Apoi, se discută teme, întrebări și instrucțiuni ale agendei cu discursuri, polemici, discuții și luarea deciziilor, inclusiv înregistrarea limbajului relevant în proiectul procesului-verbal al reuniunii.
Etapa întâlnirii se termină atunci când ordinea de zi este epuizată și se formează proiectul de protocol, după care șeful rezumă discuția și continuă până la sfârșitul întâlnirii.
Stadiul desfășurării în viața de zi cu zi este adesea considerat nu numai principalul, ci și singurul stadiu al întâlnirilor de serviciu, iar ceea ce a fost înainte de întâlnire și ceea ce ar trebui să fie după acesta este uneori considerat simplu ca un fundal al evenimentelor minore. Trebuie să ne amintim că, având o organizare proastă și o pregătire slabă, procesul propriu-zis al întâlnirii nu poate fi eficient și, dacă nu își controlează rezultatele, rezultatele acestor evenimente vor fi mai degrabă negative pentru companie (diviziune, grup).
Ce determină succesul întâlnirii și de cine?
întâlnire de succes ar trebui să fie eficientă și eficace, efectuate în termenul planificat, luarea în considerare a tuturor ordinea de zi, diferite prezentări bine pregătite și discuții colective și dezvoltarea deciziilor de management optime pentru punerea în aplicare a care participanții sunt în mod clar acțiunile sale după întâlnire.
O condiție prealabilă pentru o reuniune eficientă ar trebui să fie luarea în considerare a faptului că etapele anterioare de organizare și pregătire a reuniunilor au fost elaborate la un nivel înalt.
Un semn de succes ar trebui să fie luate în considerare și că întâlnirea este capabil de a vedea dincolo de ordinea de zi actuală, pentru a evalua în mod obiectiv situația reală a societății (unitate, proiect, lucrare, ...), pentru a reaminti existența unor obiective mai mari și mai îndepărtate, inspira angajații, cu înțelegerea că acestea Obiectivele de la următoarea întâlnire au fost luate doar un mic pas.
În acest stadiu, succesul ca în altă parte este determinat de șeful întâlnirii, abilitățile sale manageriale, inspirația creatoare, dorința și capacitatea de a-și îndeplini rolul de lider. Nu asistenți, secretari, moderatori sau facilitatori vor înlocui și nu pot înlocui managerul în acest loc. Sarcina lor este de a ajuta liderul și participanții să-și facă munca.
Întâlnirile nu ar trebui să uite că întâlnirea are loc nu numai superioară, ci și pentru ei înșiși, deoarece acestea sunt responsabile de ordinea de zi a situației din domeniile lor, cu întrebările și ordinea în care acestea sunt interesate de rezolvarea.
În consecință, succesul depinde de munca prietenoasă a echipei, de secretar și de toți participanții la întâlnire, precum și de cultura corporativă globală a întreprinderii.
Recomandări către managerul de întâlnire
Rolul liderului în această etapă este cel mai important și celălalt nu poate fi. Mai jos sunt cele douăsprezece porunci ale liderului în timpul întâlnirii.
În primul rând. Șeful nu trebuie să piardă din vedere scopul principal al întâlnirilor - dezvoltarea deciziilor manageriale prevăzute în punctele de pe ordinea de zi și să conducă cu fermitate toți participanții la acest obiectiv.
Al doilea. Solicitați participanților să pună în aplicare în mod calitativ deciziile reuniunii. În același timp, respectați alte puncte de vedere, nu umiliți sau insultați colegii, amintiți-vă că, în locul conducătorului, subordonații dvs. actuali pot apărea pentru un timp, deci ia în considerare natura umană.
Al șaptelea. Să promitem la reuniunea curentă succesul următorului. Nu este suficient să luăm o decizie, trebuie să o îndeplinim. Va fi corect să desemnați pe cei responsabili pentru întrebare sau instruire, să nu lăsați niciunul dintre elementele de pe ordinea de zi fără artiști, în speranța pentru mai târziu. În cazul mai multor artiști interpreți sau executanți, angajații listați pe lista principală sunt responsabili pentru această întrebare. La alegerea persoanelor responsabile, luați în considerare pregătirea profesională și sarcinile funcționale pe care le sunt înzestrate în întreprindere.
A opta. Utilizarea rațională a resurselor temporare ale reuniunii. Concentrându-se pe ordinea de zi, urmăriți timpul total al întâlnirii, precum și cote pentru subiecte, întrebări și discursuri. Reglementările sunt respectate de secretar, iar capul este obligat în forma corectă, dar cu fermitate să oprească difuzoarele cu excesul timpului alocat. Cum rămâne cu participanții care și-au completat rapoartele și sunt mulțumiți de deciziile întâlnirii? Vor aștepta finalizarea sau vor părăsi întâlnirea? Directorul poate, în formă diplomatică (să nu semene cu escapada), să-i permită să se întoarcă la treburile lor dacă nu au nici un interes în discuții ulterioare.
A zecea. Pick up idei originale, idei proaspete, judecăți independente care provin de la reuniune, nu uitați că ideea de a tresarire un manager subordonat poate și cuvânt lipsit de griji, și chiar el, săraci, ceas, uita-te.
Al Xl-lea. Nu supraestimați propriul dvs. rol atât în cadrul întâlnirii, cât și în management în general, la orice nivel de conducere (companie, divizie, proiect). Nu totul depinde de tine. Trebuie să putem vedea și să simțim limitele practice ale puterilor noastre și să acționăm în consecință. Pentru a înțelege că este posibil să se creeze un organ de conducere colegial, care să fie o întâlnire, doar prin eforturile concertate ale întregii echipe, în timp ce pentru distrugerea acestei instituții este suficient să acționăm (sau inacționăm) numai liderul.
A douăsprezecea. Întotdeauna amintiți-vă că întâlnirea este doar o parte a managementului, o componentă de management al întreprinderii pe care compania dvs. acolo (ar trebui) obiective mai importante, mai mari și mai îndepărtate că la următoarea reuniune ați făcut doar un pas mic.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: