Distrugerea documentelor este o procedură specială pentru orice organizație, specificitatea cărora documentele distruse în majoritatea cazurilor nu sunt supuse recuperării. Aceasta înseamnă că ordinea distrugerii documentelor trebuie tratată cu maximă responsabilitate.
Ordinea de distrugere a documentelor din organizatie vine in principal in jos la activitatea comisiei de experți, care evaluează anual documentele de arhivă disponibile și creează o listă de cazuri cu termenul de valabilitate expirat. Ultimul grup de documente este supus distrugerii.
De obicei, componența comisiei de experți include angajații diviziilor structurale conduse de unul dintre managerii de top ai companiei, precum și specialiști ai instituției de arhivă. Șeful organizației aprobă componența finală a comisiei de experți.
Principalele etape ale distrugerii documentelor
Care este procedura de lucru a comisiei de experți privind distrugerea documentelor?
1. Ordinul de distrugere a documentelor se referă în primul rând la procedura de selectare a cazurilor de depozitare permanentă și temporară, care ulterior sunt transferate în arhivă. Aceste documente sunt descrise în conformitate cu regulile arhivelor organizațiilor.
2. Ca urmare a aprobării inventarelor cazurilor de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) cu personalul permis distrugerea documentelor în intervalul de timp care corespunde inventarele aprobate.
Procedura de distrugere a documentelor cu perioade de depozitare expirate în cadrul organizațiilor se efectuează în funcție de ordonarea documentelor de către personal pentru perioada selectată.
Ordinea distrugerii cazurilor interzice utilizarea documentelor care au fost alocate pentru distrugere, pentru nevoile economice.
3. Documentele care au trecut etapa de selecție pentru distrugere sunt înregistrate într-un act special.
4. Documentele selectate sunt trimise spre distrugere în societățile care se ocupă profesional de distrugerea documentelor de birou. La actul însuși se anexează o chitanță care precizează că documentele, în ordinea distrugerii documentelor, au fost prezentate spre procesare.
În unele cazuri, sunt posibile abateri de la procedura de distrugere a documentelor. De exemplu, documentele pot fi distruse în prezența unui reprezentant al societății de arhivă prin întocmirea unui act privind distrugerea fizică a documentelor în prezența reprezentantului organizației.
Articole similare
-
Ordinea de stocare și distrugerea documentelor, orbită-uniune
-
Ordinea de distrugere a documentelor, respectați procedura corectă pentru distrugerea documentelor
Trimiteți-le prietenilor: