Note de afaceri (raport, oficial, explicativ, explicativ) - concept, caracteristici

Acest articol detaliază tipurile de note de afaceri. Sunt formulate principiile de proiectare a acestui tip de notă. Este vorba despre scopul elaborării unei note de afaceri de fiecare natură. Privind trăsăturile de compilare, asemănări și diferențe.







NOTE de afaceri (memo, birou, explicativ, explicative) - definiții, CARACTERISTICI ȘI ÎNREGISTRAREA

Gorokhova Anna Vadimovna,

Universitatea economică (RIH)

Student al Departamentului de Stat și al

Gorokhova Anna Vadimovna,

Universitatea de Stat de Economie din Rostov

Gestionarea cadrelor didactice și antreprenoriatul

Acest articol detaliază tipurile de note de afaceri. Sunt formulate principiile de proiectare a acestui tip de notă. Este vorba despre scopul elaborării unei note de afaceri de fiecare natură. Privind trăsăturile de compilare, asemănări și diferențe.

Acest articol descrie în detaliu tipurile de notă de afaceri. Formularea principiilor de proiectare a acestui tip de notă. Se spune despre scopul elaborării unei note de afaceri pentru fiecare tip. Despre proprietățile particulare în compilare, asemănări și diferențe.

Cuvinte cheie: note de afaceri, tipuri de note de afaceri, memo, memorandum, expunerea de motive, note explicative, înregistrarea fiecărui tip de note de afaceri.

Cuvinte cheie: note de afaceri, note de afaceri, memo, memorandum, expunerea de motive, expunerea de motive, înregistrarea fiecărui tip de note de afaceri.

În Rusia modernă, fiecare persoană, cel puțin o dată sa confruntat cu conceptul de flux de lucru. Circulația documentelor este una dintre părțile lucrărilor de birou, care este direct legată de problemele de mișcare a documentelor și de contabilitatea acestora. Adică, primirea, procesarea, înregistrarea, controlul execuției, stocarea curentă, toate acestea implică un flux de lucru.

Totalitatea documentelor interconectate după origine, destinație, tip, domeniu de activitate, cerințe uniforme pentru înregistrare »este un sistem de documentare sau flux de documente.

drept Federația rusă „Cu privire la informații, tehnologia informației și protecția informațiilor“ [4] definește informații ca „informații (mesaje, date) indiferent de performanța acestora.“ Informațiile de fixare de documente (afișarea), asigurându-se astfel conservarea și acumularea acestuia, capacitatea de a transfera către o altă persoană, reutilizarea, a reveni la informația de timp.

Următorii factori sau criterii importante pentru un document sunt concepte precum:

- purtător de informații documentare - obiect material utilizat pentru fixarea pe acesta și stocarea vorbirii, informații audio sau imagine, inclusiv imaginea transformată.

Ca purtător de informații. documentul acționează ca un element indispensabil al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, firmă, asigurând interacțiunea părților sale.

- semne externe ale documentului (în unele surse se numesc rechizite) - semne care reflectă forma și mărimea documentului, mediul de stocare, metoda de înregistrare, elementele designului.

- forța juridică a documentului - proprietatea documentului oficial, raportată acestuia prin legislația în vigoare, competența organismului care a emis-o și procedura stabilită pentru înregistrare.

Toate varietățile de documente care deservesc sfera gestionării statale și municipale pot fi clasificate din diverse motive.

Tipuri de documente după structură:

  • informații și documente de referință;
  • documentele organizatorice și administrative;
  • ordinul;
  • eliminare;
  • protocolul;
  • act;
  • scris;
  • un memorandum;
  • o notă explicativă;
  • Ajutor.

Tipuri de documente după origine:

  • originea personală;
  • oficiale.

Tipuri de documente prin modul de documentare (cum se scriu informații sau se creează un document):

Tipuri de documente în funcție de atitudinea față de aparatul de control:

  • intrarea (care intră în organizație);
  • ieșire (trimisă de organizație);
  • Intern (creat în organizație și utilizat în comunicările interne).

Prin limitarea accesului, documentele sunt împărțite în:

  • secrete;
  • pentru uz oficial;
  • neclasificat (simplu).

Documentele secrete sunt furnizate cu o notație specială și ștampila secretului. Utilizarea acestor documente și lucrul cu acestea se realizează pe o tehnologie specială și necesită o permisiune specială. Documentele pentru uz oficial care conțin informații neclasificate pot fi utilizate de angajații acestei instituții. Aceste documente sunt marcate cu ștampila "Pentru uz oficial".







Concise Dicționarul de specii și varietăți de documente, elaborate Glavarhivom URSS VNIIDAD, TsGADA în 1974, prevede definiții ale acestor documente, care au ca rezultat anumite diferențe în scopul lor:

Există două tipuri de memorandum:

De asemenea, este necesar să se știe că, în ceea ce privește conținutul și scopul, memorandumurile sunt împărțite în informații și rapoarte.

Textul memorandumului este împărțit în două părți: prima - o declarație a faptelor pe care le-a dat un motiv pentru scris, al doilea - concluziile avizelor originale, solicitări, și sugestii. Formele de tratament curat și de completare ("Dragă", "Cu respect") în toate tipurile de corespondență internă sunt inexpensive.

Exemplu de memorandum intern.

Note de afaceri (raport, oficial, explicativ, explicativ) - concept, caracteristici

Memosurile sunt importante pentru monitorizarea implementării misiunilor și sarcinilor. În același timp, raportul sugerează prezența concluziilor și propunerilor reprezentantului. Prin urmare, materialele memorii supuse discuțiilor reuniunilor de producție, și este utilizat pe scară largă de către conducere pentru publicarea ordinelor, punând întrebări în fața organizațiilor-mamă. Adică, se poate concluziona că scopul principal al memorandumului este acela de a induce liderul să ia o decizie.

Notele de serviciu sunt de altă natură:

De obicei, nota de serviciu este semnată de către șeful unității, mai puțin de către inițiator.

Textul notei este format din două părți.

În primul rând, ele afirmă faptele care au servit ca motiv pentru scrierea ei.

În cel de-al doilea aspect, acestea prezintă cererile, trag concluzii și oferă sugestii cu privire la problema în cauză.

Cu privire la modul în care vor fi menționate faptele și cauzele din preambul, depinde percepția cererilor și a propunerilor în ultima parte.

Notele de service, precum cele de raportare, se recomandă să fie înregistrate în jurnalul de bord al documentației interne.

Formularul-eșantion al memoriei constă în aceleași condiții care sunt caracteristice memorandumului. Numai numele documentului este modificat.

Elaborând orice document intern, este necesar să specificați toate detaliile necesare pentru identificarea acestuia, tk. documentul poate intra într-o altă organizație și trebuie recunoscut.

Un alt tip de notă de afaceri este o notă explicativă.

Notă explicativă - un document care explică motivul încălcării disciplinei de muncă sau neîndeplinirea oricărei comisii etc.

Toate notele explicative sunt împărțite în două grupe.

Al doilea grup cuprinde note explicative despre orice incidente, situații, acțiuni și comportamente ale lucrătorilor individuali. În OKUD OK 011-93, acest document este menționat doar o singură dată. - o notă explicativă privind încălcarea disciplinei muncii (cod 0286091), care aparține clasei de 0286000 „Documentația privind înregistrarea sancțiunilor disciplinare“ [9]

În mod obișnuit, o notă explicativă de natură personală este întocmită de angajat de mână.

Eșantioane de note explicative.

Note de afaceri (raport, oficial, explicativ, explicativ) - concept, caracteristici

Note de afaceri (raport, oficial, explicativ, explicativ) - concept, caracteristici

O notă explicativă este o notă care conține explicații privind anumite prevederi ale documentului principal (plan, program, raport, proiect, etc.).

Notele explicative, ca anexă la documentul principal, sunt redactate pe formulare comune. Capul semnează această notă.

Deși forma de umplere ar trebui să se bazeze pe model, fiecare companie are propriile reguli și cerințe pentru formularea unei note explicative. Adică notele sunt trase pe model, dar cu introducerea propriilor corecții.

Creșterea domeniului de aplicare și a complexității sarcinilor de gestionare cauzează în mod obiectiv creșterea fluxurilor documentare. Cu toate acestea, într-o serie de situații care apar în procesul de gestionare, are loc creșterea nejustificată a cantității produse și transformate în instituții, organizații și întreprinderi ale documentelor: documentare pentru reasigurare, dorința de a „acoperi“, documentul, crearea acesteia „doar în cazul“. Există un loc în practicarea instituțiilor și duplicarea documentelor tradiționale, prezența unor forme inutile, nefolosite de documente. Soluțiile la aceste probleme sunt facilitate de măsuri de îmbunătățire și de raționalizare a organizării fluxului de documente.

Direcția principală de raționalizare a documentației, reducerea numărului de documente este crearea unor sisteme unificate care să stabilească strict compoziția formularelor de documente aplicabile și regulile de utilizare a acestora. Unificarea face posibilă raționalizarea formării documentelor, crearea unei baze științifice în acest proces și, prin urmare, ajută la reducerea volumului de circulație a documentelor.

document electronic presupune că informația este transmisă sub formă de documente electronice, de exemplu, documentele care sunt create, stocate, transmise și disponibile pentru percepția prin mijloace electronice. Este mai ușor să lucreze cu informații, accelerează procesul de lucru cu ea, dar echipamentul de calculator și software-ul devine intermediar esențial în relațiile cu documente.

Semnătura electronică este o cerință specială a documentului, care permite să se stabilească absența denaturării informațiilor din documentul electronic din momentul înființării acestuia și să se confirme dreptul de proprietate al titularului. Valoarea recuzelor este obținută ca urmare a transformării criptografice a informațiilor. Semnătura electronică este emisă de centrul de certificare, care monitorizează integritatea acestuia și oferă anumite garanții. Utilizarea semnăturilor electronice introduce costuri suplimentare pentru achiziționarea și serviciul anual la centrul de certificare.

Distribuiți acest link:







Articole similare

Trimiteți-le prietenilor: