Un nou sistem logistic este un sistem pentru descrierea, structurarea, stocarea și navigarea documentelor - sistemul de flux al documentelor.
Acest sistem vă permite să structurați corect întregul flux de documente al companiei pe aceleași principii, în conformitate cu așa-numitul "Arbore de gestionare a documentelor".
Evident, nu are nici un rost să descriem și să implementăm procese de afaceri. dacă nu există niciun sistem prin intermediul căruia toate documentele vor fi corect coordonate, actualizate și stocate.
Pentru ca documentele nou create să funcționeze eficient, ele trebuie să fie scrise în conformitate cu normele stabilite pentru armonizarea lor, să aibă forma adecvată. modul de acces corespunzător și locul corespunzător din "Arborele fluxului de lucru al documentelor".
Unii manageri de societăți stabilite în perioada post-sovietică, încă amintesc bine, nu a fost să lucreze în condiții de birocrație excesivă și formalismul, și încă mai continuă să creadă că diferitele „documente suplimentare“ numai prăzile au creat în sistem bazat pe munca în echipă ușoară pe relații personale bune și pe încredere.
Munca informală se bazează pe încredere și relații oneste în echipă - este foarte bun pentru companie mica si semistructurate, dar cu dezvoltarea de afaceri, în scopul de a construi un sistem de afaceri. formalizarea acestuia este necesară.
Cum puteți formaliza fluxul de lucru?
Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să scrieți o instrucțiune care va fi numită Instrucțiunea de instruire (cum se scrie, se coordonează, se corectează, se stochează și se caută documentul necesar)
În acest manual, descrie în detaliu:
a) cine ar trebui să dezvolte documentul, cu ce șablon și ce ar trebui să fie în fiecare document?
c) care inițiază crearea și modificarea documentelor și care verifică documentele create pentru respectarea Instrucțiunilor de instruire. cum o face și în conformitate cu ce reglementări?
d) modul în care documentele sunt coordonate între șefii departamentelor și când este necesară coordonarea documentelor la întâlniri și grupuri de lucru
e) în ce cazuri și în ce reglementări este necesar să se organizeze grupuri de lucru?
e) ce să facem în cazul unor probleme controversate, cum să rezolvăm problemele contestate?
g) Cum pot schimba (actualiza) documentul?
g) Cum ar trebui arhivate și navigate documentele?
j) cine ar trebui "să coase" documentele și cum ar trebui să se facă acest lucru?
e) și multe alte aspecte diferite ar trebui să fie descrise în detaliu și în mod clar în această Instrucțiune
Scrie adaptat special pentru afacerea dvs., „instrucțiuni despre cum“ va fi foarte dificil, dar chiar și după ce a fost scris, și de potrivire nimic în documentul companiei încă nu se schimba.
Și pentru ca ceva sa schimbat și sa schimbat în modul cel mai simplu, cel mai simplu și mai eficient. acest lucru (dacă este pe scurt):
a) să se așeze pe toți, chiar și manageri de top, de la birou, transporta cu ei o serie de training-uri asupra proceselor de afaceri și a fluxului de lucru (de obicei, fiecare dintre ei, care a fost în locuri diferite și în moduri diferite, și există chiar și cei care fac acest lucru nu sunt studiate)
b) după cel puțin manageri de top să învețe să vorbească unul cu celălalt în aceeași limbă (înainte nu este necesar), pentru a numi o echipă de proiect, sub conducerea, în primul rând, este de dorit ca începe o competentă în sus de specialitate, și să-l utilizați pentru a începe formarea unei companii de documente , este necesar să se facă acest lucru, din nou, este de dorit, simultan cu crearea și implementarea proceselor de afaceri și cu automatizarea lor.
În același timp, nu trebuie să uităm că crearea și lansarea sistemului de management al documentelor este etapa finală a proiectului de optimizare a proceselor. Nu puteți construi un sistem de gestionare a documentelor și nu ați construit în prealabil sau în paralel cu acesta alte linkuri ale sistemului logistic.
Trimiteți-le prietenilor: