Arhiva electronică
Și cine este responsabil pentru documente?
După cum arată practica, problema "puteți distruge" documentele inutile? ", Se ridică printre liderii care nu știu cum să organizeze în mod corespunzător distrugerea documentelor. Arhiva organizației împreună cu managerul este responsabilă pentru pierderea și distrugerea neautorizată a documentelor. Nerespectarea condițiilor pentru asigurarea securității documentelor.
Sancțiuni pentru distrugerea neautorizată a documentelor
Sunt impuse sancțiuni pentru distrugerea neautorizată a documentelor de o perioadă de depozitare permanentă și temporară. În conformitate cu articolul 120 din Codul Fiscal, absența documentelor primare de la contribuabil sau absența facturilor sau a registrelor contabile este considerată o încălcare gravă a regulilor de înregistrare a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare.
Este posibil să se reducă perioada de stocare a documentelor
Organizațiile nu pot reduce perioadele de stocare stabilite de listă. Managerii sunt obligați să asigure păstrarea strictă a documentelor contabile. Este posibilă distrugerea legală a documentelor organizației numai după expirarea perioadei de depozitare, iar documentele de stocare permanentă și de personal sunt transferate arhivelor de stat. Astfel, dacă vă confruntați cu această problemă, pentru a preveni distrugerea neautorizată a documentelor, trebuie să aveți grijă să încredințați această activitate profesioniștilor.
Ordinea de distrugere a documentelor este următoarea:
- În primul rând, este necesar să se facă o examinare a documentelor și să se aloce documentele de stocare permanentă, temporară și documente care nu pot fi stocate (adică cele care trebuie distruse).
- Conform rezultatelor examinării documentelor în valoarea organizației întocmit inventarul cazurilor de temporare (peste 10 ani) de stocare permanentă, și a personalului, precum și actele privind atribuirea cauzelor distrugerii, să nu fie stocate (p. 2.4.1 Reguli de bază ale arhivelor).
- Dosarele cu documente (fapte) care urmează să fie distruse sunt transferate pentru reciclare (eliminare). Transferul cazurilor se face prin scrisoare de scris, în care este necesar să se precizeze data transferului documentelor, numărul de cazuri care trebuie predate și greutatea hârtiei.
- Încărcarea și îndepărtarea pentru eliminare se efectuează sub supravegherea unui angajat responsabil pentru asigurarea securității documentelor din cadrul organizației. Această procedură este prevăzută la § 2.4.7 din Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor. În cele din urmă, comisia de experți trebuie să stabilească procedura corectă de distrugere a documentelor.
Ordinea de distrugere a documentelor este reglementată de următoarele acte normative:
vezi de asemenea:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: