Procesul general a fost împărțit în următoarele etape:
- Coordonarea planului departamentului și formarea planului de achiziții pentru încărcarea pe site-ul zakupki.gov.ru;
- Coordonarea modificării planului departamental și formarea modificării planului pentru încărcarea pe site-ul zakupki.gov.ru;
- Aprobarea ordinului de achiziție pe baza planului de achiziții al unității și formarea achiziției pentru încărcarea pe site-ul zakupki.gov.ru;
- Formarea protocolului final pe baza achizițiilor;
- Formarea informațiilor privind contractul pe baza protocolului final.
Pentru dezvoltare, sa decis utilizarea produselor software "1C: Managementul documentelor unei instituții de stat" și "Achiziții. Supliment la "1C: Contabilitatea unei instituții publice". Toate procesele de coordonare trebuiau realizate în cadrul programului "1C: Managementul documentelor unei instituții de stat". Informațiile privind descărcarea în EIS trebuie să fie pregătite în "Achiziții. Supliment la "1C: Contabilitatea unei instituții publice". În același timp, documentele de descărcare trebuie să fie formate pe baza informațiilor din "1C: Flux de documente al unei instituții de stat" pentru a exclude introducerea repetată a informațiilor.
O astfel de decizie arhitecturală a fost făcută, deoarece "1C: Document Management al unei instituții de stat" are opțiuni flexibile pentru stabilirea proceselor de aprobare, este posibilă conectarea unui EDS, care stabilește un acord prin poștă. Un produs software "Achiziții. Suplimentul la "1C: Contabilitatea unei instituții de stat" conține procesarea pentru încărcarea informațiilor pe site-ul zakupki.gov.ru.
Coordonarea aplicației în planul departamentului și formarea planului de achiziții pentru descărcarea în EIS
În cadrul acestei sarcini, un mecanism de coordonare a "planului unitar" și a unui mecanism de descărcare a planurilor convenite în documentul "Cererea planificată consolidată" din "Achiziții. Supliment la "1C: Contabilitatea unei instituții publice". Pe baza liniilor "Nevoia planificată consolidată", angajații departamentului de achiziții au posibilitatea de a crea un plan de achiziții pentru încărcarea pe site. Informațiile din planul departamentului nu merg direct la planul de achiziții pentru descărcare, deoarece unele dintre nevoile departamentului nu ar trebui să fie încărcate pe site (achiziții de volume mici). În plus, o parte din elementele din planul de departamente ar trebui să fie combinate într-o singură poziție a planului de achiziții publice. De exemplu, fiecare departament are nevoie de bunuri de birou, însă, de fapt, ar trebui să existe o poziție în planul de achiziții publice.
Ca parte a dezvoltării procesului de reconciliere, a fost implementat un mecanism care ar reduce timpul în care "unitatea de plan" a fost reconciliată. Acest mecanism este că liniile de neegalat sunt evidențiate în culori. Inițiatorul achiziției, după ce ia revenit la un plan parțial convenit, are posibilitatea de a schimba doar acele poziții care au fost marcate ca necoordonate. Acest lucru vă permite să scurtați timpul de reconciliere, deoarece negociatorul nu trebuie să re-vizualizeze elementele planului coordonat o singură dată.
Armonizarea modificării planului departamental și formarea unei modificări a planului de achiziții pentru încărcarea pe site
Planurile divizionare pentru diviziuni nu sunt editate. Pentru a face modificări aplicației coordonate în plan, angajații departamentului formează documentul "Schimbarea planului departamentului". În acest document este posibil să se vadă valoarea parametrilor înainte și după modificare.
Informațiile privind modificarea convenită sunt incluse în documentul "Cererea planificată consolidată" din "Achiziții. Supliment la "1C: Contabilitatea unei instituții publice". Mai mult, aceste informații pot fi transferate la modificarea planului de achiziții pentru încărcarea pe site-ul zakupki.gov.ru.
Aprobarea solicitării de cumpărare pe baza planului de achiziții al unității
Pe baza poziției convenite a planului de achiziții, diviziunile angajaților unității au posibilitatea de a forma o comandă de achiziție. În această aplicație, nu se fac modificări în poziția planului (în acest scop se intenționează documentul "Modificarea planului"). Acest document este destinat coordonării documentației (fundamentarea prețului, proiectul tehnic etc.).
Nota că există o cerere pentru poziția planului este descărcată în "Cererea planificată consolidată". Mai mult, departamentul de achiziții are capacitatea de a forma o achiziție pe baza unei cereri de încărcare pe site.
Formarea protocolului final pe baza achizițiilor, Formarea informațiilor privind contractul pe baza protocolului final
Pentru a forma protocolul final pe baza de achiziții și informații despre contract, pe baza protocolului final, standardul "Achiziție. Supliment la "1C: Contabilitatea unei instituții publice".
Este important ca întreaga istorie a poziției (valoarea inițială a planului, modificările planului, informațiile despre cerere, achiziția, protocolul final, informații despre contract), angajații unității să poată vedea în documentul "Planul de cumpărare pentru unitate". Angajații departamentului de achiziții au posibilitatea de a vedea informații consolidate cu privire la toate pozițiile din documentul "Necesitatea planificată consolidată".
Transferarea procesului de reconciliere a documentelor de achiziție în formă electronică, permisă:
- Angajații unității văd istoria îndeplinirii nevoilor planificate, ceea ce ar trebui să reducă numărul de apeluri către departamentul de achiziții, pentru a clarifica informațiile privind îndeplinirea cererii;
- Îndepărtați necesitatea de a verifica în mod repetat o dată informațiile convenite în planul de achiziții publice;
- Reduceți timpul pentru a verifica dacă planul se modifică și cererea pentru planul inițial. Anterior, angajații departamentului de achiziții și departamentul de planificare trebuiau să verifice manual că solicitarea de cumpărare și modificarea planului se formează pe baza liniei convenite a planului de achiziții al unității.
- Urmăriți coordonarea documentelor și vedeți ce etapă este simplă.
Trimiteți-le prietenilor: