Ca secretar totul este la timp!
Sfat 1. Aflați ce așteaptă managerul de la munca dvs.
În ciuda faptului că sarcinile oficiale ale secretarului sunt cunoscute de toată lumea, în fiecare firmă la managerul asistent cerințele sunt diferite. Depinde de specificul companiei și de numărul de angajați, precum și de programul sau obiceiurile personale ale șefului. De exemplu, capul ia medicamente și ar trebui să-i reamintesc momentul admiterii.
Prin urmare, nu va fi niciodată mai mult decât excesiv să întrebi direct șeful despre ceea ce așteaptă de la munca ta. Răspunsul vă poate surprinde cu sinceritate (cu toate acestea, dorința managerului de a fi socotită):
- Opțiunea 1. Este bine să faceți cafea;
- Opțiunea 2. Informați șeful evenimentelor importante;
- Opțiunea 3. Să fie liderul drept;
- Opțiunea 4. Protejați-vă împotriva comunicărilor inutile.
De obicei, managerul asistent așteaptă toate cele de mai sus, precum și îndeplinește multe alte sarcini.
Sfat 2. Aflați detalii despre manager în detaliu
Managerul asistent trebuie să aibă un dosar organizațional (denumirea de benzi desenate "hat") în care colectează toate informațiile necesare și în cazul în care părăsesc trecerile succesorului său. Acest dosar trebuie să conțină toate informațiile necesare noului secretar, până la cele mai mici detalii: de la ce pahar se bea șeful și unde este cupa, ce cafea sau ceai preferă, la ce oră sosește, la ce oră nu poate fi deranjat ...
Un secretar cu experiență adresează cele mai multe întrebări cu privire la caracteristicile unui nou loc de muncă înainte de a-și asuma obligațiile. După ce v-ați familiarizat cu camera, managerul și personalul, puteți avea întrebări suplimentare pe care trebuie să le întrebați imediat. La urma urmei, capul nu are ocazia în fiecare zi să sugereze cum să rezolve această problemă.
Sfat 3. Efectuați un program
Asistentul managerului nu trebuie să se plângă niciodată de un exces de muncă. Trebuie să vă organizați munca astfel încât să puteți face totul. Se pare că nu există timp, trebuie doar să învățați cum să o eliminați în mod corespunzător.
Dacă nu ai planificat nimic, atunci e timpul să înveți asta. Primul pas către activitatea organizată este compilarea programului dvs. și programul liderului. Cel mai bine este ca programul managerului să fie suficient de detaliat și să semene cu o carte de sarcini. Apoi, îi puteți spune șefului când are o "fereastră" și când este ocupat și ce. Păstrați ambele orare într-un loc vizibil.
Secretarul pentru manager este un "organizator pe picioare", multifuncțional, mereu gata să ajute și să cunoască răspunsurile la toate întrebările.
Sfat 4. Contelează-ți abilitățile
Dacă managerul dă mai multe sarcini, iar asistentul nu are timp să le îndeplinească, trebuie să aflați motivul. Poate că secretarul este prea lent pentru a-și îndeplini misiunile. Pentru a corecta situația, el ar trebui să ia în mână și să încerce să-și sporească productivitatea.
Motivul pentru volumul de muncă poate fi acela că secretarul își ia prea mult pe sine, fără să se bazeze pe abilitățile sale fizice. În acest caz, secretarul va fi asistat de un jurnal de planificare. Acest lucru vă va permite să vă pictați sarcinile în fiecare minut. Atunci când secretarul înțelege, cât timp este alocat pentru îndeplinirea fiecărei sarcini, el nu va suporta niciodată în mod inutil.
Sfat 5. Alegeți o sarcină prioritară
Practic practica zilnică a secretarilor - capul a dat o sarcină, apoi a adăugat brusc încă o dată sub titlul "Urgent!". Și angajatul trebuie să aleagă ce sarcină este mai importantă. Dar nu este de datoria dumneavoastră să decideți singuri, ci prin consultarea cu managerul. Secretarul ar trebui să afle ce prioritate are acum compania și ce sarcină ar trebui să fie îndeplinită mai întâi. În același timp, șeful ar trebui să fie avertizat de cât timp va dura până la finalizarea asignării urgente. Poate că capul va încredința această sarcină mai multor lucrători, astfel încât să fie mai rapid și să nu conducă secretarul și să fie nervos.
Consiliul 6. Nu mai bate capul
Una dintre cele mai mari concepții greșite ale secretarilor, precum mulți alți angajați, este convingerea că toți liderii sunt monștri care doresc doar un singur lucru: că asistentul lucrează la uzură. Din fericire, nu este așa. Este posibil ca astfel de lideri să se întâlnească. Însă, din cauza poziției pe care o ocupă, nu au un caracter rău, totul depinde de persoana individuală, atât la locul de muncă, cât și în străinătate.
Dacă secretarul era într-adevăr într-o stare de lider prea aspru, există o întrebare logică - de ce mai lucrează acolo? Trebuie să ne înțelegem. Pot exista două răspunsuri: fie angajatul așteaptă unele beneficii, cel mai probabil că nu va primi, sau secretarul este un masochist și îi place să fie hărțuit. În ultimul caz, în astfel de condiții, un astfel de secretar va rămâne pentru tot restul vieții sale, sub a cărui inițiere el nu a lucrat.
Sfat 7. Spuneți managerului problemele
Atenție vă rog! Într-o conversație cu un lider, nu trebuie să folosiți expresii precum: "Nu-mi încredințați un loc de muncă, pentru că este prea mult". În schimb, este mai bine să spuneți: "Instruiți-mă numai pentru cea mai importantă lucrare, astfel încât să o pot face calitativ".
Numai secretarul poate să știe câte sarcini i-au fost date, cât timp va dura până la finalizarea fiecăruia dintre ele și dacă poate să se descurce sau are nevoie de ajutor.
Sfat 8. Eliminați "hoții de timp"
Sfat 9. Optimizați sarcinile
Principalul motiv pentru toate problemele secretarilor este incapacitatea de a-și optimiza sarcinile. Ele primesc în mod constant noi misiuni, dar nu planifică nici termenele limită, nici modalitățile de punere în aplicare a acestora. Și atunci când există forță majoră, secretarul nu are timp absolut nimic. La urma urmei, această forță majoră, el, de asemenea, nu a planului - și în zadar! La urma urmei, cu acest tip de lucru, trebuie întotdeauna să fii pregătit pentru sarcini neprevăzute care trebuie îndeplinite într-un timp scurt.
Un secretar profesionist este un angajat respectat și valoros, care poate organiza nu numai munca sa, ci și activitatea șefului și chiar întregul birou.
Pentru a deveni secretar asistent profesionist - adesea înseamnă să vă asigurați o muncă decentă pe viață. La urma urmei, majoritatea managerilor nu-și schimbă secretarii, ci se plimbă de-a lungul carierei cu ei.
Trimiteți-le prietenilor: