Pentru cineva 100-200 scrisori la un e-mail dimineața - un vis teribil, dar pentru cineva - o realitate familiară.
Lucrul cu zeci de echipe și proiecte necesită investitorii să aibă un proces de sistematizare clar și ușor: trackerele sunt sarcini urmărite, metode dovedite de lucru cu poșta și chiar triaj medical.
Serghei Fradkov și Mikhail Averbakh, parteneri de conducere ai iDealMachine. managerii programului iDM USA Landing, și-au împărtășit propriul know-how, care le permite să își folosească în mod eficient timpul și să-și atingă obiectivele într-un flux continuu de sarcini.
Câte căsuțe poștale aveți nevoie pentru fericire?
Serghei Fradkov: Am 7 inbox-uri diferite, fiecare are propriile inbox-uri si structura proprie. IPhone-ul, la fel ca MacBook, are vechi și toate funcțiile, pe care le puteți utiliza pentru a vedea tot conținutul casetei. Dar nu-l folosesc, pentru că lucrez întotdeauna în contextul unei companii particulare într-un dosar separat.
Michael Averbakh: Colectez totul într-o singură căsuță poștală pentru a distribui mai departe scrisori și sarcini. Blackberry, de exemplu, are o aplicație Hub care acumulează într-un singur loc toate mesajele de poștă electronică, mesajele de la mesageri instant, notificările de la Instagram, Facebook, Slack și alte canale. Aceasta este, după părerea mea, cea mai bună aplicație de e-mail.
Organizați-i pe toți
Michael Averbakh: Pentru mine, toate mesajele din căsuța de e-mail sunt active. Acestea sunt acele cazuri care sunt încă incomplete sau trebuie rezolvate. Pentru a organiza fluxul de intrare, folosesc sistemul de distribuție de proiecte și de subiecte: un set standard de foldere pentru fiecare proiect.
Sortarea tuturor sarcinilor "de făcut" este foarte utilă și ar trebui făcută pentru prevenire: verificați cine nu ați răspuns, de exemplu, 7 zile și dacă problemele sunt încă relevante.
Apoi, puteți filtra poșta după nume pentru a vedea dacă există o datorie acumulată în legătură cu o anumită persoană.
Uneori folosesc poșta pentru a repara sume mici de bani. Să spunem că facem ceva cu o companie, am o pungă publică și plâng pentru tot. În acest caz, am rezolvat pur și simplu prin poștă, pentru ce anume și cât de mult și pentru a-mi trimite o scrisoare.
În ciuda faptului că există o întreagă galaxie de aplicații convenabile care sunt proiectate să monitorizeze costurile, rareori recurg la acestea. În cazul meu, problema este rezolvată printr-o scrisoare obișnuită.
Serghei Fradkov: Mesajele primite sunt echivalate cu "lista de a face". Sunt scrisori cu care am ceva de făcut. Îi marchez cu diferite steaguri și culori, în funcție de urgență și importanță: roșu - ceea ce trebuie să fac până la o anumită dată, portocaliu - lucruri legate de mișcare, de exemplu, bilete sau rezervări. Galben - trebuie să vorbești cu cineva, albastru - ceva de citit.
Totuși, puteți să vă trimiteți fotografii și sarcini. Din nou, este posibil să se găsească: scrisoarea poate fi găsită întotdeauna, ceea ce înseamnă că înregistrările vor fi păstrate cu precizie.
Concluzie: Mulți investitori lucrează în contextul unui număr mare de întreprinderi. Cineva preferă să acumuleze toată corespondența într-un singur loc, alții lucrează la sarcinile fiecărei companii în cutii separate. În același timp, cele mai multe traduc literele în "a face lista".
Sfat: Dezvoltați propriul sistem pentru distribuirea fluxului de mesaje și informații primite, pentru a le testa și pentru a le îmbunătăți. Acest lucru vă va ajuta să vă gestionați eficient timpul și să gestionați procesele.
Informațiile din poștă ar trebui să poată fi căutate
De-a lungul timpului, am dezvoltat practica înregistrării sarcinilor sub forma înregistrărilor din calendar. A rezultat un calendar de sarcini.
Cel mai valoros lucru a fost că totul a fost sincronizat automat cu computerul și a fost adaptat pentru a căuta după cuvinte cheie. Deci a fost posibil să găsim sarcina de acum un an.
Acest lucru, apropo, este paradigma pentru care Google se luptă: informațiile nu ar trebui să fie structurate manual și ar trebui să fie disponibile pentru căutare - cereți mașinii interogarea corectă, vă oferă informații.
Și în acest sens există un imens simț: succesul lui Evernote - o confirmare vie a acestui lucru.
A fost un moment în care toți s-au bucurat de utilizarea ICQ (inclusiv dezvoltatorii noștri), dar la un moment dat am obligat în mod sistematic pe toată lumea să treacă la Google Talk, care acum a devenit Google Hangouts. Schimbarea mesagerilor instant sa datorat faptului că Google Talk are o funcție de căutare, ICQ nu.
Am folosit și folosit Outlook. Cu mult timp în urmă, o mică companie Lookout a făcut un plug-in care putea căuta în fișierele .pst din Outlook, făcând întregul conținut "căutat".
Dar cel mai important - el ar putea căuta informații în interiorul fișierelor care pur și simplu au fost stocate pe hard disk și nu au fost conectate la Outlook. Acest lucru a făcut posibilă găsirea unui mail chiar acum 15 ani. Și totul a fost grozav până când Microsoft a cumpărat o mică companie Lookout. Odată cu apariția Windows XP, Suportul Lookout sa oprit și, din păcate, serviciul și-a pierdut utilitatea.
Concluzie: Nu este atât de important unde sunt rezolvate sarcinile. Totul se concentrează în căutare.
Sfat: dacă puteți găsi ceea ce sa discutat, după cuvinte cheie sau în timp, este suficient.
E-mail de igienă sau triaj investitor dimineața
Mihail Averbakh: Triajul meu de dimineață durează 15-20 de minute. Termenul triaj este inițial luat din medicină și înseamnă sortarea victimelor în funcție de gradul de gravitate. Cele mai grave ar trebui tratate imediat, restul - în a doua rundă. Deci, cu scrisorile.
Serghei Fradkov: Folosesc IMAP pentru a păstra totul pe server și sincronizat cu dispozitivul. Dacă șterg ceva, este șters aici.
Sfat: Dacă utilizați un client de e-mail cum ar fi Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Mac OS X Mail sau o altă aplicație de e-mail modernă, decideți protocolul (POP3 sau IMAP) când primiți e-mail. Toată lumea are propriile plusuri și minusuri, și știind despre ele, puteți decide care este mai bine să o utilizați.
În activitatea de urmărire a sarcinilor, cel mai important lucru este simplitatea
Ca mesager instant de lucru, grupurile de chat din grupul WhatsApp sunt mai potrivite. În practică, fiecare proiect are propriul tracker de sarcini. Deseori, echipa alege forma de interacțiune și ne adaptăm la aceasta.
Ca CRM, preferăm Pipedrive sau Salesforce. Sunt confortabile și populare.
În prezent, cu funcția de organizare a sarcinilor, mesagerul se descurcă prost, pentru că întreaga poveste coboară. Ca un canal de comunicare în cadrul echipei, am trecut recent la Discord.
Desigur, încă mai folosim Skype (din cauza distribuției sale în masă) și rezolvăm sarcini în Asana. Dispozitivele de urmărire sunt uneori complet irelevante. De exemplu, în cazul proiectelor iDM USA Landing, este mai eficient să vă întâlniți personal.
Unele dispozitive de urmărire a sarcinilor trimit mementouri la e-mail și în cele din urmă se încadrează în aceeași căsuță poștală, ceea ce este foarte convenabil. De asemenea, pentru mine este utilă opțiunea de urmărire a etichetelor pe Facebook: sunt un oaspete rar acolo și cu această funcție pot să aflu rapid ce publicații am fost etichetate.
Concluzie: Cheia este în simplitate. Obiectul de urmărire a sarcinilor trebuie să aibă în mod necesar o căutare prin căutare și este de dorit să lucrați offline, care este local pe dispozitiv. Dacă trebuie să creați sarcini pentru un număr mare de persoane sau companii mari și apoi să le urmăriți, aveți nevoie de un instrument eficient și inflexibil. De exemplu, într-un accelerator, proiectele au un ciclu săptămânal de piste și o urmărire colectivă a unui protocol. În acest caz, flexibilitatea interferează și mai degrabă standardizarea este mai importantă.
Traserele eterne: agende vechi bune
Serghei Fradkov: Când vine vorba de o mulțime de sarcini și de confuzie în ele, iau un notebook și scriu totul pe hârtie pentru a le reorganiza și a le executa cât mai curând posibil.
Mikhail Averbakh: Este convenabil să rezolvați sarcini într-un notebook de hârtie. Am folosit notepad-ul pentru o lungă perioadă de timp - un notebook format mare cu foi detașabile. Singurul negativ - este incomod să se transporte.
Concluzie: Valoarea jurnalelor de hârtie nu este inclusă în documentația însăși, ci în reorganizarea operațională a listei sarcinilor urgente. Când există o mare probabilitate ca nu puteți face totul planificat, versiunea pe hârtie a listei devine mult mai convenabilă decât orice tracker de sarcini pe care trebuie să-l gestionați. Linia de jos este de a termina afacerea; orice altceva este doar un instrument.
File Sharing
Serghei Fradkov: Dropbox este bun pentru partajarea fișierelor și interacțiunea cu ceilalți. Spre deosebire de Google Foto, acesta nu comprimă fotografii, însă le încarcă automat atunci când setează funcția corespunzătoare pe iPhone. Îl folosim pentru a stoca fotografii personale.
Michael Averbakh: Google Drive nu se simte confortabil cu imprevizibilitatea cu caching-ul. În acest sens, îmi place mai mult Dropbox, dar are o problemă cu localizarea dosarelor: suntem obișnuiți cu structuri ierarhice și ramificate și pune totul la rădăcină.
Singura modalitate convenabilă de a găsi ceva pe Google Drive este să apăsați butonul Partajat cu mine. În acest caz, un număr infinit de fișiere sunt împărțite cu dvs.
Delegați în american
Mikhail Averbakh: În Rusia, serviciile sunt aceleași ca și în SUA, deoarece majoritatea sunt împrumutate de acolo. Există, bineînțeles, sisteme rusești, dar ele diferă puțin de cele occidentale. Conceptul lor comun este crearea fie a unei structuri ierarhice (condițional - piramidal), fie a celei plane, cu o căutări prin ea. Acestea sunt două paradigme cheie, tot ceea ce este construit în jurul lor.
Pentru a rezuma
Adesea oamenii acordă prea multă atenție sistemului, nu esența procesului. Numărul de sarcini în activitatea noastră este că nivelul de schizofrenie intern foarte mare :) Nu este o personalitate împărțită, și este deja „razdesyatirenie“ un fel de numărul de bile care pot jongleze simultan. În final, toate bilele ar trebui să fie în aer, cu excepția unei singure. Adică, cu cât le arunci mai sus, cu atât mai mult zboară în jos.
Este important să vă determinați cum este mai convenabil pentru dvs. să sistematizați ceea ce trebuie făcut și apoi să vă adaptați la sistemul oferit de mediul dvs., proiect și echipă sau schimbări în viață. Aceasta este, în primul rând, propria dvs. flexibilitate mentală. Rămâneți plastic, dar structurat și totul va fi bine.
Trimiteți-le prietenilor: