A1 Importanța managementului de proiect
Proiectele s-au încheiat cu întârziere, cu exces de buget sau cu abateri de la cerințele clienților
Managerii de proiect folosesc procese și tehnici prost standardizate, aplicându-le inconsecvent
Managementul proiectului este "reactiv" și nu este considerat o ocupație care aduce beneficii suplimentare
Timpul necesar pentru gestionarea proactivă a proiectelor nu este inclus în planul de lucru și, prin urmare, este considerat drept costuri generale
Proiectele sunt "reușite", în pofida deficiențelor planificării și managementului, care sunt compensate de stresul constant și de munca extracurriculară a artiștilor interpreți sau executanți.
O disciplină bună a managementului de proiecte este singura modalitate de a depăși aceste neajunsuri. Deținerea abilităților bune de management de proiect prin ea însăși nu înseamnă că nu veți avea probleme. Acest lucru nu înseamnă că riscurile vor trece prin tine și nu vei avea surprize. Valoarea reală a managementului de proiect este că aveți procese standard pentru a face față oricăror surprize.
Procesele și tehnicile de gestionare a proiectelor sunt utilizate pentru a coordona resursele pentru a obține rezultate previzibile. În același timp, este necesar să fiți conștienți de faptul că managementul de proiect nu este o știință exactă și niciodată nu garantează succesul. Din moment ce o mulțime de oameni și împrejurări sunt adesea implicate într-un proiect, pot exista întotdeauna complexități și incertitudini care nu pot fi controlate pe deplin.
Managementul de proiect este o știință în partea care se referă la procese și tehnici dovedite și repetabile care vizează atingerea succesului unui proiect. El este, de asemenea, o artă, deoarece include conducerea și relațiile cu oamenii și, prin urmare, cere managerului de proiect să folosească abilități intuitive în situații care sunt complet unice pentru fiecare proiect. O metodologie bună de gestionare a proiectelor oferă abordări, procese, proceduri și tehnici de gestionare a oamenilor și a volumului de muncă al acestora. O metodologie bună crește șansele de a avea succes și, prin urmare, reprezintă o valoare pentru organizație, pentru proiect și pentru managerul de proiect.
Importanța managementului de proiect este definită aproximativ după cum urmează. Pentru gestionarea proactivă a proiectului este nevoie de timp și efort. Costul lor este compensat în mod repetat în cursul proiectului datorită:
Implementare mai rapidă și mai economică a proiectului. Unul dintre cele mai mari avantaje ale utilizării unei metodologii comune este posibilitatea reutilizării. Procesele, procedurile și șabloanele dezvoltate odată pot fi utilizate (eventual cu modificări minore) în toate proiectele viitoare. Acest lucru conduce la o reducere a timpului pentru a începe proiectul, pentru a accelera "creșterea" membrilor echipei de proiect și pentru a economisi timp considerabil din cauza lipsei de a re-crea procesele și șabloanele setului de documente din fiecare proiect de la zero.
Economii de forță de muncă și costuri cu gestionarea activă a domeniului de aplicare al proiectului. Multe proiecte au un volum greu de gestionat, ceea ce conduce la costuri suplimentare ale forței de muncă și la creșterea costurilor. Utilizarea celor mai bune procese de management al proiectelor conduce la o gestionare mai eficientă a volumului.
Cele mai bune rezultate, "potrivite" de la prima dată, datorită planificării de înaltă calitate. Multe proiecte se confruntă cu probleme din cauza discrepanței dintre ceea ce așteaptă clientul și ceea ce echipa de proiect oferă. Folosirea metodologiei conduce la o planificare mai bună a proiectului, care oferă echipei proiectului și sponsorului oportunitatea de a fi în acord cu principalele produse produse în cadrul proiectului.
Rezolvarea mai rapidă a problemelor. Unele echipe de proiect petrec prea mult timp și energie luptând cu probleme, deoarece nu știu cum să înceapă soluția. Utilizarea procesului proactiv de gestionare a problemelor ajută la rezolvarea problemelor cât mai repede posibil.
Permiteți viitoarelor riscuri înainte de apariția problemelor. TenStep include procese pentru identificarea și gestionarea riscurilor. Procesele de management al riscului calitativ duc la faptul că problemele viitoare sunt identificate și eliminate înainte de a deveni cu adevărat probleme.
Gestionarea eficientă a comunicațiilor și a așteptărilor dintre clienți, membrii echipei de proiect și părțile interesate. Multe probleme legate de proiect pot fi excluse prin comunicări multilaterale active. În plus, multe dintre conflictele care apar în proiect nu sunt cauzate de probleme specifice, ci de neînțelegeri și surprize. Metodologia TenStep se axează pe comunicările formale și informale preemptive, care duc la o reducere a numărului de surprize.
Crearea unui produs de înaltă calitate prima dată. TenStep conține procese de management al calității și ajută echipa să înțeleagă nevoile clienților în ceea ce privește calitatea. Odată ce au identificat aceste nevoi, echipa poate aplica tehnici de control al calității și de asigurare a calității pentru a satisface așteptările clientului.
Îmbunătățirea gestiunii financiare. Acesta este rezultatul unei mai bune definiții a proiectului, o mai bună evaluare, o mai bună bugetare și o mai bună urmărire a costurilor reale în raport cu bugetul. Toate acestea conduc în mod inevitabil la o mai bună predictibilitate financiară și administrabilitate.
O oprire mai devreme a proiectelor "rele". Proiectele "rele" sunt cele care nu mai au semnificație în ceea ce privește rentabilitatea. Proiectul poate începe cu un bun prognostic al raportului cost / rezultat. Cu toate acestea, dacă proiectul intră în întârziere și depășește bugetul, acesta poate atinge pragul dincolo de care justificarea de afaceri nu va mai fi corectă. Gestionarea eficientă a proiectelor vă permite să vedeți o situație similară în prealabil, astfel încât veți avea ocazia să luați cea mai bună decizie privind reprogramarea sau încheierea unui astfel de proiect.
Mai multă încredere în metrici și luarea deciziilor pe baza dovezilor. Unul dintre aspectele cele mai sofisticate ale procesului TenStep este acela că oferă un ghid care facilitează colectarea măsurătorilor. Metricile oferă informații obiective care vă ajută să stabiliți în mod fiabil cât de eficient și eficient lucrează echipa dvs. și, de asemenea, să evaluați nivelul calității rezultatelor livrate. În plus, metricile vă oferă informațiile necesare pentru a face o concluzie informată: acțiunile dvs. administrative au avut succes sau nu.
O atmosferă de lucru îmbunătățită. Dacă proiectul dvs. are mai mult succes, veți găsi beneficii intangibile suplimentare asociate cu echipa dvs. Clienții dvs. vor fi mai implicați în proiect, iar echipa de proiect va prezenta mai mult interes. Spiritul moral va fi mai mare, iar echipa de proiect va fi imboldată cu un sentiment de profesionalism și de respect de sine. Ar trebui să aibă sens. Persoanele care lucrează în proiectele problematice tind să fie nefericite, în timp ce oamenii în proiecte de succes, dimpotrivă, se simt bine și fac treaba chiar mai bine.
Oamenii care se plâng că managementul de proiect este o mare aeriene, uitați de momentul important. Toate proiectele sunt gestionate într-un fel sau altul. Singura întrebare este cât de eficient este gestionat. De exemplu:
Proiectul dvs. se va confrunta cu probleme față în față. Vreți să le eliminați proactiv sau vă veți ocupa de ele pe parcurs?Veți crea o calitate în procesul de creare a rezultatelor proiectului sau veți repara erorile și problemele mai târziu, când veți avea nevoie de mult mai multe cheltuieli?
?php include ($ _SERVER ["DOCUMENT_ROOT"]. "/ vstavki / blokvtext2.php"); ?>
Proprietățile proiectului nu se vor modifica în funcție de faptul dacă veți aplica procese de management formalizate sau nu. Schimbați doar modul în care faceți față diferitelor evenimente care apar în cursul proiectului. Veți reacționa la acestea în mod haphazard și reactiv sau, în mod activ și proactiv, pe baza proceselor care rulează sistematic?
Este bine cunoscut faptul că organizațiile care urmează procese bine stabilite au mai mult succes decât altele. Uneori, organizațiile care au și efectuează astfel de procese se numesc "proces orientate". În condiții egale, aceste organizații îndeplinesc mai multă muncă și, de regulă, lucrează mai profitabil decât altele. Ei au, de asemenea, sistemele organizaționale necesare pentru a ajuta fiecare angajat să aibă mai mult succes, inclusiv managerii de proiect.
Există câteva modalități de a evalua cât de bine organizația dvs. urmează procesele standardizate. Probabil unul dintre cele mai cunoscute modele de evaluare este modelul de capacitate de maturitate (CMMI), care este descris mai detaliat la pagina A1.1 Modelul Maturity Technology CMMI.
De ce nu aplicați toate gestionarea eficientă a proiectelor
După ce ați citit materialul până la acest punct, s-ar putea să vă întrebați de ce nu toată lumea utilizează tehnici de management de proiect atât de bune. Sau s-ar putea întreba de ce nu-i folosiți de ei înșiși. De obicei, există o serie întreagă de motive.
Organizația dvs. nu vă acceptă. Este foarte dificil să fii un bun manager de proiect într-o organizație care nu apreciază abilitățile managementului de proiect. De exemplu, dacă ați făcut timp pentru a crea un document "Cartea de proiect", iar clientul sau supervizorul dvs. vă întreabă de ce ați pierdut timpul, probabil că nu veți avea prea multă grijă de procesul de planificare pentru următorul proiect. Pentru a fi mai eficient, organizația în ansamblu trebuie să susțină procesul general de gestionare a proiectelor.
Nu aveți competențele necesare. Este posibil ca lipsa proceselor de management de proiect să nu fie o chestiune de dorință, ci de cunoaștere și experiență. Uneori, oamenilor li se oferă să conducă proiecte fără nici o pregătire sau stagiu. În aceste cazuri, sunt condamnați să se lupte cu proiectul din ultimele forțe, fără instrumentele și cunoștințele necesare. pentru a gestiona eficient proiectul. Cel mai adesea acest lucru se întâmplă atunci când organizația nu are un Oficiu de Management al Proiectului (PMO) sau un alt organism responsabil pentru pregătirea managerilor de proiect.
Managerii senior consideră că managementul de proiect este software. Când ridicați problema managementului de proiect la unii manageri, inițial credeți că încercați să implementați un program care vă permite să gestionați mai bine proiectele. De fapt, dacă ar fi un instrument, ar fi mult mai ușor pentru tine să convingi conducerea de valoarea sa. Chiar și faptul că în anumite aspecte ale managementului de proiect (de exemplu, dezvoltarea unui plan de lucru și gestionarea acestuia) pot fi utilizate instrumente, acest lucru nu demonstrează încă importanța managementului de proiect. Importanța reală constă în utilizarea ordonată a proceselor fiabile și coordonate.
Membrii echipei se tem de control. Mulți oameni preferă să lucreze creativ, cu o grijă minimă. Ei se tem că metodele de gestionare a proiectelor oficiale vor conduce la un control strict, lipsind munca de creativitate și entuziasm. Într-o anumită măsură, au dreptate. Într-adevăr, procesele și procedurile comune exclud creativitatea în zonele în care nu doriți să le aveți. De exemplu, nu aveți nevoie de creativitate pentru a face față proliferării necontrolate a proiectului. Trebuie doar să urmați procesele standard care sunt deja implementate.
Managementul este frică de pierderea controlului. Dacă doriți cu adevărat să implementați în mod eficient disciplina de management de proiect în compania dvs., trebuie să delegeți un anumit nivel de autoritate și autoritate managerilor de proiect. Unii șefi de organizații și unități nu doresc să se despartă de o parte chiar din puterile lor. Acești manageri pot intenționa să numească manageri de proiect pentru a coordona activitatea, dar, în același timp, ei vor lua toate deciziile și vor exercita controlul deplin. Gestionarea oficială a proiectelor nu va fi posibilă în organizațiile în care există astfel de temeri.
Unele dintre preocupările de mai sus sunt naturale și logice, deși altele sunt, totuși, emoționale și iraționale. În ciuda faptului că există motive întemeiate să se îndoiască de aplicabilitatea managementului formal al proiectelor, acestea trebuie depășite. Criteriul este posibil numai aici: dacă rezultatul managementului formal al proiectului este o creștere a timpului de punere în aplicare, o creștere a costurilor și o scădere a calității rezultatelor obținute, nu are sens să îl folosiți.
În practică, contrariul este adevărat. Utilizarea unor metode și procese fiabile pentru gestionarea proiectelor vă va permite să finalizați proiectul în timp util, în limitele bugetului și la un nivel acceptabil de calitate.
Doar, așa cum sa spus, atunci când aplicați procesele de management al proiectelor, fiți rezonabili. Nu implementați procese în valoare de 10 milioane, dacă proiectul dvs. costă doar 10 mii. Luați în considerare toate aspectele legate de gestionarea proiectului și de a crea procese adecvate nevoilor dvs. specifice.
Posibilități de dobândire a metodologiei
Pentru a implementa cu succes metodologia de management de proiect, mai întâi realizați pentru dvs. valoarea celor ce se vor aplica în mod corespunzător proiectelor dumneavoastră. Pentru a implementa cu succes metodologia de management de proiect la întreprindere, în primul rând, ar trebui să fie pentru dvs. În al doilea rând, ar trebui să aibă o valoare practică pentru întreprinderea dvs., adică pentru a da randament maxim atunci când gestionați proiecte care sunt tipice pentru dvs. În marea majoritate a cazurilor, neîndeplinirea metodologiei este asociată cu dezamăgirea care decurge din incoerența acesteia cu specificul întreprinderii și a proiectelor pe care le desfășoară. Există o regulă înțeleaptă: o metodologie vastă este pentru proiectele mari, o mică metodologie pentru proiectele mici. Abaterea de la această regulă duce la discreditarea însăși a ideii de management al proiectului.
Dacă aveți nevoie de o metodologie bună pentru gestionarea proiectelor, există două surse principale.
Creați-vă singur. Puteți dezvolta o metodologie individuală care să reflecte în mod ideal filozofia și cele mai bune practici ale organizației dvs. Multe organizații cu grade diferite de succes continuă să facă acest lucru până în prezent.
Desigur, dacă achiziționați o metodologie, trebuie să o personalizați pentru nevoile specifice ale organizației dvs. În același timp, se pare că apar avantajele oportunității №1. Dar timpul și banii cheltuiți pe o astfel de formă sunt incomensurabil mai mici decât costurile dezvoltării independente a unei metodologii calitative, care este avantajul esențial al oportunității numărul 2.
Procesul TenStep:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: