Protocoalele sunt o parte foarte importantă în orice lucrare de birou. Cu ajutorul lor, toate întâlnirile sau întâlnirile importante de la întreprindere sunt realizate. Dar, în unele cazuri, aveți nevoie de un extras din document, un singur element la un moment dat.
Principalele puncte care vor fi necesare în compilare
Dacă este necesar să se citeze o anumită parte a protocolului și tot restul semnificației sale pur și simplu nu este necesară, se face un extras. În același timp, nu este necesar să furnizați versiunea completă a protocolului, este suficient ca documentul să fie corect emis. De asemenea, extrasul va ajuta la transmiterea către masă doar a unor informații și lasă informațiile de bază în spatele scenei.
În ciuda faptului că nu există o formă unificată pentru emiterea unui extras, există încă câteva puncte și sfaturi care ar trebui luate în considerare. Protocolul este elaborat pentru documentarea întâlnirilor, întâlnirilor, conferințelor, rapoartelor și altele. În funcție de tipul întâlnirii, protocoalele sunt împărțite în:
Este rapid și gratuit!
- Protocolul complet. Trebuie să înregistreze în mod obligatoriu toate informațiile despre cursul întâlnirii, inclusiv declarațiile participanților, comentariile și replicile. Aceasta este o formă mai precisă de fixare.
- Scurte, care se fac dacă doriți să înregistrați numai datele vorbitorilor, problemele discutate și decizia finală care a fost luată. Cel mai adesea, acest tip de document este folosit pentru a stabili întâlniri de lucru operative sau alte scurte.
De cele mai multe ori, protocoalele, cum ar fi extrasele din acestea, sunt compilate pe foi de antet ale companiei sau pe foi de album cu ștampila companiei. Pe hârtie trebuie indicate următoarele informații:
- Numele complet al companiei sau al organizației.
- Numele documentului care urmează a fi compilat. În cazul nostru, acesta este un protocol sau un extras din acesta.
- Numărul de serie al protocolului.
- Locul unde a avut loc întâlnirea.
- Dacă trebuie să puneți ștampila de aprobare, dar nu este o condiție prealabilă.
- Data la care a avut loc reuniunea sau operatorul.
- Textul documentului, care este împărțit în introducere și de bază. În partea introductivă, sunt indicate în mod obligatoriu datele privind toți participanții la întâlnire, datele acestora și pozițiile pe care le ocupă.
- Semnături ale tuturor participanților la eveniment, prin care confirmă corectitudinea și fiabilitatea a tot ceea ce este menționat în document.
În versiunea completă, protocolul are dimensiuni considerabile, partea principală poate ocupa chiar și câteva foi.
Dacă este nevoie să transferați orice informație din protocol, atunci copierea completă nu este rațională și, în unele cazuri, pur și simplu inacceptabilă. De aceea, un extras este soluția optimă a problemei.
În declarație puteți transmite informații care se referă numai la un anumit fenomen sau acțiune și nu vă informează despre toate problemele discutate în timpul întâlnirii.
Dispoziții legale
În standardul de terminologie "Lucrări de birou și arhivă" nu există o definiție a termenului "extras din protocol". Acest tip de document se referă la secțiunea de declarații de arhivă din documente.
Dar, conceptul unui extras din document este în dicționarul modern de terminologie arhivistică. În același timp, trebuie să înțelegem că regulile și procedura de executare a declarațiilor corespund secvenței ordonate a copiilor documentelor. Dar aceste date pot fi numite corecte doar parțial.
De fapt, declarația se face în situațiile în care copia toate protocolul nu are nici un sens, sau dacă documentul conține informații confidențiale, care nu este de dorit să știe străini.
Documentul nu este valabil până când nu este documentat. Trebuie să fie:
- Scrisă din mâna "Adevărat"
- Numele complet al funcției deținute de persoana responsabilă care certifică documentul
- Semnătura personală
- După semnătura în paranteze, trebuie să o descifrați.
- Data la care a fost certificată hârtia.
Dacă respectați toate regulile, documentul va fi certificat corect și va deveni legal.
Ce este un extras și de ce este necesar?
Un extras din protocol este o copie a părții din document care conține informații de bază despre un anumit element sau problemă. La redactarea unui document, este important să desemnați:
- Partea introductivă, care va indica aspectele care au fost luate în considerare pe ordinea de zi.
- O copie a paragrafelor necesare ale documentului, care indică aspectele audiate și deciziile luate asupra acestora.
- Requisites, care reprezintă o copie a celor care se află pe original.
- O semnătură de asigurare. Trebuie să conțină în mod necesar cuvântul "adevărat", iar apoi semnătura inițiatorului cu decriptarea, semnătura lui, data la care a fost scris documentul.
Cele mai multe extrase sunt folosite pentru a transmite părților interesate informațiile necesare, care au fost adoptate în timpul reuniunii.
Extrageți din protocol
De fapt, cu ajutorul unor asemenea afirmații se face controlul asupra proceselor de producție sau implementarea deciziilor administrative, se formează documentația organizației.
După întâlnire, managerul informează subordonații și persoanele responsabile cu privire la deciziile luate prin trimiterea sau transferul documentelor.
Conform regulilor, organizarea de secretar timp de două zile după finalizarea și semnarea contractului, ar trebui să emită toate copiile necesare și le trimite prin e-mail sau de a oferi persoanelor responsabile personal.
Cum se întocmește extrasul din protocol?
În ciuda faptului că nu există o procedură clar reglementată pentru elaborarea unui extras, este mai bine să urmați un astfel de algoritm dovedit:
- În primul rând, trebuie să dați un titlu documentului. În acest caz, va fi "Extras din procesul-verbal al ședinței ...". Asigurați-vă că specificați numele întâlnirii, data și angajații prezenți corect.
- Din documentul principal, copiați partea introductivă. În același timp, trebuie să fie înregistrate toate rechizitele originale, care includ data și locul reuniunii, numărul de angajați prezenți.
- Citați din protocol pasajul necesar, trebuie să faceți acest lucru foarte atent, care se referă exact la întrebarea potrivită. De asemenea, este necesar să se indice numărul ordinal al elementului pe care se face extrasul.
- Textul principal al documentului este format prin copierea textului principal al elementului dorit. Este necesar să copiați numai acea parte, care se referă exact la întrebarea necesară pentru dezvăluirea subiectului.
Asigurați-vă că indicați acele părți ca "Ascultat", conținutul discuției problemei și elementul "Rezolvat".
Exemplu de proces-verbal al adunării generale
- Specificați funcționarii care au semnat la sfârșitul protocolului, asigurându-se astfel corectitudinea redactării acestuia.
- Managerul sau secretarul ar trebui să asigure hârtia primită. Pentru aceasta, în cele din urmă, el scrie cuvântul "Adevărat" și își pune semnătura și data.
Cine ar trebui să semneze documentul
În legislație nu există o astfel de lege care ar forța să asigure lucrarea numai liderilor. Uneori trebuie să fie emise foarte mult, iar în loc să rezolve problemele curente importante, directorul trebuie să se ocupe de hârtii. În unele cazuri, extrasul poate fi certificat de conducere, dar în cele mai multe cazuri secretarii întreprinderii o fac. La sfârșitul lucrării, secretarul își pune semnătura, confirmând că documentul este corect întocmit și scris exact. Această regulă se aplică documentelor interne ale întreprinderii.
În ceea ce privește documentele trimise altor organizații, acestea sunt asigurate exclusiv de conducere. Secretarul poate de asemenea să-și pună semnătura, însă trebuie să fie necesară semnarea capului. În caz contrar, lucrarea nu va avea nici o forță juridică.
Aici vom examina în detaliu modul în care să elaborăm corect un contract colectiv de muncă.
Ce trebuie să fac pentru a primi un extras din EGRIP? Veți învăța despre acest lucru din materialul nostru.
În plus, trebuie să existe un sigiliu al companiei. Ar trebui să fie localizat în așa fel încât marginea să captureze semnătura directorului sau a persoanei responsabile și titlul biroului său.
Ca rezultat, putem spune că un extras din procesul-verbal al adunării generale este un document care conține o copie a părții introductive a lucrării cu întrebarea de deschidere necesară, care nu include ordinea de zi, și o copie a unui paragraf separat cu privire la decizia finală.
În extras pot fi răspunsuri atât la câteva întrebări în același timp, cât și la unul dintre ele separat, în funcție de necesități.
Esența principală a documentului este informarea persoanelor responsabile ale organizației cu privire la deciziile luate la reuniuni. În mod similar, extrasele din documente pot fi trimise organizațiilor interesate pentru a stabili cooperarea.
Încă aveți întrebări? Aflați cum să rezolvați problema dvs. - sunați acum:
Articole similare
-
Cum să convocați o adunare generală a acționarilor, în cazul în care CEO-ul a fost dat
-
Grădini non-profit parteneriate - decizii provocatoare ale adunării generale
Trimiteți-le prietenilor: