare a bazei de date (numele coloanelor de listă) în partea din foaia de lucru unde va fi localizată tabela de criterii.
Numărul de rânduri din acest tabel este determinat numai de numărul de criterii de căutare. Cu toate acestea, includerea rândurilor goale în tabelul cu criterii nu este validă, deoarece în acest caz vor fi găsite toate înregistrările bazei de date. Setarea criteriilor de căutare sub formă de constante necesită o copie exactă a numelor coloanelor din lista sursă care specifică condițiile de filtrare. În plus față de tabelul de criterii pentru comanda Filtru avansat, trebuie să definiți tipul documentului de ieșire. Aceasta înseamnă că trebuie să copiați în spațiul liber al foii de lucru numele numai acelor coloane ale listei care determină tipul documentului de ieșire. Numărul de linii din documentul de ieșire Excel se va determina singur.
Astfel, pentru a executa comanda Filtru avansat, trebuie să efectuați trei acțiuni:
a genera un tabel de criterii în spațiul liber al foii de lucru;
generați un antet al documentului de ieșire;
selectați câmpul de căutare din lista de surse.
Utilizarea criteriilor de calcul. Introducerea criteriilor de căutare calculate într-un tabel necesită următoarele reguli.
1. Formula trebuie să producă o valoare logică adevărată sau
o minciună. După efectuarea căutării, sunt afișate numai acele linii
ki, pentru care rezultatul calculării formulei este adevărat.
2. Formula trebuie să se refere la cel puțin o coloană din listă.
Utilizarea criteriului calculat impune o limitare semnificativă asupra tabelului de criterii. În acest caz, numele coloanei din tabelul cu criterii care conține valoarea criteriului calculat trebuie să fie diferit de numele unei coloane similare din lista sursă.
Formarea rezultatelor în foaia de calcul se realizează utilizând comanda Rezultate din meniul Date. Pentru ca echipa de rezultate să funcționeze, lista trebuie mai întâi să fie sortată. După sortare, puteți calcula rezultatele pe grupuri de înregistrări. Comanda Rezultate vă permite să rezumați mai mult de un câmp dintr-un grup de înregistrări și, de asemenea, să adăugați câmpuri procesate și să aplicați alte funcții pentru a calcula totalurile.
Tabelul sumar este un alt instrument pentru procesarea listelor mari de date. Întrucât, în acest caz, se rezumă imediat, sortarea și filtrarea listelor, tabela rezumativă este un instrument de procesare a datelor mai puternic numit Expertul PivotTable. Pentru a crea un tabel rezumat, trebuie să efectuați următorii pași:
selectați zona de listă;
În meniul Date, selectați comanda Pivot Tabel, care afișează fereastra Expert PivotTable;
Faceți clic pe butonul Următorul pentru a trece la pasul următor.
Cu mouse-ul, puteți glisa cutiile de listă din partea dreaptă a ferestrei PivotTable Wizard din rândul Rows, Columns și Data din aceeași fereastră. Astfel, se formează forma documentului de ieșire.
Ultimul pas în construirea PivotTable determină locul unde va fi plasat PivotTable. Se recomandă plasarea acestuia pe o foaie de lucru separată. Dacă este necesar, masa pivot poate fi denumită.
Pentru a imprima o foaie de calcul, trebuie să o pregătiți în prealabil. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:
a rupe ET în pagini;
setați parametrii paginii;
a crea anteturile și subsolurile necesare;
creați anteturi pentru imprimare astfel încât să apară antetul tabelului
pe fiecare foaie;
Pentru a rupe ET-ul în pagini, trebuie să introduceți separatoare orizontale la sfârșitul paginii în locațiile ET necesare. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți următoarele: selectați linia din care doriți să începeți o nouă pagină; În meniul Inserare, executați comanda Page Break;
Ca rezultat, Excel introduce o linie largă punctată (capătul paginii) deasupra rândului selectat.
În mod similar, puteți rupe restul ET în pagini.
Pentru a seta setările de pagină din meniul File, selectați Page Setup, definind margini, prezența și localizarea antetelor și subsolurilor, precum și prezența a tabelului antet, și alți parametri.
Întrebări și sarcini
1. Ce este o foaie de calcul și care sunt principalele sale funcții?
2. Specificați tipurile de date utilizate în foi de calcul.
3. Ce clasă de sarcini este rezolvată folosind foi de calcul?
5. Ce este o foaie de lucru și un registru de lucru?
6. Ce caracteristici oferă Excel atunci când lucrează cu diagrame?
7. Ce mijloace are Excel pentru sortarea și eșantionarea datelor?
8. Care sunt limitele de sortare în Excel?
9. Ce este filtrarea datelor?
10. Care este diferența dintre un filtru auto și un filtru avansat?
11. Cum se sumează automat datele în rânduri și coloane?
12.Ce este formatul de master?
13.Care este diferența dintre un filtru extins și un filtru auto?
14. Ce este un PivotTable și cum să îl creați?
15. Care este legarea obiectelor în Excel? Pentru ce link-uri sunt folosite?
16.Cum se stabilește o legătură între datele din diferite foi de lucru din
un registru de lucru?
17.Cum se stabilește o legătură între datele din diferitele cărți de lucru?
18. Ce problemă vă permite să rezolvați crearea de legături între diferite tabele în Excel?
19. Este posibil să inserați un tabel creat în Excel într-un document Word?
1. Tehnologia de procesare a foilor de calcul.
2. Organizarea calculelor prin intermediul foilor de calcul.
3. Mijloace de grafică de afaceri ale foilor de calcul.
4. Instrumente de foi de calcul.
5. Prelucrarea datelor în Excel.
6. Pregătirea și tipărirea ET.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: