Înregistrarea dosarelor personale și a perioadelor de depozitare

Înregistrarea dosarelor personale și a perioadelor de depozitare

Un fișier personal pentru fiecare angajat este format într-un dosar separat. Designul acoperirii sale include:







  • numele organizației;
  • numărul cazului;
  • numele, numele, patronimul salariatului;
  • data angajării (data prevăzută în ordinul de admitere la locul de muncă);
  • data încheierii dosarului personal (data concedierii);
  • numărul de foi (care trebuie ștampilat la prelucrarea fișierului pentru arhivare);
  • durata de valabilitate a cazului.

Dosarele de personal sunt păstrate în departamentul de personal. Acesta include șase coloane, care înregistrează numărul de serie al fișierului personal, numele, prenumele, patronimul angajatului, numărul personalului său, poziția și unitatea structurală.

Numărul de ordine al fișierului personal din jurnalul de înregistrare este indicat pe partea frontală a copertei dosarului personal și pe cartea personală a formularului T-2.

În fiecare an, personalul verifică disponibilitatea și starea fișierelor personale. Faptul de verificare este înregistrat în suplimentul la fișa personală a personalului contabil. Sub partea din spate a foii se furnizează recuzele "marcaje privind desfășurarea verificărilor privind disponibilitatea și starea fișierelor personale", în care scrie "un fișier personal este verificat", indică data inspecției, poziția și semnătura angajatului care a efectuat-o. În cazul identificării deficiențelor în proiectarea și gestionarea dosarelor personale constituie un act. Rezultatele auditului sunt raportate conducătorului organizației.

Dosarele personale sunt stocate în seifuri sau în dulapuri speciale. Ele sunt aranjate în ordine alfabetică (în organizații mici) sau în ordine numerică. Atunci când un lucrător se deplasează într-o altă organizație, dosarul personal rămâne în locul său original, nu este transferat angajatului.

Un dosar personal poate fi eliberat pentru utilizare temporară la cererea organelor de stat cu permisiunea șefului organizației. În cauza emisă, se eliberează un card de deputat. Indică: când, unde și cui a fost emisă o chestiune privată. Persoanele care au primit un dosar personal, semnat la deputatul cardului. Când cazul este returnat, data returnării este indicată în acesta. Cardul adjunct este pus în carcasă. Dacă un dosar separat (documente) este retras din dosarul personal, este pus în locul său un certificat semnat de angajatul responsabil cu conducerea gestionării evidenței personalului. Certificatul indică în ce scop, pe ce bază documentară documentul este retras din dosarul personal și căruia ia fost transferat. În documentele cauzei, emise pentru uz temporar, este interzisă efectuarea de corecții, intrări noi, este interzisă înlocuirea documentelor, dezvăluirea informațiilor conținute în acestea.







Ei stochează fișiere personale în serviciul de personal. Responsabilitatea pentru depozitarea lor revine conducătorului organizației și șefului serviciului de personal. Serviciul de personal stochează numai fișierele personale ale angajaților. La demitere, declarația de concediere a angajatului și ordinul de încetare a contractului de muncă (concediere) sunt plasate în dosarul personal.

Afacerile personale ale angajaților sunt stocate în serviciul de personal. Cazurile de salariați concediați sunt transferate de la serviciul de personal în arhiva organizației. Dacă nu există o arhivă, fișierele personale ale angajaților concediați sunt procesate în conformitate cu normele stabilite și repoziționate pe raftul rezervat pentru stocarea fișierelor personale ale angajaților concediați.

Dosarul personal al salariatului concediat este formalizat atunci când este transferat în arhivele organizației după cum urmează. Primul document, plasat într-un fișier personal, este un inventar intern al documentelor plasate într-un fișier privat. Acesta conține informații despre numele, numărul și numerotarea foilor, numerele de serie ale fișierelor de caz și indicii acestora. Fișele din inventarul intern sunt numerotate separat de foile de documente incluse în dosar.

Un inventar intern este semnat de către inițiatorul său. Semnătura include numele postului de origine în conformitate cu tabelul de personal, o semnătură personală, decriptarea acesteia cu inițialele denumirii și patronimic, care sunt ștampilate înainte de numele de familie. Data întocmirii inventarului este indicată în mod necesar.

La sfârșitul cazului, se pune o foaie de martor. Ea este întocmită pentru a ține seama de numărul de foi din caz și de specificul numerotării lor. Foaia de martor are o formă. stabilite prin "Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor" (a se vedea exemplul 4).

Fișa mărturiei este întocmită pe o foaie separată, care este plasată în spatele ultimului document al cazului. Este interzisă efectuarea unei inscripții de verificare pe capacul casetei sau pe partea curată din spate a ultimei coli a documentului. Dacă ați uitat să puneți o coală de martor în cauză, este permisă lipirea pe interiorul capacului casetei.

Numărul de coli este indicat în cifre și în cuvinte, la început scrieți numărul de coli ale cazului, apoi puneți semnul "+" și numărul de coli din inventarul intern.

Dacă există caracteristici în numerotarea foilor, ele sunt descrise în mod obligatoriu în inscripția verbală. Poate fi:

  • scrisori și numere ratate;
  • foi lipite (dacă nu există, se plasează o linie);
  • numărul de plicuri cu documentele atașate și numărul de foi incluse în ele.

Semnătura este semnată de angajatul care a făcut-o.

În acele cazuri în care caz decorat face orice modificări (în cazul sau a stării, în caz de deteriorare, copii de înlocuire ale documentelor originale, etc.) este tras, modificările introduse în foaia cu referire la actul martor.

Practica managementului resurselor umane utilizează o combinație de cazuri personale mici de salariați concediați într-un singur lucru. Condiția principală - cazul nu trebuie să depășească 250 de coli. afacerile personale separate sunt cusute împreună pe un an de disponibilizare, aranjate în ordine alfabetică și separate printr-o foaie de hârtie, în cazul în care numele, prenumele și patronimicul salariatului concediat. Pentru documentele din dosarul personal combinat constituie un inventar intern, care enumeră în ordine alfabetică numele, numele și patronimicul cu paginile corespunzătoare din afaceri fuzionat.







Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare

Trimiteți-le prietenilor: