În cazul în care sa întâmplat cu acordul dosarul albastru în picioare pe raftul de sus, în colțul din dreapta? „Pariem că nu trebuie doar să pun aceeași întrebare Și toate pentru că angajații au de multe ori pentru a efectua funcții de contabilitate arhiviști. Sistemul de stocare a documentelor electronice le poate elimina de la grijile "documentare".
Mișcarea reală a finanțelor și a mărfurilor se produce adesea tocmai pe baza originalelor de hârtie, care au un avantaj necondiționat față de copiile "digitale". Cu toate acestea, potrivit statisticilor, 85% din astfel de documente sunt scanate ulterior, astfel încât informațiile să nu fie pierdute, iar elementele electronice, dimpotrivă, să fie tipărite. Datorită faptului că documentele sunt stocate în diferite forme și, ca o consecință, în diferite locuri, apare problema "dualității" arhivei documentelor. În principiu, nu este nimic teribil în acest sens, ci doar în acele perioade în care documentele "praf" pe rafturi și se odihnesc în dosarele electronice. Această rulare începe atunci când trimiteți rapoarte pentru verificări la birou și pe teren, restructurarea companiei și alte evenimente semnificative. Contabili, uneori, trebuie să extindeți un set de lucrări, să faceți o fotocopie, să re-cuscați. În acest caz, fiecare unitate, de regulă, are propriul depozit de documente. În consecință, pentru a obține "primarul" necesar pentru un singur contract sau proiect, este necesar să accesați diferitele sisteme și arhivele acestora.
Sunt de acord, este mult mai convenabil atunci când toate documentele sunt stocate într-o singură arhivă. Există un software special care vă permite să păstrați toate documentele contabile într-un singur loc. În același timp, fiecare angajat autorizat poate să aibă acces la el și să găsească rapid copia dorită atât în format electronic, cât și să își tipărească versiunea de hârtie cu toate semnăturile și sigiliile.
Este adevărat că trebuie remarcat imediat că un astfel de produs este adecvat în primul rând pentru companii mari sau organizații care au mai multe unități de la distanță. În mod logic, pentru companiile formate din mai mulți oameni, este suficient să "scanați documentele vechi" și să le stocați pe un server public.
Experiență reușită
Cum funcționează arhiva electronică? În timpul evenimentului, experții și-au împărtășit experiența în implementarea acestui sistem de stocare. Deci, Natalya Zhurba, Marketing Manager, a subliniat provocările cu care se confruntă societatea înainte de a exista un singur depozit de documente, și, de asemenea, a spus că și-a schimbat de la introducerea noului sistem.
Aceasta este o companie împrăștiată teritorial, care are multe sucursale și filiale. În unitățile aflate la distanță, sute de documente sunt generate zilnic, care sunt înregistrate în sistemul contabil. La sfârșitul fiecărei luni de raportare, documentele contabile primare referitoare la jurnalele de tranzacții relevante sunt selectate în ordine cronologică și sunt cusute.
Compania este mare și de aceea se întâmplă adesea să se colecteze valori mobiliare de la sucursale aflate la distanță, să se facă o selecție de documente pentru o inspecție fiscală sau să se formeze un set pentru un singur proiect. În același timp, contabili trebuie să "extinde" dosarul cu "primar", să facă o fotocopie a copiei dorite și apoi să o întoarcă la loc și să o reîncarce. Lucrarea este destul de consumatoare de timp, deoarece găsesc adesea erori în proiectarea: unele copii trebuie să refaceți, alții nu se datorează faptului că managerii de proiect sau manageri de timp nu le-a denunțat la departamentul de contabilitate.
În același timp, de exemplu, la solicitarea inspecției, compania trebuie să pregătească documentele necesare în termen de zece zile. Cum să aveți timp pentru a forma o colecție pentru verificare și pentru a asigura fiecare copie într-un timp atât de scurt? Acesta reamintește situația care a avut loc cu OJSC Dalsvyaz, atunci când organizația trebuia să prezinte pentru verificare 14 milioane de documente în cinci zile (la momentul standardelor anterioare ale Codului Fiscal).
Îndeplinirea termenelor este destul de dificilă, în special având în vedere că compania are volume mari de implementare și un sistem complex de management. De fapt, pentru a pregăti documentele este necesar nu numai în timpul verificărilor desktop și de ieșire, dar și pentru compensarea TVA sau atragerea unei linii de credit în bancă
Prin urmare, conducerea companiei a decis să implementeze o singură arhivă electronică a documentelor contabile primare.
Vom afla cum a fost construită lucrarea cu noul sistem. În primul rând, documentele sunt introduse într-o singură bază de date - sunt digitizate (scanate). Teoretic, organizarea documentelor de intrare în sistem poate fi atât centralizat (în birou, în general, departamentul a creat înregistrarea terenurilor) și distribuite de către departamentul (personalul care lucrează cu documente de intrare / ieșire - manager de proiect, contabil, magazioner, un avocat, și așa mai departe. etc. scanați în mod independent documentele actuale și procesați-le).
Întrucât compania are o structură disparată din punct de vedere geografic, se folosește a doua opțiune - un sistem de introducere a documentelor distribuite. Scanarea "primară" are loc în depozite, terminale etc., adică imediat la pământ. Apoi, imaginile documentelor sunt verificate de contabilul responsabil și încărcate într-o singură arhivă electronică. În consecință, documentele centrale și toate filialele distribuite geografic sunt consolidate într-un singur loc.
Noua soluție permite structurarea fluxului de documente în cadrul exploatației și oferă angajaților accesul operativ la documentele originale și formarea rapidă a colecțiilor necesare.
În ceea ce privește „primar“, cu ajutorul unor soluții electronice moderne, de exemplu, a fost capabil să reducă la minimum posibilitatea de a refuza să acorde o deducere fiscală pentru TVA-ul din cauza lipsei documentelor contabile primare, ca și timpul necesar pentru a găsi o factură este acum mai rapid și mai ușor. Arhiva electronică stochează așa-numita "istorie" - în plus față de documentele "de lucru", baza de date conține documente greșite, modificări efectuate, modificări, note etc.
Munca manuală a contabililor este minimă - nu este nevoie să extindeți, să copiați, să distrageți atenția angajaților altor departamente și să atrageți oameni din afară. Este suficient să creați în arhiva electronică o selecție de documente în funcție de un anumit criteriu și de imagini tipărite.
De la privat - la general
Aș dori să remarcăm că managementul companiilor este adesea simpatizant pentru crearea de sisteme și arhive speciale care să faciliteze lucrul cu documente, așa că încearcă să automatizeze cât mai mult posibil unele procese. Cu toate acestea, de regulă, fiecare sistem încorporat își are propria arhivă - atât electronică, cât și pe hârtie. Se pare că fiecare departament are un magazin individual. Prin urmare, pentru a obține documente referitoare la un singur contract sau la un proiect, este necesar să se acceseze diferite sisteme și arhivele acestora. De aici a apărut și termenul de "automatizare". Astfel de sisteme eterogene trebuie să comunice cumva unele cu altele, iar acest lucru nu este întotdeauna posibil. Se pare că soluția "digitală", care este concepută pentru a simplifica munca angajaților, este disponibilă, dar nu oferă o ușurare reală.
Introducerea unei singure arhive electronice este, desigur, un proces consumator de timp și va necesita timp. Cu toate acestea, va contribui la crearea unui flux de lucru eficient și va facilita sarcina de selectare a documentelor în funcție de criterii specificate.
Daria Saharova, expert al revistei "Calculation"
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: