Tipuri de comunicare în cadrul organizației

Tipuri de comunicare în cadrul organizației

Acasă | Despre noi | feedback-ul

Există 3 tipuri principale de comunicare în cadrul organizației: inter-nivel (descendent și ascendent), orizontal (între departamente), informal.







Comunicarea între diferitele departamente (divizii)

Schimbul de informații între departamente este necesar pentru a coordona sarcinile și acțiunile și a optimiza procesele. Deoarece o organizație este un sistem de elemente interdependente, managementul trebuie să se asigure că departamentele și birourile specializate colaborează, promovând organizația în direcția pe care a planificat-o.

De exemplu, reprezentanți ai diferitelor departamente ale școlii de afaceri fac periodic schimb de informații privind aspecte precum planificarea, nivelul cerințelor. În mod similar, în spital, serviciul și personalul medical al diferitelor departamente ar trebui să facă schimb de informații privind alocarea resurselor, controlul costurilor, metode noi de tratament și altele asemenea. În sectorul comerțului cu amănuntul, managerii regionali de vânzări se pot întâlni periodic pentru a discuta problemele comune, pentru a coordona strategiile de vânzări și a schimba informații despre produse. [3]

Beneficiile suplimentare ale comunicărilor orizontale sunt formarea unor relații egale. Se demonstrează că astfel de relații reprezintă o componentă importantă a satisfacției angajaților organizației.

Mijloace și canale de comunicare

Definiția mijloacelor și a canalelor de comunicare:

Alegerea canalului este determinată, printre altele, de rapoartele de legitimitate, atunci când este necesar să se asigure credibilitatea juridică a mesajului, adică să se repare în scris. Dacă responsabilitatea și responsabilitatea sunt importante, comunicarea scrisă este, de asemenea, preferabilă comunicării orale. În plus, dacă mesajul trimis conține detalii, clarifică informații sau clarifică o procedură complexă, metoda scrisă este mijlocul principal de comunicare. Comunicarea orală, la rândul său, oferă cel mai rapid feedback.

Canalele formale de comunicare sunt cele identificate și stabilite de conducere, carta companiei, politicile sale.

Ca cele patru obiective principale ale utilizării canalelor „orizontale“ au fost identificate coordonarea activității, rezolvarea problemelor, schimbul de informații și de soluționare a conflictelor. „Orizontală“ de comunicare sunt cheia, un stil caracterizat printr-o comunicare între subordonați și superiori, deoarece acestea au loc între angajați aproape la același nivel în ierarhia. Ele sunt puse în aplicare mai mult într-un stil consultativ, convingător, care amintește mai degrabă decât într-o directivă.

Comunicările orizontale, la fel ca cele de mai sus, necesită propriile lor tonuri, specificul lor, precum și formele lor de comunicare.

Comunicarea în afaceri există în două forme: scrisă și orală.

Discursul oral de afaceri, în care se realizează relațiile dialogice, este reprezentat de genurile de negocieri de afaceri, întâlniri, consultări etc.

Reuniunea, întâlniri sunt un tip special de protocol de comunicare, care este prezentat ca un discurs dialogic și monological, nu numai că are o natură verbală, dar, de asemenea, există în două forme - orale și scrise.







În condițiile de dezvoltare a relațiilor de piață, intensificarea se observă la toate nivelurile de comunicare de afaceri, de a genera nevoia de difuzare rapidă și fără obstacole de informații de afaceri și, prin urmare, organizarea și desfășurarea formelor inovatoare de comunicare de afaceri, cum ar fi prezentări, „mese rotunde“, conferințe de presă, întâlniri ale acționarilor , briefing-uri, expoziții și așa mai departe.

O întâlnire de afaceri este o formă comună de comunicare în afaceri pentru a discuta problemele de producție și problemele care necesită reflecție și decizie colectivă. Comunicanți în această situație să devină un lider de comunicare (de exemplu, șef de divizie, departament sau unul dintre personalul de conducere sarcina de a pregăti și organiza întâlnirea) și participanților, de regulă, specialiști, a căror competență este problema, sau cei care trebuie să o rezolve [4].

Tipuri de întâlniri: întâlniri de planificare; întâlniri privind motivația muncii; întâlniri privind organizarea internă; o întâlnire de monitorizare a activităților angajaților; întâlniri specifice firmei.

Scopul întâlnirii este de a descrie rezultatul așteptat, tipul de soluție cerută, rezultatul dorit al lucrării. Cu cât este mai exact și în direcția corectă subiectul discuției este formulat, cu atât mai multe șanse de a obține rezultatul dorit. Este foarte important să aducem la întâlnire doar acele subiecte care nu pot fi rezolvate de specialiști individuali în ordine de lucru.

Ordinea de zi este, de obicei, un document scris primit în prealabil de către participanții la întâlnire și care conține următoarele informații:

· Lista aspectelor care vor fi discutate;

· Timpul de începere și de încheiere a ședinței;

· Locul unde va trece;

· Numele și pozițiile vorbitorilor;

· Timpul alocat pentru fiecare întrebare;

· Un loc unde puteți să vă familiarizați cu materialele din fiecare problemă.

Atunci când participanții la întâlnire sunt informați în prealabil despre subiectul discuției, atunci ei nu numai că se pot familiariza cu materialele în prealabil, ci și se gândesc la propunerile constructive de rezolvare a problemelor.

Orice angajat care este declarat participant la întâlnire și în special organizatorul întâlnirii trebuie să răspundă la o serie de întrebări care permit optimizarea procesului de pregătire și desfășurare a reuniunii:

1. Trebuie să organizez o întâlnire?

2. Care este oportunitatea înlocuirii ședinței?

3. Ar trebui să particip personal la ea?

4. Este posibil să minimalizez participarea mea?

5. Ce pot face pentru a reduce numărul de participanți la un nivel minim?

6. Este timpul convenabil de utilizat?

7. Camera este închisă pentru străini?

8. Există materiale pentru întâlnire?

9. Care sunt obiectivele punctelor individuale de pe ordinea de zi?

10. Care este cea mai bună modalitate de a organiza participanții la întâlnire (cu cine să stau) și ce metode de a crea o atmosferă creativă de utilizat? [5]

Răspunsul la aceste întrebări vă va permite să organizați o întâlnire mai eficient. Cu toate acestea, următoarele opțiuni ar trebui luate în considerare, de asemenea, în pregătire.

Timpul de desfășurare. Este recomandabil să se desfășoare întâlniri de afaceri în aceeași zi a săptămânii (cu excepția reuniunilor neprogramate, de urgență), de preferință, la sfârșitul zilei de lucru sau în a doua jumătate.

Numărul de participanți. Numărul optim de participanți este de 6-7 persoane. Nu este necesar să invităm pe toată lumea la întâlnire, ci doar pe cei a căror competență este problema în discuție și care este capabilă să rezolve problema. Creșterea numărului de oaspeți reduce brusc rata medie de participare a celor prezenți, prelungind ședințele.

În plus, ar trebui să i se permită să părăsească întâlnirea lucrătorilor a căror problemă a fost deja discutată și să nu participe la toate reuniunile, ci numai la momentul discuției problemei sale.

Este mai bine dacă liderul deleagă autoritatea de a conduce întâlnirea acelor specialiști care sunt cei mai competenți în problema în discuție. În primul rând, contribuie la creșterea responsabilității pentru deciziile luate de diverși angajați și, în al doilea rând, mărește activitatea participanților la generarea de idei sau propuneri constructive.

Organizarea mediului spațial. Se recomandă ca participanții să fie așezați astfel încât oamenii să vadă ochii, fața, expresiile feței, gesturile unii altora. Acest lucru contribuie la perceperea optimă a informațiilor. Dar trebuie să ai grijă de compatibilitatea personalului.

Se stabilește că, deși alte lucruri sunt egale, oamenii care stau alături unul de celălalt și, mai rar, cei care stau alături, adesea încep să se contrazică. Fără a atrage atenția asupra acestui lucru, este necesar să punem participanții în așa fel încât cei care pot eșua și interfera cu întâlnirea nu sunt opuși unul altuia.

În timpul întâlnirilor de afaceri, nu trebuie să așteptați o eficiență de 100% sau un rezultat pozitiv al întâlnirii. Rezultatul depinde de pregătirea corectă a întâlnirii și de prezența / absența barierelor și obstacolelor interpersonale și de comunicare în timpul întâlnirii.







Articole similare

Trimiteți-le prietenilor: