Pentru a rezolva problemele care necesită discuții colegiale, se organizează diverse întâlniri, întâlniri, întâlniri. În funcție de componența participanților, frecvența interviurilor și natura problemelor discutate, acestea sunt împărțite în:
· Întâlniri lunare, întâlniri;
· Plenumuri, simpozioane etc.
Există o expresie: "Vrei să scurtezi durata întâlnirii - nu-ți pierde timpul pentru pregătirea ei".
1. Întâlniri mari sunt organizate în conformitate cu planul, care permite secretarului să gândească în prealabil aranjamentele pentru pregătirea lor.
Echipamentul tehnic al reuniunii: scaune, mese (pentru presidiu), tablă, microfon, tribună, trusă de prim-ajutor cu medicamente etc.
Este necesar să se asigure un loc de muncă pentru stenograf, dacă este necesar - prezența unui interpret.
Sprijin organizatoric pentru participanții la întâlnire:
· Dotarea spațiilor cu mijloace tehnice.
2. Secretarul, de regulă, se pregătește pentru întâlniri operaționale. care se desfășoară o dată pe săptămână sau zilnic în biroul capului.
Obligațiile secretarului pentru pregătirea reuniunii operaționale:
· Notifică participanții la întâlnire;
· Monitorizează aspectul lor în timp util;
· Aflați și raportați șefului motivele absenței participanților la întâlnire;
· Oferă papetărie, scaune pentru participanții la întâlnire;
· După încheierea ședinței, biroul este pus în ordine.
3. În cazul în care șeful este invitat la o reuniune, secretarul trebuie:
· Pregătiți în avans documentele necesare pentru el;
· Imprimați textul raportului;
• Reamintiți în timp util șefului data, locul și ora întâlnirii, durata acesteia.
4. În cazul în care șeful își trimite adjunctul la ședință, secretarul trebuie să-l informeze cu privire la toate informațiile necesare și să furnizeze materialele relevante.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: