Contract Tetris, hi-tech în munca unui avocat

CONTRACT TETRIS

Nu știu motivul, dar sa întâmplat că într-un număr de companii serviciile de contabilitate (inclusiv menținerea registrului contractelor) sunt tratate de serviciile juridice.

Cred că un singur serviciu în Companie - Contabilitate - trebuie să fie implicat în întreținerea Registrului Contractelor (denumit în continuare "Registrul"), precum și depozitarea contractelor.

În practică, se confruntă cu situația în care serviciile juridice încearcă în mod intenționat să păstreze funcția de menținere a Registrului (pe baza diverselor considerente).

Există, de asemenea, o situație inversă, atunci când șefii de companii insistă ca registrul contractelor să fie obligatoriu condus de Serviciul juridic, a efectuat stocarea contractelor. În această situație, este necesar să convingem directorul executiv - să-i dovedească înșelăciunea unei astfel de poziții.

Dar, în ciuda faptului că Registrul tratatelor + Stocarea contractelor este domeniul contabilității, serviciul juridic ar trebui să acorde atenție și Registrului - să participe la crearea, modernizarea acestuia (pentru a transforma Registrul într-un instrument eficient de muncă contractuală).

Serviciul juridic ar trebui să studieze graficele din Registru, să stabilească modul în care se menține numerotarea contractelor, ce date sunt înscrise în Registru.

Dacă compania înregistrează contractele utilizând un program specializat, puteți efectua o sarcină tehnică și solicitați dezvoltatorului să completeze datele lipsă (dacă se constată că datele sunt insuficiente). Este important să rețineți că orice program este un set de "0" și "1" - prin urmare, acesta poate și ar trebui să fie schimbat în sarcinile afacerii.

Dacă nu există un program specializat în companie, atunci puteți folosi instrumentele disponibile în arsenalul nostru:

1. MicrosoftExcel este un instrument eficient și convenabil pentru crearea unui Registru de contracte.

Este important să rețineți că Excel este foarte convenabil pentru păstrarea registrului, dar are o serie de deficiențe:

1) Este dificil să se creeze directoare ale diviziilor companiei;

2) Este dificil să creați un director al contrapărților;

3) Trebuie să utilizați o macrocomandă specială pentru a filtra în mod eficient informațiile din Registru (un filtru normal utilizat în Excel nu vă permite să atingeți rezultatul dorit, inclusiv când filtrați după mai multe criterii);

4) Este necesar să se utilizeze o macrocomandă specială pentru a reduce probabilitatea de introducere a informațiilor incorecte în registru.

5) Dificultatea de a atașa fișierul din Registru scanează contractele (și un mod simplu prin intermediul unui hyperlink nu este întotdeauna convenabil).

În ciuda neajunsurilor, Excel, atunci când este configurat corespunzător (folosind macro-uri), vă permite să fiți un instrument de registru eficient și bugetat.

1. MicrosoftAccess este un program convenabil și eficient pentru crearea unui Registru și a unei baze de date cu contracte în cadrul Companiei.

Prin crearea registrului în Access, creați nu numai un registru cu drepturi depline, ci și o bază multifuncțională pentru activitatea întregii companii. Accesul este un program foarte flexibil, astfel încât să îl puteți crea folosind Registry pentru orice afacere, inclusiv. să țină seama de specificul și caracteristicile sale.

Secvența de creare a Înregistrării:

Identificați graficele pe care trebuie să le includeți în Registru;

1. Desenați Registrul;
2. Integrați registrul desenat în Access;
3. Configurați accesul.

Să analizăm fiecare acțiune în detaliu ...

Trimiteți-le prietenilor: