Concepte de bază ale suportului de management al documentelor (managementul înregistrărilor)
Gestiunea documentelor (lucrare de birou) - aceasta este o arie specială de activitate, care constă în elaborarea, prelucrarea documentelor, procesarea și stocarea acestora.
Oficiul de lucru este o ramură de activitate care oferă documentația și organizarea muncii cu documente oficiale.
Lucrările de birou moderne includ:
• asigurarea creării în timp util și corect a documentelor (documentație);
• organizarea lucrărilor cu documente (primire, transfer, prelucrare, contabilitate, înregistrare, control, depozitare, sistematizare, pregătire de documente pentru arhivare, distrugere).
În paralel cu termenul de "muncă de birou" în ultimele decenii, termenul "managementul documentației" (DUU ^) este folosit,
Documentația este procesul de creare și prelucrare a unui document.
Organizarea lucrărilor cu documente este de a asigura circulația documentelor în sistemul de control, utilizarea lor în scopuri de referință și depozitare. Termenul este definit de standardul de stat drept "organizarea circulației, depozitării și utilizării documentelor în activitatea curentă a instituției".
Standardul de circulație a documentelor se referă la circulația documentelor organizației de la momentul creării sau primirii acestora până la finalizarea executării sau expedierii. Tehnologia pentru lucrul cu documente "include:
• să procedeze la procesarea inițială a documentelor;
• examinarea și distribuirea lor preliminară;
• sistematizarea (formarea cazurilor) și stocarea curentă
Să dezvăluim câteva dintre aceste concepte. Astfel, datele de conectare de înregistrare oznachaetzapis ale documentului, în forma prevăzută, de stabilire a egosozdaniya fapt, trimiterea sau primirea „controlului execuției documentelor - sovokupnostdeystvy asigurarea executării lor în timp util“, formarea de afaceri - documente gruppirovanieispolnennyh în cazul, în conformitate cu nomenclatura afacerilor (lista sistematică de afaceri nume , introduse în organizație, prin stipularea condițiilor de depozitare, emise în conformitate cu procedura stabilită) și sistematizarea documentelor în interiorul cazului.
Orice decizie managerială se bazează întotdeauna pe informații la întrebarea în discuție sau la obiectul gestionat. "Informațiile sunt identice cu conceptele:" date "," informații "," indicatoare ". Legislativ a stabilit următorul termen:
"Informații - informații despre persoane, obiecte, fapte, evenimente, fenomene și procese, indiferent de forma prezentării lor.
În Legea federală "Cu privire la informare, informatizare și protecție a informațiilor" se fixează următoarea definiție a conceptului de "document":
/ Document - este un material înregistrat pe un suport fizic, cu cerințele care permit identificarea acestuia.
Necesitatea documentului este un element obligatoriu de înregistrare a documentului oficial.
Documentele oficiale sunt documente create de persoane juridice sau fizice, executate și certificate în conformitate cu procedura stabilită.
Multe forme de activitate managerială sunt exprimate prin documentele relevante, activități administrative - publicarea diferitelor documente incomplete; planificare - prin pregătirea diverselor planuri; contabilitate - sub forma compilării și procesării documentelor statistice, contabile, operaționale și tehnice; control - prin colectarea informațiilor într-o formă scrisă etc. Prin urmare, documentele pot fi clasificate în funcție de scopul lor ca mijloc:
• • reglementarea activităților (chartere, regulamente, regulamente, reguli, instrucțiuni etc.);
• activitatea administrativă (ordine, instrucțiuni, decizii, decizii, ordine etc.);
• acumularea și generalizarea informațiilor (rapoarte, acte, rapoarte etc.);
Documentul a apărut în principal pentru a înregistra informații și a le da forță juridică. Înțelesul cuvântului latin "document" este dovada, dovezile. În prezent, indisociabilitatea documentului este determinată și de noțiunea de "forță juridică a documentului"
Forța juridică a unui document este proprietatea unui document oficial, raportat la legislația în vigoare, competența organului emitent și procedura stabilită pentru înregistrare.
Din această definiție rezultă că organismul de conducere sau oficialul care emite documentul este necesar:
• să se conformeze legislației actuale în pregătirea sa;
• să elibereze documente numai în limitele competenței lor;
• să respecte reglementările naționale care reglementează pregătirea și prelucrarea documentelor care sunt în vigoare în acel moment.
Printre detaliile cele mai semnificative din punct de vedere juridic se numără: numele organizației, data și numărul de înregistrare al documentului, ștampila semnăturii, ștampila, aprobarea și aprobarea.
În practica de management, este obișnuit să se facă distincția între documente pe baza autenticității lor pe schiță, alb, originale, copii.
Un document alb este un document scris de mână sau scris de scris, al cărui text a fost copiat dintr-un document de redactare sau scris fără bloturi și corecții.
Originalul documentului oficial este prima (sau singură) copie a documentului care are forță juridică.
O copie a unui document este un document care reproduce pe deplin informațiile din documentul original și toate caracteristicile sale externe sau o parte din ele.
Activitățile instituției sunt formalizate într-un set de documente interactiv, care corespund funcțiilor de management și componentelor sistemului de documentare.
Sistemul de documentare este un set de documente interconectate de origine, destinație, tip, domeniu de activitate, cerințe unificate pentru înregistrarea lor.
Totalitatea lor este un sistem de documentare organizatorică și administrativă. Standardul de Stat definește rasporyaditelnyedokumenty organizațională ca documente scrise, care sunt fixate probleme resheniyaadministrativnyh și organizatorice, precum și de guvernare, de coordonare, de sprijin, și să reglementeze activitățile guvernelor, instituții, întreprinderi, organizații și departamentele lor și funcționari
Direcția principală de îmbunătățire a documentației este unificarea și standardizarea.
Standardizarea este procesul de stabilire și aplicare a standardelor, prin care se înțelege "un eșantion, un standard, un model adoptat pentru compararea cu alte obiecte similare". Standardul ca document tehnic standard stabilește un set de norme, reguli, cerințe pentru obiectul standardizării și este aprobat de autoritatea competentă.
Unificarea înseamnă "a aduce ceva într-un singur sistem, formă, uniformitate".
Sistemul Unificat de Documentare (UCS) este un sistem de documentare creat conform regulilor și cerințelor unificate, care conține informațiile necesare pentru gestionarea unei anumite zone de activitate.
Formele naționale uniforme de documente sunt obligatorii pentru utilizare în toate instituțiile, organizațiile și întreprinderile, indiferent de subordonarea și forma de proprietate.
Reglementarea modernă a producției de stat
Reglementarea legislativă a muncii de birou
În prezent, reglementarea documentației, organizării și tehnologiei managementului documentar se desfășoară în mai multe domenii: reglementarea legislativă, standardizarea, elaborarea documentelor normative și de reglementare a acțiunii naționale.
Legile Federației Ruse au cea mai mare semnificație juridică.
Legea federală „Cu privire la informații, informatizării și informații de protecție“ dokumentirovaniyainformatsii legat fix, stabilit un număr de termeni (informații, informatizării, informatsionnyeresursy, informație documentată, etc.), pentru normalizarea relațiilor, crearea de voznikayuschiepri și utilizarea tehnologiilor informaționale, ustanovilobyazatelnost de informații autorităților publice.
Legea federală „Cu privire la contabilitate“, indicând contabilitatea chtobuhgaltersky se realizează printr-o contabilitate continuă, neîntreruptă idokumentalnogo tuturor tranzacțiilor comerciale, un articol special (art. 9) a definit regulile de înregistrare a documentelor contabile primare. Acesta subliniază că toate operațiunile de afaceri efectuate de organizație ar trebui să fie efectuate cu documente justificative. Pe documentația obligatorie se discută și alte acte legislative. Astfel, Codul civil al Federației Ruse a determinat baza juridică nu numai pentru activitățile persoanelor juridice, ci și pentru documentația sa.
număr de înregistrare). În caz de încălcare a cerințelor stabilite în Norme, documentul nu intră în vigoare.
O serie de acte juridice conțin norme care trebuie luate în considerare la elaborarea și organizarea documentelor de management. Aceste aktamotnosyatsya, de exemplu, legea Federației Ruse „Cu privire la Mărci înregistrate, mărcile de servicii inaimenovaniyah de origine“, care definește embleme întreprindere poryadokRegistratsii“fiind plasată pe formular; conducător
Mai multe activități de gestionare
Eseu despre management
Trimiteți-le prietenilor: