Recomandări metodice privind aplicarea unui nomenclator exemplar al cazurilor autorității municipale pentru administrarea arhitecturii și a construcțiilor
O nomenclatură exemplară a cazurilor este o listă sistematizată de rubrici de cauze formate în biroul administrației municipale de arhitectură și urbanism (în continuare - management).
Nomenclatorul aproximativ al cazurilor are un caracter recomandator și se dezvoltă în scopul creării unei baze metodologice pentru organizarea rațională a gestionării înregistrărilor, ordonarea, înregistrarea și securizarea documentelor.
O nomenclatură exemplară a cazurilor este un instrument metodic și se folosește la elaborarea nomenclaturii specifice a cazurilor.
Management, care sunt surse de achiziționare de stat arhive (municipale) ar trebui să aibă nomenclator specific afacerilor, care sunt făcute de către cei responsabili pentru managementul de birou și de arhivă, în conformitate cu secțiunea 2 din regulile de bază ale arhivelor departamentale, M. 1986.
La elaborarea unei nomenclaturi specifice a cazurilor pe baza unei aproximative, trebuie să se țină seama de practica de lucru în birou, dezvoltată în acest departament și de cerințele instituțiilor de arhivă pentru nomenclatorul cazurilor.
Nomenclatorul aproximativ este construit conform schemei funcționale (în liniile de activitate). Nomenclatura specifică este construită în conformitate cu principiul structural, în conformitate cu tabelul de personal aprobat și ar trebui să reflecte toate documentele formate în activitățile de gestiune, inclusiv cele specifice care nu sunt prevăzute în nomenclatura exemplară.
Rubricile de cazuri sunt transferate la o nomenclatură specifică cu rafinăriile necesare, deoarece în nomenclatura exemplară unele titluri sunt date într-o formă generalizată. În plus, compoziția documentelor formate în conducerea biroului se poate schimba în timp. Aceste modificări ar trebui, de asemenea, să fie luate în considerare la elaborarea nomenclaturilor specifice. În acest caz, nu ar trebui să se transfere mecanic la o nomenclatură specifică acele cazuri care nu se formează în managementul dat.
Într-o nomenclatură specifică, rubricile de cazuri pot fi specificate. Un titlu al unei nomenclaturi exemplare poate corespunde a două sau mai multor titluri ale unei nomenclaturi specifice. De exemplu, titlul „Managementul Corespondența din activități de exploatare“ (01-23) a furnizat o nomenclatură, în special, poate fi definită după cum urmează: „managementul Corespondența de planificare și de construcție“, „Corespondența cu persoane juridice și întreprinzătorilor la construcția de instalații de producție "," Corespondența managementului privind protecția monumentelor arhitecturale, restaurarea clădirilor și structurilor unice "etc.
În același timp, mai multe rubrici de cazuri cu aceleași condiții de păstrare cu un număr mic de documente pot fi combinate și incluse într-o nomenclatură specifică ca un singur lucru.
Perioadele de depozitare indicate în nomenclatorul exemplar al cazurilor sunt transferate într-o perioadă specifică fără nicio modificare. În cazurile necesare, în consultare cu organele și instituțiile de arhivare, depozitarea anumitor documente poate fi mărită. Atunci când sunt incluse într-un anumit interval de cazuri care nu sunt prevăzute în nomenclatura exemplare, perioadele lor de păstrare sunt determinate în conformitate cu listele de documente standard, sau de către experți de evaluare, comisia de experți pe baza valorii lor științifice și practice, și în conformitate cu Oficiul APE din arhive.
Particularitatea acestei nomenclaturi este disponibilitatea documentației științifice și tehnice (în continuare - NTD) (03-03, 03-04, 03-05, 03-06, 03-07, 03-08, 03-09, 03-10, 03-11 , 04-02, 04-03).
Pentru a evalua valoarea și selecția pentru stocarea permanentă a NTD și a altor documente specifice, se poate înființa o comisie specială de experți (în continuare - CE).
Documentele selectate de CE pentru stocare permanentă sau pe termen lung sunt descrise în conformitate cu cerințele stabilite. Managementul, documentația științifică și tehnică, seturile separate de documente electronice sunt incluse în inventarele independente.
NTD poate fi depozitat în departament înainte de a trece de necesitățile practice, dar nu mai mult de 25 de ani.
O nomenclatură specifică de cazuri este întocmită în al patrulea trimestru al acestui an pentru anul următor de către specialiștii acestui departament, responsabili pentru gestionarea înregistrărilor și arhive.
Forma unei nomenclaturi specifice a cazurilor este definită de "Regulile de bază ale lucrărilor arhivelor departamentale", M. 1986. Datele coloanelor 1, 2 și 4 ale unei nomenclaturi specifice sunt ștampilate pe coperțile cazurilor.
În coloana 1 din nomenclatură sunt afișați indicii din fiecare caz inclus în nomenclatură. Indicele constă în desemnarea digitală stabilită a unității structurale (linia de activitate) și numărul ordinal al cazului în conformitate cu nomenclatura din subdiviziunea structurală. Grupurile de cifre ale indexului sunt separate una de cealaltă printr-o linie.
Spre deosebire de graficul aproximativ într-o anumită nomenclatură 5, în coloana 3 a unei nomenclaturi specifice, fiecare coloană a cazului, la terminarea acestuia, se pune numărul de părți, volume.
Perfecționările perioada de depozitare specificată în coloana 4 „Notă“ interval de exemplare sunt transferate în special, alte note pot fi omise, cu toate acestea, luate în considerare la redactarea nomenclatură specifică. În plus, în ultima coloană se recomandă să se facă o notă despre persoanele responsabile pentru formarea cauzelor, despre cazurile de transfer, despre repartizarea cazurilor în vederea distrugerii. La sfârșitul anului, care a fost compilat nomenclatura, la sfârșitul responsabilității sale de persoană clericală rezumă suma depusă în ultimul an, cazurile de depozitare separat permanentă și temporară.
Trimiteți-le prietenilor: