1. Introducere
1.1. Aceste recomandări se aplică organizațiilor, indiferent de forma lor de proprietate, surse ale arhivei de stat corespunzătoare: RGANTD.
1.2. Recomandarea este destinată angajaților arhivelor departamentale, altor persoane responsabile de contabilitatea, depozitarea și utilizarea tuturor grupurilor de documente formate în organizații științifice și tehnice, cărora conducerea organizației este instruită să completeze un formular de pașaport de arhivă.
1.4. Pașaportul arhivei organizației este completat în două exemplare pentru documentația deschisă și în dublu exemplar pentru documentația închisă. Primele exemplare ale pașaportului sunt trimise la arhiva statului sau municipiului. Cele două copii ale pașaportului sunt păstrate în organizație până la lichidarea (reorganizarea).
1.6. Organizațiile neguvernamentale care păstrează documente ale statului și ale părților nestatale ale Fondului de Arhivă al Federației Ruse, adică documentele create înainte și după privatizare sau corporatizare, constau din două pașapoarte distincte:
documente legate de partea de stat a Arhivelor Federației Ruse, create înainte de privatizare și corporatizare și care sunt proprietate statală sau municipală;
pe documentele referitoare la partea nestatală a Fondului de Arhive al Federației Ruse, care sunt proprietatea persoanelor juridice și persoanelor fizice ne-statale.
Pașaport pentru documente referitoare la partea nestatal de fond Arhivistic al Federației Ruse, pline cu cereri de organizare ale agențiilor și rus Agenția Federală pentru archive, în cazul în care acesta a încheiat un contract (acord) cu arhivele de stat sau municipale privind transferul documentelor la custodia statului.
2. Procedura de completare și completare a formularului de pașaport al arhivei organizației
2.3. În prima secțiune a pașaportului arhivei "Documentația științifică și tehnică. Informații generale ", organizația raportoare citează date privind cantitatea totală de documentație științifică și tehnică (NTD) stocată în ea și anii de creare a acesteia.
2.4. În coloana 1 din secțiunea 1 indică numărul de unități contabile de documentare grafică și textuală a dezvoltat majoritatea organizației raportoare, organizațiile de predecesorii subcontractanți (co-executorii), indiferent în ce departamentul de documentare magazine (dosar tehnic, colectare de referință bibliotecă științifică și tehnică , birou de proiect etc.).
La determinarea numărului total de unități contabile, sunt luate în considerare copii originale sau copii (ca și cele originale) ale copiilor documentelor. Copii ale documentelor care nu au statut legal nu sunt luate în considerare.
Procedura de completare a secțiunii 1 a secțiunii 1 depinde de sistemul de înregistrare (înregistrare) a documentației științifice și tehnice adoptate în cadrul organizației. În cazul în care producția sistemului (brut) de înregistrare, în cazul în care fiecare document grafic sau un text este luat în considerare în cartea de inventar (revista), în conformitate cu un număr de serie separat în coloana 1 din liniile 101-104 sunt cuprinse date referitoare la numărul de foi de desene sau text documente volume (pe teme de rapoarte, rapoarte științifice, regulamente, note explicative, descrieri tehnice) înregistrate sub un număr de serie independent, cu indicarea unității contabile acceptate (fișă de desen, volum).
Exemple de completare în caseta 1:
a) 561 260 foi;
c) 561260 foi + 72460 volume.
Opțiuni incorecte: 2500 de cărți, 2500 de text, 2500 (fără a indica unitatea contabilă), 2500 de unități, 2500 de grafice.
La-cu-caz (proiect de proiect, pokomplektnoy) sistem de înregistrare a desenului sau modelului și a documentației tehnologice în coloana 1 a liniilor de 102- 104 indică numărul total de proiecte (dezvoltare de proiectare, procese de fabricație) sau un set de desene care alcătuiesc părțile individuale (secțiuni) ale nodurilor de proiect (dezvoltare de proiectare, componente de proces, de brand-parte), înregistrate în cartea de inventar sub un număr de serie separat care să indice unitatea de contabilitate.
Exemple de completare în caseta 1:
a) 6000 de proiecte (evoluții);
b) 6000 seturi.
Variante greșite: 6000 (fără cuvinte, proiect, dezvoltare, proces); 6000 grafică și text; 6000 de cărți.
Dacă există un sistem mixt de contabilitate a documentației științifice și tehnice în coloana 1, liniile 101-104 prin semnul "+" oferă informații sumare cu privire la toate sistemele contabile existente.
Exemplu de completare în caseta 1:
a) 72200 coli + 6600 seturi + 260 proiecte;
b) 72.200 de coli + 2.280 volume + 260 de proiecte.
La calcularea valorii totale a proiectului, proiectarea și documentația tehnologică în liniile 102-104 sunt cuprinse date privind toate disponibile în organizarea cărților de inventar, care pot fi efectuate separat pe originale, duplicate, microfilm privind drepturile originalelor, produsul principal și auxiliar producția unică.
La umplerea coloanei 1 ar trebui să se țină seama de faptul că entitatea raportoare nu poate fi în mod necesar create și stocate toate grupurile NTD cu condiția linii 101 104. În absența unuia sau mai multor grupuri din coloana 1 față de linia corespunzătoare este goală.
Linia 105 "alte tipuri" este completă numai dacă există tipuri speciale de NTD-uri în organizație: brevet, meteorologic, geologic.
Exemplu de umplere în coloana 1, linia 105:
a) 500 de seturi de aplicații pentru invenții.
Pe linia 106, sunt date date sumare cantitative care rezumă datele din rândurile 101-105.
Exemple de umplere în coloana 1, linia 106:
a) 50000 de coli de desene + 500 de volume;
b) 500 de volume (numai în prezența ND);
c) 1000 proiecte + 2500 (seturi de desene) + 300 volume (cu un sistem mixt de proiectare-sistem complet pentru înregistrarea PD, CD și TD).
2.5. Secțiunea 2 din dosarul pașaport „documentare științifică și tehnică, se face referire la componența fondului de Federația Rusă Arhivistic“, completat în cazul în care entitatea raportoare a efectuat selectarea documentelor care urmează să fie transferat într-un depozit permanent de stat la corespunzătoare arhivele de stat sau municipale, dar la momentul depunerii pașapoartelor aceste documente continuă să fie păstrate în organizație.
2.6. În coloana 1 din secțiunea 2 din rândurile 202-204 indică numărul de proiectare, inginerie, proiectare (în domeniul construcțiilor de capital), evoluțiile realizate de organizația de raportare și aprobate de către experți-inspecție Comisiei (EPC), organism de management al afacerilor de arhivă al Federației Ruse sau RGANTD sau sucursala (denumită în continuare - instituție de arhivare), în funcție de sursa achiziției. În coloana 2 a secțiunii 2 este indicat anul creării celei mai timpurii dintre aceste evoluții. În coloana 3 - cea mai recentă din lista listată.
În absența listelor aprobate, nota "lipsește". În liniile 201 și 205, în secțiunea 1, secțiunea 1, se face o linie.
2.7. În coloana 4 din secțiunea 2, este indicat numărul de unități stocate în organizație. hr. înscrise în certificatul aprobat de EPC al instituției arhive relevante a inventarului. Coloanele 5 și 6 din secțiunea 2 indică data de începere și de încheiere a documentelor înscrise în inventar.
2.9. Secțiunea 3 "Documente privind suporturile informatice pentru computere. Baze de date (DB) "este completat în cazul în care în organizație există documente privind transportatorii de mașini emise în conformitate cu GOST 28388-89" Documente privind suporturile magnetice de date. Ordin de executare și circulație ", precum și baze de date funcționale.
2.10. În coloana 1 a secțiunii 3 este indicat numărul total de baze de date ale profilului științific și tehnic care funcționează în cadrul organizației.
2.11. În coloana 2 a secțiunii 3, cantitatea totală de informații înregistrate în bazele de date este indicată în megaocteți (MB).
2.12. În coloana 3 din secțiunea 3 dă numărul total de suporturi de calculator (discuri optice, discuri magnetice flexibile, benzi magnetice etc.), pe care documentele originale înregistrate efectuate în conformitate cu GOST 28388-89 și situat într-un depozit dedicat (magnitoteke) , deci direct de la artiștii interpreți sau executanți.
2.13. În coloana 4 din secțiunea 3 este indicat volumul total de informații înregistrate pe suporturile mașinii și reflectat în coloana 3.
2.14. În coloanele 5 și 6 din secțiunea 3 sunt indicate datele inițiale și finale ale documentelor create pe suporturile de mașini.
2.15. În secțiunea 4, „Documentația administrativă“ oferă informații cu privire la executarea documentelor perioadei de stocare permanentă (ordinele șefului organizației pe activitățile de bază, planuri tematice, procese verbale ale ședințelor Consiliului Tehnic, rapoarte anuale privind activitățile organizației, etc.) și documentele privind păstrarea personalului (comenzi pentru admiterea și concedierea angajaților, conturi personale, salarizare, afaceri personale evacuate, carduri personale, înregistrări de cale, documente personale nerevendicate), formate în acest caz. Cazul format este luat ca unitate de stocare. Număr de unități. în secțiunile corespunzătoare ale secțiunii este indicată după un singur număr.
2.15.1. La completarea: coloanele 1, linia 401 din secțiunea 4 numărul de unități. se stabilește în conformitate cu nomenclatorul cazurilor organizației raportoare, în cazul în care sunt indicate termenii de stocare. Dacă în organizație nu există o nomenclatură de cazuri, numărul de unități. este indicat după consultarea cu angajații arhivei de stat.
În coloana 2 a secțiunii 4 se indică data celor mai vechi stocate în documentele organizației de depozitare permanentă, în coloana 3 - anul indicat în antetul pașaportului arhivei.
2.15.2. Se completează coloanele 4, 5 și 6 ale liniei 401 din secțiunea 4 dacă organizația de selecție a selectat documentele de gestionare pentru stocarea permanentă și a fost pregătit un inventar pentru aceasta, care a fost aprobat de EPC al instituției de arhivare. Coloana 4 indică numărul de unități. incluse în inventar; în coloanele 5 și 6 sunt indicate datele de început și de sfârșit ale documentelor. hr. (e) introdus (e) în inventar. Data de începere a unității. este data celui mai vechi document, iar data finală este data celui mai recent document
2.15.3. La completarea coloanei 7 a liniei 401, trebuie să se țină seama de faptul că termenul de stocare a documentelor administrative de către organizație de către inițiator este stabilit prin legislație - 15 ani.
2.15.4. În rândul 402, coloana 1 din secțiunea 4, este indicat numărul de unități. hr. pe personal (depozitare pe termen lung), creat pentru toți anii existenței organizației.
În coloana 2 din linia 402, secțiunea 4, pe anul cel mai devreme stocate în organizarea documentelor cu privire la personal, în coloana 3 - an, arhiva titlu pașaport.
Documentele de personal cu o durată de valabilitate de până la 10 ani, în conformitate cu nomenclatorul de cazuri sau în conformitate cu lista standard a documentelor, nu sunt luate în calcul la calcul.
2.15.5. Numără 4, 5, 6 sunt umplute cu linia 402, în cazul în care personalul documentele entității raportoare a intrat în inventar, EPA a fost de acord instituțiile de arhivă. Coloana 4 indică numărul afișat în unitatea de inventar depozitar în coloanele 5 și 6 - data de începere și de sfârșit de pregătire a mai devreme și mai târziu a unității de depozitare a documentelor
2.16. Secțiunea 5 "Personal" precizează informații privind numărul de lucrători din arhivele științifice și tehnice (linia 501) și documentația de management (linia 502).
Dacă o organizație nu este o arhivă științifică și tehnică valabilă, linia 501 indică numele, prenumele, patronimicul persoanei responsabile pentru stocarea documentului de referință marcat „dosar NTD nr.“
Dacă o organizație nu este o documentație valabilă pentru gestiunea arhivelor, în linia 502, prenumele, numele unuia sau a mai multor funcționari responsabili de gestionarea siguranței documentelor marcate „CA sunt stocate direct în unitățile structurale“ (în camere tehnice, subsol, etc. ) ..
2.17. În „Stocarea documentelor“ ar trebui să pună în evidență indicatori care caracterizează spațiul în care se păstrează documentele de raportare facilități entitate care stochează și mențin condițiile de temperatură și umiditate. Dacă arhivele specializate în organizație nu este prezent, informațiile relevante reflectă caracteristicile unei locații de stocare reale și NTD CA (de operare de camere, coridoare, subsoluri, camere tehnice, etc.).
2.19. O notă explicativă este atașată pașaportului, care oferă informații privind schimbările în numele, subordonarea, statutul organizațional și juridic sau forma de proprietate a organizației; date privind transferurile anterioare de documente pentru stocarea de stat (denumirea arhivei de stat, tipuri, volume, termene ale documentelor trimise și anul transferului); motivele schimbării indicatorilor care au avut loc în perioada de raportare (transferul de documente către alte organizații, distrugerea prin acte, moartea, pierderea etc.); sunt raportate informații privind sistemul de contabilitate a documentelor acceptate în cadrul organizației, disponibilitatea unui dispozitiv științific de referință pentru aceștia. O notă explicativă trebuie semnată de funcționarul relevant.
Trimiteți-le prietenilor: