După expirarea perioadei de depozitare, documentele trebuie transferate în arhivă, de stat sau municipale, pentru păstrare. Prin urmare, întrebarea cum să depozitezi documentele în arhivă pentru stocare devine mai devreme sau mai târziu relevantă pentru orice companie.
În conformitate cu legea federală, termenele pentru stocarea documentelor sunt:
- 75 de ani, dacă este vorba de documente privind personalul, despre evidența actelor notariale;
- 20 de ani pentru documentația de proiect referitoare la aspecte legate de construcția de capital, documentația de proiectare și tehnologică, brevetele pentru invenții, desenele și modelele industriale;
- 15 ani, dacă documentația științifică este trimisă în arhivă;
- 5 ani pentru documente foto și film.
Există, de asemenea, documente de stocare permanentă, care, atunci când organizația lucrează, sunt stocate într-o arhivă personală, iar atunci când compania este lichidată, acestea sunt transferate într-o arhivă municipală (de stat).
Organizație neguvernamentală
Dacă organizația neguvernamentală intenționează să depună documentele în arhivă, unele documente sunt atribuite compoziției Fondului Arhivistic al Federației Ruse, este necesar să se încheie un acord cu sistemul Serviciului Federal de Arhivă al Rusiei. În absența unui contract în timp util cu arhiva, arhiva statului acceptă doar documente pentru personalul angajaților companiei. În ceea ce privește documentele rămase, locul de depozitare este determinat de comisarul de faliment sau de președintele comisiei de lichidare.
Caracteristici de pregătire a documentelor pentru livrarea în arhivă
După ce ați stabilit momentul și modul de depunere a documentelor în arhivă pentru stocare, puteți trece la etapa următoare - pregătirea documentelor. Documentele sunt depuse la arhivă la un an după terminarea lor în birou (sau după lichidarea societății).
Livrarea documentelor este posibilă numai atunci când toate hârtiile sunt decorate corespunzător:
- verifică corectitudinea grupării cazurilor în documente;
- documentele sunt depuse, foile sunt numerotate;
- verificarea inscripțiilor și a inventarelor interne;
- clarificările sunt făcute în detaliile privind acoperirea cazurilor (dacă este cazul);
- Stocurile sunt compilate.
Toate acestea sunt procese simple, dar cu forță de muncă intensă, care necesită multă muncă, timp și atenție maximă din partea angajaților. În acest caz, orice eroare în pregătirea documentelor este plină de eșecul arhivei în procesul de elaborare a cazurilor.
Cum să depozitați rapid și ușor documentele din arhivă pentru stocare?
Aplicați profesioniștilor. De exemplu, pentru noi, știm totul despre cum să depozităm în mod corespunzător documentele în arhivă pentru păstrare, contactați-ne!
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: