Suntem conștienți că timpul este cea mai valoroasă resursă de pe planetă. Poate că nu este așa, dar timpul este în mod constant scurt și, prin urmare, este cel mai valoros. Prin urmare, oamenii caută în mod constant modalități de a economisi timp (asta ar fi dacă ar putea fi salvate și stocate într-o bancă specială!). Eternul "Nu am timp" este deosebit de important atunci când vine vorba de lucru. A nu avea timp înseamnă să stați în seara, să lucrați la sfârșit de săptămână și să fiți mereu nervoși în privința lucrurilor care nu se fac la timp. Și asta afectează restul vieții mele. Prin urmare, vom încerca să vă ajutăm să vă optimizați fluxurile de lucru.
Pentru a optimiza activitatea angajaților, diverse servicii, întreprinderile au scris un număr foarte mare de articole. Puteți merge chiar la un seminar special. Cred că este imposibil să tragem o schemă clară, pe care orice secretar, asistent personal sau director de birou ar putea să o urmeze. Stilul, ritmul și regulile fiecăruia dintre noi depind în întregime de șefii, de specificul companiilor în care lucrăm și chiar de tradițiile corporative.
Prin urmare, toată lumea va construi schema însuși. Și vom ajuta cu sfaturi - foarte diferite, dar eficiente, dovedite de practică și colegi.
Ce putem folosi în munca noastră? Experiența noastră proprie, sfaturile colegilor, realizările tehnologiilor moderne de computere, adaptările diferitelor birouri și multe altele. Chiar curiozitatea noastră poate juca un rol excelent.
Deci, scopul nostru este să economisim timp. Cum să evitați blocajele, termenele și să lucrați până noaptea târziu? Bineînțeles, este puțin probabil ca secretarul să fie asigurat pe deplin împotriva acestui lucru, dar trebuie să se străduiască acest lucru.
Principiul unu: nu faceți munca altcuiva
Un exemplu simplu: în departament există un fax pe care angajații îl folosesc. În secretarul de recepție al directorului general există și un fax - pentru uz intern. În cazul unei eșecuri a faxului în departament, vi se va cere să trimiteți un fax și, bineînțeles, nu veți refuza. Dar, din păcate, chiar și după repararea dispozitivului, mulți angajați vor continua să transmită scrisori și documente pe care nu le puteți trimite, deoarece dacă vă petreceți timpul pe el, nu veți putea îndeplini îndatoririle de bază.
Prin urmare, secretarul ar trebui să traseze în mod clar limitele, să poată spune "nu" și să stabilească priorități, indiferent cât de trivial pare.
Chiar și cu un fax rupt în departament, este mai important să conectați șeful cu persoana potrivită decât să trimiteți o scrisoare de la unul dintre angajați.
De ce se întâmplă acest lucru? Nu numai pentru că toată lumea nu vrea să lucreze. Pur și simplu, mulți angajați cred cu sinceritate că secretarul își petrece toate zilele așteptând diverse solicitări din partea acestora, iar în intervalele dintre îndeplinirea cererilor îi lipsește. Sarcina ta este să explici că nu este așa. Poate că va părea ascuțită și cineva va provoca resentimente. Ei bine, este important să înțelegeți că este în regulă. Va fi înspăimântător să nu îți îndepliniți îndatoririle imediate și, astfel, să lăsați pe seful sau colegii săi în jos.
Principiul doi: planificarea timpului
Este responsabilitatea majorității secretarilor de a planifica o zi de lucru a unui manager. Puteți folosi aceeași metodă pentru munca dvs. De exemplu, pentru a obiecta: cum poate secretarul să își planifice ziua, dacă este constant distras și situația la locul de muncă uneori se schimbă cu viteza spațiului? Dar, la urma urmei, când pregătim programul șefului, întotdeauna trebuie să ținem seama de probabilitatea schimbărilor, multe dintre care se petrec în ultimul moment. Aceeași schemă poate fi utilizată și atunci când vă planificați propria zi de lucru: stabiliți un timp suplimentar pentru circumstanțe neprevăzute, programați astfel încât să puteți schimba cazurile în locuri. Și întotdeauna legați programul dvs. de lucru la programul șefului. De exemplu, dacă știți că mâine de la 10.00 la 12.00 are o întâlnire de ieșire și nu va veni la dvs., vă puteți programa să faceți lucruri pe care mâinile nu le ating. Da, angajații pot veni la dvs. sau există cazuri urgente. Dar dacă șeful este ocupat, te face mai liberă decât de obicei, pentru că nu trebuie să fii distras în permanență de cererile lui.
Al treilea principiu: informații proprii
· Faceți schimbările corespunzătoare de îndată ce aflați despre acestea;
· Alocați pentru acest scop un anumit timp (de exemplu, o oră în fiecare vineri).
Al patrulea principiu: folosiți realizările moderne
Fericirea incredibilă pe care nu o mai folosim de scris, computerele nu au intrat doar în viața noastră, ci chiar au reușit să o facă mai convenabil și mai ușor. Profitați de oportunitățile oferite de programele moderne.
De exemplu, Outlook vă permite să creați contacte, liste de discuții, să păstrați un calendar și să creați dosare de arhivă. Acesta din urmă este foarte important. Dacă creați dosare de arhivă în care puteți stoca scrisori pe diverse subiecte, vă veți salva nu numai timpul, ci și nervii. Să presupunem că, dacă ați salvat o interogare în dosarul "Solicitări", atunci, dacă este necesar, va fi foarte ușor să o găsiți, în al doilea rând, pentru a dovedi că ați trimis-o. În plus, puteți stoca confirmări de la hoteluri, e-bilete și alte documente importante. Desigur, dacă este necesar, puteți contacta compania aeriană sau agenția care a emis biletul electronic: le stochează pentru un an. Cu toate acestea, veți petrece mult timp și depinde de munca unei alte persoane (care are multe lucruri de făcut). În plus, biletul poate avea nevoie de tine mult mai târziu decât într-un an.
Rețineți că în Word și Outlook puteți activa verificarea ortografică, ceea ce vă va economisi timpul. Programe noi de masterat și cunoașterea celor vechi. De exemplu, în Excel suma poate fi luată în considerare automat - când se calculează în acest program, calculatorul nu mai este necesar.
În plus față de programele de birou standard, puteți utiliza diferite programe de ajutor, cum ar fi Punto Switcher. Acest program nu numai că modifică automat aspectul, dar vă ajută să vă reamintiți tastele rapide, să utilizați înlocuirea automată și multe altele. Și DeskStickers facilitează crearea de autocolante color pe desktop. Mulți vă plac, pentru că vă permite să nu uitați de lucruri mici (deoarece notebook-ul pe care nu îl aveți întotdeauna în fața ochilor, iar autocolantele obișnuite de hârtie se desprind).
Dacă sunteți curioși, întrebați colegii, puteți găsi cu ușurință printre varietățile programelor moderne chiar acea care va face munca mai convenabilă și viața este mai ușoară.
Al cincilea principiu: totul este bine
Amintiți-vă expresia "Ordinul de pe masă - ordinea în cap"? Păstrați întotdeauna desktop-ul în ordine (este recomandabil să aranjați lucrurile în locuri zilnice la sfârșitul zilei de lucru). Ordinea de pe masă nu numai că vă va permite să găsiți cu ușurință tot ce aveți nevoie și să păstrați elemente importante la îndemână, dar și să faceți o impresie bună asupra sefului, colegilor și oaspeților.
De regulă, secretarul păstrează birourile și bunurile de uz casnic. Reglați-le în mod regulat. Astfel, veți ști ce nu aveți, ce trebuie să faceți, ce va fi în curând și ce va fi de ajuns pentru un an și nu cheltuiți banii corporativi și timpul prețios.
Al șaselea principiu: utilizarea abilităților profesionale
# 9632; Blocaj sigiliu. Acum, secretarului este rar cerută o astfel de cerință ca posesia unui sigiliu orb. Fără această abilitate, puteți obține un loc de muncă și puteți să vă îndepliniți cu succes îndatoririle. Și totuși, secretarul are nevoie de această abilitate - mai întâi de toate, pentru a salva nervii și pentru a-ți îngriji sănătatea.
# 9632; Citește viteza. Prin secretar sau asistent personal merge întregul flux de lucru al companiei. Revedem volumele de documente înainte de a le atribui capului pentru semnare. Nu numai că șeful vă poate întreba conținutul documentului, ci și faptul că angajații inateni indică adesea date incorecte, fac greșeli în inițiale și întocmesc documente care nu sunt conforme cu regulile. Uneori trebuie să petreci mult controlul timpului, documentele sunt urgente și angajatul care le-a adus, este foarte nervos în legătură cu faptul că citiți documentul.
Principiul șapte: aplicați șabloanele
În fiecare zi, creăm un număr foarte mare de documente diferite: scrisori, aplicații, ordine, note de birou. Creați un șablon pentru fiecare tip de document (sau mai multe șabloane diferite, dacă este necesar). De exemplu, dacă o organizație a intrat într-un mod de admitere, creați un șablon pentru aplicație pentru o permisiune temporară pentru oaspete - dacă este necesar, va trebui înlocuit doar numele. și data. Desigur, secretarul ar trebui să aibă probe de cereri de concediu, ordine, aprobări și alte documente necesare muncii. Cel mai bine este să grupați șabloanele pe teme, astfel încât să nu pierdeți timpul în căutarea acestora.
Al optulea principiu: conservarea și înmulțirea
Nu este un secret faptul că stocăm documentele în conformitate cu standardul de stat de păstrare a evidenței și punerea în arhivă. Documentele sunt împărțite în documente de stocare permanentă și temporară. Eliminăm primele în cutii de arhivă și le punem în arhivă (sau le plasăm într-un cabinet special alocat, dacă nu există o arhivă în organizație), iar acestea din urmă pot fi distruse după expirarea perioadei de depozitare. Și apoi începe de multe ori o mizerie teribilă. Unele documente inutile pot praf de ani de zile în dosare de pe rafturi, altele (necesare) sunt trimise la coșul de gunoi, atunci nu puteți găsi solicitarea de anul trecut sau cererea de anul trecut. În primul rând, trebuie să aflați condițiile de stocare a documentelor cu care lucrați. Dacă nu este de datoria dvs. să păstrați gestionarea înregistrărilor, atunci nu vă faceți griji cu privire la cât timp vor fi angajate comenzile. Acțiunile viitoare vor depinde de specificul lucrului într-o anumită companie sau departament. Dacă lucrați suficient în companie, ați avut deja ocazia să aflați ce documente și cât de mult trebuie să depozitați la recepție. Dacă tocmai ați primit un loc de muncă, încercați să aflați acest moment de la predecesorul sau angajații dumneavoastră.
Trucuri mici. Desigur, fiecare dintre noi are propriile noastre trucuri, care ne permit să economisim timp și să organizăm cel mai convenabil lucrul în sala de așteptare.
De exemplu, mulți oameni preferă să vină la lucru mai devreme. Cu jumătate de oră înainte de începerea zilei de lucru oficiale - timpul este foarte productiv. Puteți aduce încet-te pentru a arunca o recepție ochi proaspăt, verificați listele programate sef cazuri calendar, o ceașcă de cafea, citiți știrile sau ceva interesant de pe Internet. Fiecare dintre noi, în felul său, intră în ritmul de lucru. Dacă zbura într-o recepție la ora 9:00 și se începe imediat să răspundă la apeluri, fabricarea berii de ceai, și în același timp ia de pe haina lui, și se simt minunat în același timp - nu este nevoie să se schimbe nimic. Dar dacă un astfel de început al zilei te deranjează, poate ar trebui să începi ziua cu puțin mai devreme?
Familie trivia. Asigurați-vă că aveți întotdeauna pe ac de mână și fir (puteți cumpăra un set frumos), un agent antistatic, medicamente necesare, o pereche de rezervă de dresuri (care au tendința de a rupe în momentul cel mai nepotrivit, atunci când nu există nici un timp pentru a rula la magazin).
Și câteva sfaturi
# 9679; Înainte de a pleca, puneți locul de muncă în ordine. Dimineața, este posibil să nu existe timp.
# 9679; Nu întârziați sarcina (chiar și cea mai neplăcută) în ultimul moment. În ultimul moment, există întotdeauna o urgență și nu există absolut nicio modalitate de a lucra.
# 9679; Ai grijă de tine. Du-te la o pauza de prânz de la locul de muncă (chiar dacă masa de prânz în bucătărie birou vă duce zece minute), mers pe jos, fac ceva, nu legate de muncă. În zona de recepție, în acest moment, este cel mai bine să nu se așeze, în caz contrar vă puteți petrece întreaga pauză pentru o explicație a tot ceea ce ai timp pentru masa de prânz. În plus, luați pauze în lucrul cu calculatorul (de exemplu, puteți aproviziona florile).
# 9679; Arată curiozitatea. Din păcate, pierdem adesea multe oportunități uimitoare de economisire a timpului. Unul dintre colegii mei locuiește lângă gara suburbană și a considerat întotdeauna această stație ca o oportunitate de a merge la natură (pe care nu o folosea niciodată). Doar doi ani mai târziu cartier, ea a deschis brusc adevărul: există un alt tren în direcția opusă, adică în centrul orașului, în cazul în care colegul meu și să fie difuzate. Drumul spre muncă durează acum douăzeci și cinci de minute, blocajele de trafic nu se întâmplă, cozile de la intrarea în mașină - de asemenea. Este foarte important ca secretarul să fie curios, în mod constant în căutarea în jur, interesat de ceea ce se întâmplă în jur.
Dacă vă confruntați cu o sarcină pentru prima dată, nu vă fie teamă să cereți ajutor. Puteți contacta colegii la locul de muncă, angajații, prietenii, puneți o întrebare pe forum. Pentru tine într-o noutate, cineva undeva undeva a făcut deja și această persoană poate ajuta. Și puteți ajuta pe cineva cu sfaturi, salvați timp cuiva și simțiți-vă ca un specialist deștept și excelent.
MA Yudakov,
Secretar al directorului general al TD Polymetal SRL
Articole similare
-
Materiale pentru parchet, totul despre podele într-un apartament și o casă
-
Rezumat de ce o persoană traieste o bancă de rezumate, eseuri, rapoarte, lucrări de curs și diplome
Trimiteți-le prietenilor: