5.9. Arhiva de referință și declarația de arhivă sunt făcute cu numele documentului de informație "Arhiva de referință", "Declarație de arhivă".
5.9.1. Textul din referința arhivistică (anexa nr. 13) este dat în secvența cronologică a evenimentelor, indicând tipurile de documente de arhivă și datele acestora. În documentația arhivistică se pot menționa documentele de arhivă.
Discrepanța dintre individuale documente de arhivă a datelor din informațiile conținute în cerere nu este un obstacol în calea includerii acestora în înregistrare de arhivă furnizat în cazul în care un meci de toate celelalte informații dincolo de îndoială identitatea persoanei sau faptele menționate în documentele de arhivă. Ancheta de arhivă, aceste date sunt reproduse așa cum apar ele în documentele de arhivă și discrepanțe, discrepanțele și numele imprecise, nici un nume, numele de mijloc, inițialele, sau prezența unuia dintre ele sunt discutate în textul de ajutor în paranteze ( „Deci, în documentul“, „Deci, textul originalului ").
Informațiile despre muncă, studii în mai multe organizații, instituții de învățământ sunt incluse într-un certificat de arhivă.
La sfârșitul referinței de arhivă, sunt date cipurile de arhivă și numerele de fișiere ale unităților de stocare a documentelor de arhivă, edițiile tipărite folosite pentru a compila o înregistrare de arhivă. În textul referinței de arhivă, sunt admise cifrele de arhivă și numerele de fișiere ale unităților de stocare a documentelor de arhivă imediat după prezentarea fiecărui fapt sau eveniment.
Ancheta de arhivă, volumul care depășește o foaie, foile trebuie să fie cusute, iar fișierul atașat sunt numerotate de etanșare (pentru fișierul municipal, nu o entitate juridică, - un sigiliu al administrației locale).
informațiile arhivate pentru a fi utilizate în Federația Rusă, semnat de managementul arhivei și sigiliu de backup certificat (pentru arhiva municipală, care nu este o entitate juridică - sigiliul administrației publice locale). informații destinate Arhivistic o direcție în străinătate, abonează managementul arhivei și certificate de ștampila oficială (pentru arhiva municipală, care nu este o entitate juridică - sigiliul administrației publice locale).
Dacă este necesar, documentele de arhivă sunt însoțite de copii ale documentelor de arhivă sau extrase din acestea, confirmând informațiile menționate în certificatul de arhivă.
anchete archive direcționate către statele care au semnat Convenția de la Haga din 1961, în conformitate cu care nu necesită legalizarea consulară a documentelor oficiale certificate prin aplicarea unei ștampile speciale și de umplere - „apostilă“. Pe certificatele de arhivă ștampilat și completat în mod corespunzător de orientare apostilă unui organism superior autorizat al puterii executive în domeniul arhivelor. Apostila nu poate fi în ancheta de arhivă care urmează să fie trimise statului cu care Federația Rusă a încheiat acorduri privind asistența juridică și raporturile juridice în cauzele civile, familiale și penale, precum și în statele - participanții din CSI, a semnat un acord privind principiile și formele de interacțiune în domeniul Utilizarea informațiilor de arhivare sau cu care există acorduri bilaterale privind cooperarea.
Dacă în arhivă nu există documente de arhivă necesare executării cererii, se întocmește un răspuns pe formularul de arhivă care să dovedească necompletarea compoziției documentelor de arhivă pe obiectul solicitării. Dacă este necesar, răspunsul poate fi ștampilat cu o ștampilă.
În cazul faptelor documentate privind pierderea documentelor de arhivare care conțin informațiile solicitate, arhiva emite un certificat pe această temă, certificat, dacă este necesar, prin tipărirea arhivei.
5.9.2. În declarația de arhivă, titlul documentului de arhivă, numărul și data acestuia sunt reproduse în întregime. Extrase din textele documentelor de arhivă trebuie să fie epuizate toate datele disponibile la cerere. Începutul și sfârșitul fiecărei extracții, precum și omisiunile din textul documentului de arhivă al cuvintelor individuale sunt marcate de o elipsă.
Autenticitatea a emis la solicitarea declarațiilor de arhivă certificate de către managerul de fișiere semnătură sau ofițerului autorizat și sigiliul arhivei (pentru arhiva municipală, care nu este o entitate juridică - sigiliul administrației publice locale).
5.9.3. Pe spatele fiecărei coli din copia de arhivă se află cifrele de arhivă și numerele de coli ale unităților de stocare a documentelor de arhivă. Toate coli de copie arhivă sunt sigilate și pe site-ul de legătură sunt certificate de sigiliul arhivei și de semnătura conducătorului sau a funcționarului autorizat. Copia de arhivă, destinată trimiterii în străinătate, este certificată prin ștampila și semnătura șefului arhivei.
5.10. Arhiva de referință (anexa nr. 13), extrasul de arhivă, copia de arhivă și răspunsurile la întrebări sunt trimise prin poștă cu litere simple.
informații de arhivă, extrage copia arhivă și arhivă destinate să fie trimise statelor care nu sunt membre ale CSI, inclusiv răspunsuri cu privire la lipsa informațiilor solicitate, și sunt realizate cu anchete (chestionare, declarații personale, etc.) sunt trimise la arhiva în executiv federal corespunzător autorităților în modul stabilit.
O referință de arhivă, un extras de arhivă și o copie de arhivă în cazul unei cereri personale a unui cetățean sau a reprezentantului său autorizat în arhivă îi sunt eliberate contra unei chitanțe la prezentarea pașaportului sau a altui document de certificare; persoanei autorizate - la prezentarea unei împuterniciri eliberate în conformitate cu procedura stabilită. Destinatarul certificatului de arhivă și declarația de arhivare semnează copiilor lor sau pe spatele scrisorii de intenție, indicând data primirii lor.
arhiva certificat Apostila, extrage arhiva și copia de rezervă în cazul în care cererea personală a cetățeanului sau a reprezentantului său autorizat în arhiva este dat să-l în brațe, la prezentarea chitanței privind plata taxei pentru apostilei.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: