Eficacitatea reuniunii

Reiterăm articolul lui Anton Prosecin privind verificarea eficacității întâlnirilor dvs.:

Nu este un secret faptul că întâlnirea este unul din instrumentele cheie de gestionare. Datorită întâlnirilor, puteți primi feedback în timp util cu privire la rezultatele muncii subordonaților, puteți implementa modificări și puteți rezolva probleme complexe. Acesta este principalul mod de a obține cea mai completă comunicare despre probleme și oportunități.







Există o formulă simplă care clarifică eficiența reuniunii:

Eficacitatea întâlnirii = valoarea deciziilor luate. Cum arată în formula: împărțiți valoarea deciziilor luate în funcție de cele multiplicate (timpul întâlnirii * numărul de participanți * salariul mediu al participantului)

V (valoarea) - valoarea deciziilor luate (costul rezultatelor obținute);

T este timpul petrecut la întâlnire;

N - numărul angajaților angajați în cadrul reuniunii;

$ - costul timpului petrecut de angajați la întâlnire, pe baza salariului mediu.

Sarcina dvs. este de a crește valoarea deciziilor luate în cel mai scurt timp, cu implicarea celui mai mic număr de angajați.

Faptul este că angajații angajați în cadrul reuniunii nu aduc valoare. Valoarea aduce rezultatul acțiunilor efectuate, care au fost planificate în cadrul reuniunii.

Dar nu uitați de beneficiul suplimentar al întâlnirii - contactul direct și comunicarea cu oamenii. În majoritatea cazurilor, dacă nu comunicați personal cu echipa, nu țineți mâna pe puls, nu controlați procesul. Acest lucru are și un preț.

Folosește întâlnirea ca o oportunitate de a mări echipa.

Orice întâlnire (ca orice comunicare) trebuie să aibă un scop. Obiectivele reuniunilor pot fi:

Ia un raport cu privire la rezultatele activității Planului, pașii următori în modificările ia (să fie de acord), decizia finală pentru a găsi cauza și planul de acțiune pentru a aborda conflictul Allow Prezent (proiect nou, modificări de produs, etc.)

Scopul este formulat la planificarea întâlnirii. (Utilizați metodologia SMART). Pentru întâlniri este necesar să se prescrie regulile care stabilesc regulile de desfășurare.

Regulamentul este un document în care sunt prevăzute obiectivele, ordinea de zi, ora de început și durata ședinței, regulile de bază ale comportamentului. Familiarizați participanții cu regulamentele.

Începeți un protocol de întâlnire - un document electronic, în care veți stabili sarcinile pentru participanții la întâlnire cu privire la rezultatele acestuia.

Vom organiza întâlnirea în etape

40% din succesul întâlnirii depinde de pregătirea corespunzătoare. Amintiți-vă scopul întâlnirii. Atribuiți locația întâlnirii, ora la care începe și se termină. Invitați participanții în avans (utilizați portalul corporativ sau calendarul partajat). Nu invitați oameni inutili: invitați numai acei angajați, fără a căror participare directă nu se va realiza scopul întâlnirii. Amintiți-vă că plătiți pentru fiecare minut din programul de lucru al oamenilor.







Toți participanții invitați trebuie să cunoască în prealabil scopul, subiectul și regulile întâlnirii. Trimiteți ordinea de zi în avans (dacă nu a fost aprobată anterior). Familiarizați angajații cu regulile întâlnirilor.

Agenda este planul pentru întâlnire. Lista de întrebări de luat în considerare. Din aceasta, participanții înțeleg scopul întâlnirii și rolul pe care îl are în cadrul acesteia.

Limitați timpul întâlnirilor dvs. periodice la 30 de minute. Este o disciplină excelentă.

Întotdeauna începeți la timp! Întotdeauna. Dacă nu puteți începe la timp, ar trebui să informați întâlnirea în avans despre transferul timpului de începere. Sunt de acord cu ei un nou moment. Vino pregătită și cereți-le de la toți participanții la întâlnire. Revedeți agenda și explicați obiectivele reuniunii și rezultatele așteptate. Stabiliți direcția de discuție, gestionați discuția, amintiți-vă obiectivele întâlnirii și respectând regulile. Deplasând pe ordinea de zi a întâlnirii obiectivele sale, faceți generalizări scurte; Împiedicați apariția interculturalității. Tot ceea ce angajații pot decide unul câte unul - trebuie să decidă înainte și după întâlnire. Scoateți din întâlnire probleme care depășesc ordinea de zi sau necesită prea mult timp. Veți putea reveni la acest lucru după întâlnire, fără a întârzia aceia care nu sunt interesați și nu sunt competenți în această chestiune. Nu lăsați participanții să doarmă. Dacă cineva nu participă - sau sa hotărât să stea în liniște sau ați invitat o persoană suplimentară la întâlnire. Stingerea conflictelor non-constructive, a polemicilor ne-orientate. Lăsați conflictul după întâlnire pentru a aduce reconciliere. Alocați o nouă întâlnire dacă conflictul nu poate fi rambursat. Amintiți-vă că întâlnirea trebuie să promoveze team building-ul. Păstrați discuția în cadrul obiectivelor întâlnirii și respectați regulile și agendele. Dar nu îndoiți. Lăsați ocazia de a dezamorsa atmosfera pentru a sprijini o dispoziție prietenoasă de lucru. Există exemple umor constructive și emoționale relevante.

Rezolvarea rezultatelor La setarea sarcinilor, folosiți metoda 5W2H: Veți obține rezultatul dorit, dacă atât dvs., cât și interpretul aveți aceleași răspunsuri la 7 întrebări: • Ce? - Ce trebuie făcut? • De ce? - În ce scop? • Unde? - unde vor fi efectuate acțiunile? • Când? - În ce condiții? • Cine? - cine va acționa? • Cum? - Cum să faci asta? • Cât? - cât va costa?] Rezumați toate deciziile și acțiunile concertate. Setați sarcini într-un protocol special, desemnați persoanele responsabile. Determinați intervalul de timp pentru sarcinile care trebuie îndeplinite. Puteți monitoriza îndeplinirea sarcinilor în timpul săptămânii sau la următoarea întâlnire. Fără stabilirea rezultatelor în protocol, veți marca mult timp, revenind la aceeași problemă de la întâlnire la întâlnire.

Întrerupeți întotdeauna întâlnirea la timp, chiar dacă nu aveți timp să treceți prin întreaga agendă. În curând veți învăța să vă încadrați în timpul alocat, dacă respectați această regulă simplă. Cereți permisiunea dacă doriți să prelungiți ședința.

Întâlnirea poate fi numită completă dacă obiectivele sale sunt atinse:

a obținut rezultate pentru toate punctele de pe ordinea de zi.
stabiliți sarcini, atribuiți responsabilități și termene limită.

După întâlnire, dorim tuturor participanților o zi lucrătoare de succes și, dacă este necesar, să ne întoarcem la întrebări în afara întâlnirii, lăsăm participanților în conflict pentru reconciliere.

După ce - evaluați întâlnirea cu două criterii:

Ce sa făcut bine de data asta?
Ce se poate face mai bine?

Conformarea consistentă și consecventă cu aceste reguli simple vă va permite să faceți întâlniri un instrument de sistem cu adevărat benefic pentru afacerea dvs.

Și, în sfârșit, câteva sfaturi utile pe care le puteți aplica la următoarea întâlnire:

Antrenorul de afaceri Anton Prosekin, consultant practic "Avis Consulting"







Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare

Trimiteți-le prietenilor: