Toate organizațiile, indiferent de proprietate necesară pentru a păstra documentele primare de contabilitate, contabilitate și registrele de contabilitate, precum și de contabilitate și raportare fiscală în termenele stabilite în conformitate cu legislația privind arhivele ruse, dar nu mai puțin de cinci ani.
Perioada de păstrare a documentelor contabile, fiscale și de personal
Conform termenilor de depozitare, toate documentele contabile pot fi împărțite în mod condiționat în două tipuri:
- Documente cu o perioadă de stocare (de exemplu, 1 an, 5 ani, 75 de ani);
- Documente care trebuie păstrate permanent.
Bande de control în numerar, cărți, casier-operator și alte documente care confirmă desfășurarea de așezări monetare cu populația, ar trebui să fie păstrate în termenele stabilite pentru stocarea documentelor sursă, dar nu mai puțin de cinci ani.
Conform paragrafelor 8 p. 1 al art. 23 din Codul Fiscal, contribuabilii sunt obligați să asigure siguranța înregistrărilor contabile și fiscale, precum și alte documente, care sunt necesare pentru calcularea și plata taxelor timp de patru ani. În plus, în această perioadă este necesară păstrarea documentelor care confirmă veniturile primite, cheltuielile efectuate și taxele plătite.
Perioada de valabilitate a documentației de personal este de 75 de ani. Acestea includ documente precum:
- ordine, ordine ale conducătorului la admitere, concediere, circulație a angajaților, acordarea de concedii îndelungate;
- dosare personale, cărți personale ale angajaților (inclusiv lucrători temporari); conturi personale sau înregistrări contabile salariale;
- comprimate și echipamente ale muncitorilor în ocupații dăunătoare;
- contracte de muncă (contracte) sau contracte de muncă care nu fac parte din dosarele personale.
Organizarea depozitării și distrugerii documentelor
Organizația poate încredința menținerea propriei arhive a unei organizații specializate (arhiva privată sau de stat). Pentru a face acest lucru, trebuie să încheiați un contract special de depozitare. Specifică perioada în care arhiva se angajează să păstreze documentele.
Dacă instituția a decis să le păstreze în mod independent, atunci este necesar să se dezvolte și să se adopte un act intern corespunzător care să reglementeze procedura de organizare a stocării documentelor. De exemplu, dispoziția privind păstrarea documentelor aprobate prin ordinul directorului, în care este necesar să se stabilească:
- tipurile de documente supuse depozitării obligatorii;
- unitățile structurale care vor asigura stocarea documentelor;
- ordinea de primire a documentelor pentru depozitare;
- termenul de valabilitate;
- procedura de înregistrare și înregistrare a documentelor depuse pentru păstrare;
- măsuri care să asigure siguranța și confidențialitatea informațiilor conținute în acestea;
- procedura de eliberare a documentelor stocate pentru a lucra cu acestea;
- Alte aspecte legate de ordinea de stocare a documentelor.
De asemenea, este necesar să se creeze un serviciu de arhivare adecvat și să se atribuie unui anumit funcționar obligația de a organiza activitățile arhivei.
Apoi, ar trebui elaborată o prevedere privind comisia de experți, care va efectua o examinare a valorii documentelor formate în organizație (punctul 3.1 din Instrucțiuni * (1)). Poziția este aprobată de către șef. De asemenea, el aprobă componența comisiei de experți.
Comisia include, de regulă, cei mai calificați angajați ai organizației în număr de cel puțin trei persoane. În plus, un comitet de experți poate invita un arhivar din arhiva districtului. În cazul în care toate lucrările de selectare a documentelor pentru depozitare și eliminare va avea loc în prezența unui angajat arhivă, probleme cu documentele de depozitare în organizația va fi.
Comisia de experți este un organism consultativ. Deciziile sale intră în vigoare după aprobarea lor de către conducătorul organizației. Dacă este necesar (dacă organizația este sursa de achiziție a arhivei de stat sau municipale), deciziile comisiei sunt aprobate după coordonarea cu instituția arhivistică relevantă.
Principalele sarcini ale comisiei de experți sunt:
- organizarea și desfășurarea examinării valorii documentelor în stadiul de evidență la întocmirea nomenclatorului dosarelor și formarea cauzelor;
- organizarea și desfășurarea examinării valorii documentelor în etapa pregătirii lor pentru transferul în arhiva organizației;
- organizarea și desfășurarea selecției și pregătirii documentelor pentru transferul spre depozitare permanentă în arhiva statală sau municipală.
Comisia are dreptul de a-și îndeplini sarcinile care îi sunt încredințate:
- în limitele competenței sale de a face recomandări către unitățile de afaceri și angajații individuali ai organizației privind dezvoltarea gamei de cazuri, formarea afacerilor în activitatea de birou, examinarea documentelor de valoare, urmărirea cazurilor perioadei de stocare permanentă și cu privire la personal, prin care se dispune și de înregistrare a documentelor care lipsesc;
- solicitarea șefilor de departamente o explicație în scris motivele pentru pierderea, deteriorarea sau distrugerea ilegală a documentelor de stocare permanentă și pe termen lung, inclusiv de personal, propunerile și concluziile necesare pentru a determina momentul depunerii cererii;
- să audă în ședințele lor rapoarte ale șefilor diviziilor structurale privind progresele înregistrate în pregătirea documentelor de transfer în arhivă, motivele pierderii documentelor;
- să invite experți din divizii structurale, reprezentanți ai altor organizații să consulte comisii și experți;
- să nu fie luate în considerare și să fie returnate pentru procesarea documentelor necorespunzătoare și nepotrivite.
Valoarea Documente expertiză în organizarea lucrătorilor are loc anual, în colaborare cu unitățile structurale ale comisiei de experți sub îndrumarea metodologică a organizării arhivei. Atunci când comportamentul său în subdiviziuni selectează cazurile de (peste 10 ani) de stocare permanentă și temporară pentru transferul la arhivele Organizației alocate pentru distrugerea cazurilor din anii anteriori, care a expirat termenul de valabilitate. Documente selectate de comitetul de experți pe o stocare pe termen lung sau permanent, descrise în conformitate cu normele organizațiilor arhivele de lucru.
Actele privind alocarea documentelor cu termen de valabilitate expirat la distrugere sunt revizuite și aprobate de către conducătorul organizației. După aceea, documentele care figurează în ele sunt separate de restul cazurilor și depozitate într-un loc special desemnat până la distrugere. Cazurile pregătite pentru distrugere sunt transferate spre procesare de către o organizație specializată sau distruse de organizația însăși.
Dacă documentele sunt trimise la resturi, transferul afacerilor organizației specializate este formalizat prin certificatul de acceptare sau prin factură. Acestea trebuie să specifice data transferului, numărul de cazuri transferate și greutatea deșeurilor de hârtie.
Răspunderea pentru încălcarea procedurii de păstrare și distrugere a documentelor
Responsabilitatea administrativă în acest caz este reglementată de art. 13.20 Codului administrativ, potrivit căruia încălcarea regulilor de depozitare, de achiziție, contabilitate și utilizarea documentelor de arhivă atrag un avertisment sau impunerea unei amenzi administrative:
- pentru cetățeni - în valoare de 100-300 de ruble;
- la oficiali - de la 300 la 500 de ruble.
Atunci când o organizație comite două sau mai multe infracțiuni, sancțiunile penale sunt colectate separat pentru fiecare infracțiune. Trebuie avut în vedere faptul că plata unei amenzi nu scutește o întreprindere de obligația de a elimina încălcarea.
Notă lipsa documentelor primare, facturi, registre, ca urmare a depozitării necorespunzătoare este o încălcare gravă a regulilor de venituri și cheltuieli și obiecte de impozitare (p. 3 al art. 120 din Codul fiscal). Astfel de încălcări, în conformitate cu paragraful 2 al art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse impune aplicarea unei amenzi de la 5.000 la 15.000 ruble.
În cazul în care încălcarea a dus la subestimarea bazei de impozitare, cuantumul pedepsei va fi de 10% din impozitul neachitat, dar nu mai puțin de 15 000 de ruble.
Aceste sancțiuni nu sunt impuse unei instituții în cazul în care furnizează dovada că documentele sunt pierdute nu din vina unității, ca urmare a unor situații de forță majoră (furt, incendii, inundații). Această dovadă poate fi un certificat de la poliție pentru a deschide o anchetă penală în furtul documentelor de inventar, ajuta la foc, etc. Cu toate acestea, trebuie amintit că, în cazul în care documentele au fost arse, iar camera în care au fost depozitate, nu a fost instalat de alarmă de incendiu, forța majoră această situație nu recunoaște.
În mod similar, cu furtul. Dacă încăperea în care au fost stocate documentele nu a fost blocată, atunci amenda va trebui plătită.
Amintiți-vă că organizația poate solicita documente de la autoritățile fiscale numai în ultimii trei ani. Prin urmare, pentru a amenda ei în conformitate cu art. 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse pentru lipsa de documente pentru al patrulea an pe care nu au dreptul.
Responsabilitatea pentru organizarea de stocare a documentelor este conducătorul instituției, precum și pentru siguranța documentelor contabile primare, registre și contabilitate - chiar și contabilul-șef.
Sursa: Media Monitor "Guardian"
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: